Odpowiedź na pytanie, czy karta zasiłkowa musi być w firmie prowadzona, znajduje się w rozporządzeniu Ministra Pracy, które określa, w jaki sposób dokumentuje się podstawę przyznawania i wypłaty zasiłków.
Karta zasiłkowa i jej podstawa prawna
Rozporządzanie, o którym mowa funkcjonuje od 2012 roku. Nie ma w nim żadnym wpisów, które nakazywałyby zastosowanie zastępczych kart zasiłkowych lub asygnat zasiłkowych. Jeśli więc firma wcześniej miała obowiązek prowadzić taką dokumentację, a po 2012 r., gdy zmieniono przepisy, zrezygnowała z prowadzenia takiej dokumentacji, postępuje zgodnie z przepisami.
Karta zasiłkowa to indywidualny wykaz świadczeń chorobowych, z których korzysta ubezpieczony. Trzeba ją prowadzić osobno dla każdej z osób.
W takiej karcie znajdują się dane ubezpieczonego, data poprzedniego ubezpieczenia chorobowego, dzień objęcia aktualnym ubezpieczeniem i data zwolnienia data aktualnego zatrudnienia (objęcia ubezpieczeniem) oraz zwolnienia (wyłączenia z tego ubezpieczenia).
Trzeba też w karcie wpisać ewidencję wypłat poszczególnych świadczeń chorobowych. Stosuje się to tego specjalną tabelę. W kolumnach wpisuje się datę i listę wypłat, okres niezdolności do pracy, kwotę wypłaconego zasiłku, podatek i potrąconą zaliczkę na podatek, a także zasiłek netto.
Można wciąż stosować karty zasiłkowe, asygnaty zasiłkowe. Jeśli się ich używa, to nie jest to wykroczenie. Praktyka pokazuje jednak, że sporo firm, które rozlicza świadczenia związane z chorobą, wciąż stosuje stare zasady, żeby udokumentować wypłacenie takich świadczeń. Karta zasiłkowa może pomóc przy wykonywaniu obowiązków zawodowych.
Co zamiast karty zasiłkowej?
Przez lata do rozliczenia zasiłków stosowano druk ZUS Z-7, czyli zastępczą asygnatę zasiłkową. To zdecydowanie wydłuża czas wypłaty zasiłku. ZUS Z-7, czyli zastępcza asygnata zasiłkowa była wykorzystywana, gdy wypłacamy:
- zasiłek chorobowy,
- zasiłek opiekuńczy,
- zasiłek macierzyński lub w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
- świadczenie rehabilitacyjne.
Taki druk wypełniało się na podstawie dokumentu ZUS ZLA, czyli zwolnienia lekarskiego. Po zmianach, świadczenia z ZUS są wypłacane po wypełnieniu dokumentu:
- ZUS Z-3 – gdy pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę,
- ZUS Z-3a – dla pracownika wykonującego pracę na umowie zlecenie,
- ZUS Z-3b – dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą.
Jeśli składamy oryginały dokumentów do ZUS-u, to trzeba zachować ich kopie przez 5 lat. Jeżeli dokumentację dostarczono od razu do ZUS-u, to urzędnik potwierdza jej przyjęcie pieczątką. Jeśli dokumenty wysyłane są pocztą, to datą przyjęcia jest data stempla pocztowego. W takim wypadku warto wysłać dokumenty listem poleconym, gdzie dowodem jest potwierdzenie nadania.
Dokumentacja zasiłkowa pozwala stwierdzić, czy ubezpieczony jest objęty okresem wyczekiwania na zasiłek. Pozwala też podliczyć okresy niezdolności do pracy, które zalicza się do tego samego* okresu zasiłkowego*. W firmie, która zgłasza do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 osób, nie trzeba prowadzić ewidencji wypłat zasiłków.