Podatki w firmie. Co robić by płacić mniej?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i na samą myśl o zbliżającym się 20. danego miesiąca (a więc terminie do zapłaty zaliczki na podatek dochodowy) dostajesz białej gorączki – to znak, że najwyższa pora przyjrzeć się wydatkom w prowadzonej działalności gospodarczej. Wyższe koszty uzyskania przychodów to automatycznie niższy dochód i tym samym niższy podatek do zapłaty.

Rozważając każdy zakup warto brać pod uwagę to, czy można go bezpiecznie rozliczać w kosztach, czy nie. Jeśli odpowiedź jest twierdząca - sprawa jest jasna. Jeśli zaś jest przecząca, a wydatek nie jest niezbędny - być może warto wstrzymać się z zakupem lub kupić coś innego, co można rozliczyć w kosztach.

Czym są koszty podatkowe? Koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania (zabezpieczenia) ich źródła.

To proste zdanie sprawia, że rozliczanie kosztów wielokrotnie zależy od indywidualnej interpretacji przedsiębiorców. Jednak to, że uważasz dany wydatek za potencjalnie służący zyskom nie oznacza, że skarbówka podzieli Twoją opinię. Dlatego przydaje się znajomość mechanizmu rozliczania kosztów w praktyce.

Szeroką definicję kosztów ustawodawca ograniczył tworząc katolog wydatków wyłączonych z tej kategorii. Nie są uznane za koszty uzyskania przychodów tzw. opłaty sankcyjne – odsetki budżetowe czy mandaty karne – nakładane na podstawie odrębnych przepisów przez władze. Kosztami podatkowymi nie są również wydatki na remonty powypadkowe samochodów, jeśli przedsiębiorca nie zadbał o ich dobrowolne ubezpieczenie.

Trzeba pamiętać, że to na przedsiębiorcy spoczywa ciężar udowodnienia podczas kontroli podatkowej, w jaki sposób dany wydatek przyczynił się do uzyskania przez niego przychodu. Najważniejsza jest racjonalna ocena przydatności kosztu w konkretnej działalności.

Czytaj więcej [ ( http://static1.money.pl/i/h/14/m308238.jpg ) ] (http://msp.money.pl/oszczedzanie/artykul/transport;w;firmie;jak;zaoszczedzic,147,0,1541779.html) *Transport w firmie. Jak zaoszczędzić? * Oto kilka prostych rozwiązań, które zmniejszą wydatki na auta służbowe.
Przykładowo - zakup przez przedsiębiorcę prowadzącego zakład fryzjerski materiałów biurowych jest kosztem podatkowym. Ale jeśli wydatki na środki papiernicze są nieproporcjonalnie wysokie i nie ma ku temu żadnego logicznego wytłumaczenia (np. dokonuję jednorazowo większych zakupów, by przez dłuższy czas nie zaprzątać sobie głowy zaopatrzeniem), to część tych kosztów może być zakwestionowana podczas kontroli podatkowej.

Innym przykładem jest zakup sprzętu AGD – mikrofalówki, kuchenki czy lodówki. Jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, a sprzęt jest rzeczywiście na stanie w firmie, to wydatki takie nie są kwestionowane przez skarbówkę. Są racjonalne i przyczyniają się do podniesienia komfortu pracy w firmie. Jednak w przypadku tego typu zakupów u przedsiębiorcy niezatrudniającego pracowników urzędnik uznać może, że zakupy te służą celom prywatnym i wykluczy je z kosztów.

Kosztami, które można uznać za mające związek z osiąganymi przychodami są wydatki na różnego rodzaju szkolenia zawodowe (te związane z już wykonywaną profesją lub też przekwalifikowaniem skutkującym rozszerzeniem oferty świadczonych usług), kursy podnoszące kompetencje miękkie (np. z zarządzania czasem, technik negocjacyjnych czy technik delegowania zadań) oraz kursy językowe. Kwalifikacja tych kosztów odnosi się nie tylko do przedsiębiorców zatrudniających pracowników, ale także do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Również zakup czasopism o tematyce branżowej, a także literatury fachowej nie jest kwestionowany jako koszty uzyskania przychodów przez ograny podatkowe.

Wydatki na reklamę przedsiębiorcy zawsze mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ reklama firmy bezpośrednio przekłada się na uzyskiwane zlecenia i przychody. W tym zakresie zaleca się jedynie, by przedsiębiorca ocenił czy wydatki te nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych takich usług. Bardziej spornym zagadnieniem jest temat kosztów reprezentacji. Te koszty co do zasady zostały wyłączone z kategorii kosztów uzyskania przychodów, ale po wnikliwej analizie orzecznictwa sądów niektóre wydatki tej natury można uznać za koszt podatkowy.

Czytaj więcej [ ( http://static1.money.pl/i/h/219/m307931.jpg ) ] (http://msp.money.pl/oszczedzanie/artykul/jak;tanio;wypromowac;firme;oto;5;sposobow,229,0,1539813.html) Jak tanio wypromować firmę? Oto 5 sposobów * Jak przebić się z własną ofertą w gąszczu reklam, aby nie wydać zbyt wiele na marketing i promocję?
Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 czerwca 2013 roku wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są te wydatki na usługi gastronomiczne, których jedynym celem jest poprawa wizerunku firmy na zewnątrz. Podążając tym tokiem rozumowania przyjąć można, że kosztem podatkowym są wydatki na usługi gastronomiczne z kontrahentem, *jeśli nie mają one na celu pokazania wystawności firmy. Warto więc zwrócić uwagę na wysokość rachunków z restauracji, by nie zostały one uznane przez urzędnika za zbyt wysokie. Jeśli spotkania biznesowe są naturalnym elementem zacieśniania kontaktów profesjonalnych, prezentowania towarów, negocjacji i podpisywania zleceń to mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

W przypadku analizowania kosztów reprezentacji przedsiębiorcy zawsze powinni brać pod uwagę warunki i okoliczności związane z powstawaniem tych kosztów. Przykładowo, zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi wydatki na zakup bonów towarowych wręczanych następnie pracownikom firm współpracujących z przedsiębiorcą są kosztem uzyskania przychodów. Otrzymanie bonów ma charakter motywujący do zwiększonej sprzedaży towarów podatnika przez pracowników kontrahenta. W omawianym przypadku istnieje zatem związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym kosztem, a uzyskanym przychodem.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się czy wydatki na zakup posiłków dla pracowników stanowi koszt podatkowy. Dla tych pracodawców, którzy z mocy przepisów prawa są zobowiązani do zapewnienia swoim podwładnym posiłków profilaktycznych ze względu na szczególnie uciążliwe warunki pracy (np. w przypadku pracy pod ziemią w kopalni czy pracy na budowie), wydatki takie bez wątpienia stanowią koszt uzyskania przychodów.

Czasami jednak mimo że warunki pracy nie są uciążliwe, to pracodawcy dobrowolnie decydują się na zapewnienie pracownikom wyżywienia. Częstą praktyką jest zamawianie obiadów do biura, czy organizowanie przez firmy stołówek pracowniczych w zakładzie pracy. Takie świadczenia dla pracowników zwiększają ich motywację i efektywność pracy, mogą też przyczyniać się do lepszej integracji zespołu.

W interpretacjach podatkowych Urzędy Skarbowe przychylają się do zasadności uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów, wobec tego pracodawcy nie muszą obawiać się kwestionowania tych wydatków przy kontroli.

Standardem jest rozliczanie kosztów podróży służbowej pracowników. Natomiast wciąż rzadko kiedy przedsiębiorcy uwzględniają w rozliczeniach koszty diet z tytułu swoich podróży służbowych. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze mogą zaliczyć w koszty podatkowe wydatki na wyżywienie w trakcie podróży służbowych. Koszt ten rozliczany jest dokładnie na takiej samej zasadzie, jak rozlicza się delegacje pracowników – przy wykorzystaniu reguł dotyczących diet zawartych
w Kodeksie Pracy i rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych.

Do rozliczenia diety nie potrzebne są faktury czy rachunki za wyżywienie. Wystarczy sporządzony przez przedsiębiorcę dokument – dowód wewnętrzny. Stawka diety jest określona przepisami prawa. Aktualna stawka diety przy krajowej podróży służbowej wynosi 30 zł. Stawki diet przy zagranicznych podróżach służbowych ustalone są odrębnie dla każdego kraju (np. dieta przy wyjeździe do Hiszpanii wynosi 50 euro, a do Niemiec 49 euro). W przypadku gdy krajowa podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i mniej niż 8 godzin dieta nie przysługuje. Gdy wyjazd trwa nie dłużej niż dobę, ale od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety. Przy podróżach służbowych trwających ponad dobę – przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za następną nierozpoczętą dobę – do 8 godzin 50 % diety, a powyżej 8 godzin – pełna stawka diety.

**Inne typowe koszty uzyskania w firmach** **:**

Wydatki na zakup biletu okresowego na komunikację publiczną, jednorazowe bilety na autobus, tramwaj pociąg czy samolot to również koszt podatkowy. W generowaniu tego typu kosztów również trzeba zachować zdrowy rozsądek. Bilet lotniczy na Wyspy Kanaryjskie w okresie letnim z pewnością wzbudzi podejrzliwość urzędnika kontrolującego przedsiębiorcę – zwłaszcza wtedy, gdy profil działalności ukierunkowany jest na rynek lokalny. Wątpliwości nie będzie w przypadku przedsiębiorcy, który faktycznie świadczy usługi (np. informatyczne) dla klienta z Wielkiej Brytanii, a w koszty zaliczył bilet lotniczy do Londynu.

Kosztami podatkowymi jest również wynajem i leasing samochodu. Gdy przedsiębiorca zainwestuje w zakup auta do działalności lub też wprowadzi prywatny samochód do majątku firmowego jako środek trwały, to kosztami podatkowymi będzie amortyzacja samochodu, wydatki na jego naprawę, paliwo, zakup części, opon i inne wydatki eksploatacyjne.

Te wszystkie wydatki (z wyjątkiem amortyzacji) są na innych zasadach zaliczane w koszty w przypadku samochodu prywatnego (niewprowadzonego do firmy jako środek trwały). Są one kosztem podatkowym, ale jedynie do wartości wynikającej z kilometrówki. Czym jest kilometrówka? To potoczna nazwa ewidencji przebiegu pojazdu nie będącego środkiem trwałym w firmie. Rozpisuje się w niej faktycznie przejechane trasy w ramach działalności i następnie mnoży się wartość kilometrów przez stawkę za 1 km z rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Czytaj więcej [ ( http://static1.money.pl/i/h/140/m307596.jpg ) ] (http://msp.money.pl/oszczedzanie/artykul/finanse;i;podatki;w;firmie;jak;sie;rozliczac,133,0,1537413.html) *Finanse i podatki w firmie. Jak się rozliczać? * Oto co warto wiedzieć na temat sposobów prowadzenia księgowości.
Jak w praktyce wygląda rozliczenie kilometrówki? Jeśli koszty związane z użytkowaniem prywatnego samochodu przedsiębiorcy w danym miesiącu wynoszą 1500 zł (np. zakup paliwa, części do samochodu), ale zgodnie z kilometrówką podatnik przejechał trasy na łączną kwotę 600 zł, to kosztem danego miesiąca będzie jedynie to 600 zł.

Wydatki na zakup mebli do siedziby firmy czy wyposażenie biura w niezbędny sprzęt - komputery, telefony, scaner itp. można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podobnie jest w przypadku takich elementów wystroju wnętrza jak obrazy, lustra, kwiaty doniczkowe czy świąteczne dekoracje.

Warto jednak uważać z wysokością takich kosztów, aby nie narazić się na zarzut ekskluzywności i wytworności. Przy zakupie drogich mebli - antyków do naszego biura, bądź cennych obrazów – istnieje ryzyko, że wydatki takie uznane zostaną przez władze podatkowe za reprezentację i w efekcie wyłączone z kosztów podatkowych. Jednak sposób aranżacji wnętrza biura, a także zewnętrznego otoczenia firmy (zadbane tereny zielone wokół firmy oraz zbudowane systemy nawadniające zieleń) sprzyja nawiązywaniu dobrych relacji z klientem i stąd najczęściej nie są kwestionowane przez organy podatkowe.

Jeśli siedziba przedsiębiorcy jest w jego mieszkaniu i fakt ten jest zgłoszony w CEIDG oraz w Urzedzie Gminy, to do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki przypadające proporcjonalnie na powierzchnię wykorzystywaną do celów działalności gospodarczej. Kosztem będzie odpowiednia część czynszu, a także część wydatków na energię elektryczną, wodę, gaz, ogrzewanie.

Czytaj więcej [ ( http://static1.money.pl/i/h/193/m248513.jpg ) ] (http://msp.money.pl/oszczedzanie/artykul/auto;w;firmie;-;kupowac;czy;leasingowac,34,0,1535266.html) *Auto w firmie - kupować czy leasingować? * Zobacz co warto wziąć pod uwagę zanim zdecydujesz jak sfinansować auto służbowe.
W koszty można również wrzucić amortyzację wykorzytywanej w firmie części mieszkania. W tym celu należy obliczyć wartość początkową pokoju, w którym prowadzimy biuro. Najlepiej dokonać tego wyceniając powierzchnię biura na podstawie ceny nabycia nieruchomości. Tą wartość należy następnie pomnożyć przez roczną stawkę amortyzacji. Stawka amortyzacji dla lokali mieszkalnych wynosi 1,5%, jest też wyższa 2,5% stawka, która dotyczy amortyzacji własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej. Po pomnożeniu wartości biura przez stawkę, wynik dzielimy przez 12. Otrzymana wartość stanowi wysokość miesięcznego odpisu amortzacyjnego biura. W ten sposób przedsiębiorca zwiększa swoje koszty podatkowe, nie dokonując żadnych dodatkowych wydatków.

Zakup środków czystości do utrzymania porządku w miejscu prowadzenia działalności, to również koszt podatkowy. Zakup mydła, papieru toaletowego, ręczników papierowych czy innych środków do utrzymania czystości nie jest kwestionowany, ponieważ służy utrzymaniu porządku w siedzibie, gdzie przyjmowani są klienci.

Wydatki na ubezpieczenie zakupionych towarów, magazynów, siedziby firmy czy samochodów służą zabezpieczeniu źródła przychodu i w związku z tym należą do grupy kosztów podatkowych. Trzeba w tym przypadku uważać jedynie na ubezpieczenie AC samochodów osobowych. Nie jest kosztem uzyskania przychodów ubezpieczenie AC samochodów osobowych w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro (przeliczona na złotówki według kursu NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia) w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (czyli wartość auta z polisy).

Jak w praktyce liczymy limit AC w kosztach? Przyjmijmy, że ubezpieczyciel wycenił samochód firmowy dla celów ubezpieczenia na 110.000 zł. Kurs euro z dnia zawarcia polisy według NBP to 4,19 zł.

(20.000 x 4,19)/110.000 = 0,76 x 100% = 76%

Składka AC będzie kosztem podatkowym w wyokości 76%, natomiast 24% tej składki nie zostanie uznana za koszt uzyskania przychodu.

Opłaty za korzystanie z serwisów płatności online są kosztem uzyskania przychodów, jeśli płatności te dotyczą prowadzonej działalności gospodarczej. Dokumentacja tego typu wydatków może stanowić dla przedsiębiorców pewna niewiadomą, ponieważ serwisy te nie wysyłają najczęściej użytkownikom faktur VAT. W takim przypadku wystarczającym dowodem poniesienia kosztu będzie wydruk wyciągu z konta serwisu z danego miesiąca. Taki elektroniczny wyciąg zostanie uznany za prawidłowy dowód księgowy.

Innymi przykładowymi kosztami uzyskania przychodów w firmie są wydatki na:

• - abonament na telefon komórkowy, doładowania do telefonów na kartę, dostęp do internetu,
• • - zakup domen internetowych, hostingu związanego z prowadzoną działalnością, zakup zdjęć na stronę www z internetowych banków zdjęć, pozycjonowanie strony w sieci,
• • - reklama firmy w sieci (np. AdWords, Facebook, Google),
• • - wydatki na obsługę księgową lub prawną,
• • - zapłacone odsetki od kredytu firmowego.

*