Wspólnicy nowopowstałej spółki z o.o. zawarli umowę z kancelarią radców prawnych na wykonanie następujących czynności: założenie spółki handlowej, zarejestrowanie w KRS i innych urzędach, pomoc przy rozpoczęciu działalności. Po dniu podpisania umowy został spisany akt notarialny i wszelkie czynności związane z rejestracją.
_ *Pytanie * _
_ Czy wystawiona na spółkę faktura (przez kancelarię radców prawnych, w momencie kiedy spółka już funkcjonowała) za ww. czynności stanowi koszt uzyskania przychodu w spółce? _
Odpowiedź
To, czy spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki poniesione na obsługę prawną uzależnione jest od tego kto zawarł umowę z kancelarią prawną oraz to jaka jest jej treść (zakres usług), a co za tym idzie i treść wystawionej na jej podstawie faktury. O ile bowiem ciężar kosztu rejestracji spółki w KRS, jako podatnika VAT, uzyskania NIP, REGON, _ Przygotowanie umowy spółki to obowiązek wspólników - nie jest więc kosztem uzyskania przychodu _zezwoleń itp. obciąża spółkę, o tyle samo przygotowanie umowy spółki należy do jej wspólników i to oni powinni finansować takie wydatki.
Jeżeli zatem z umowy i faktury za obsługę prawną jasno wynika, że płatność winna być dokonana przez spółkę, i obok obsługi rejestracji (KRS, VAT, NIP itp.) służących rozpoczęciu działalności spółki oraz pomocy prawnej przy rozpoczęcia działalności przez spółkę, dotyczy przygotowania umowy spółki, to ta część wynagrodzenia, która przypada na taką usługę - jako obciążająca udziałowców - nie może być kosztem spółki.
Wydatek taki byłby kosztem spółki, gdyby spółka następnie refakturowała taki koszt na swoich udziałowców - wówczas bowiem wydatek mógłby być uznany za powiązany z przychodem, tj. z przychodem z takiego refakturowania.
Uzasadnienie
Stosownie do przepisu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p., do podatkowych kosztów uzyskania przychodu mogą być zaliczone jedynie te wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, a które z puli kosztów nie zostały wyłączone przez samego ustawodawcę. Reguła taka zapisana została w Katalog wydatków, nie stanowiących kosztów podatkowych zamieszczony został w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.
W praktyce podatkowej dość powszechny jest pogląd, że do podatkowych kosztów uzyskania przychodu może być zaliczony ten wydatek, który chociaż w sposób pośredni powiązany jest z przychodem, a który to przychód nie koniecznie został uzyskany, ale który hipotetycznie jest możliwym do osiągnięcia. Istotnym jest również to, aby wydatek, który ma być kosztem podatkowym był ekonomicznie uzasadniony.
Kluczowym dla rozstrzygnięcia czy spółka ma prawo do zaliczenia wydatków tego rodzaju do kosztów podatkowych jest to, czy wydatki ponoszone na podstawie wystawionej przez kancelarię faktury są "kosztami spółki", tj. czy mogą być uznane za poniesione przez spółkę w celu uzyskania przychodu.
Wskazać przy tym należy, że faktura winna być wystawiona na podmiot będący stroną umowy cywilnoprawnej zawartej z kancelarią prawną.
Tym samym, aby uniknąć wątpliwości co do tego, czy faktura została wystawiona zasadnie wskazanym jest aby została dokonana cesja umowy zawartej przez wspólników z kancelarią i by w wyniku takiej cesji to spółka stała się stroną umowy.
Ponadto, należy oddzielić koszty spółki od kosztów jej udziałowców. O ile wszelkie wydatki rejestracyjne i związane z uruchomieniem spółki ponoszone po powstaniu spółki obciążają ten podmiot, o tyle koszty przygotowania umowy spółki powinni ponosić wspólnicy.
Tym samym stwierdzić należy, że za celowe a co za tym idzie i podatkowotwórcze (tj. wpływające na wysokość dochodu i podatku)
mogą być uznane jedynie te koszty, które obciążają spółkę a nie jej wspólników.
Oznacza to, że koniecznym jest oddzielenie kosztów przygotowania umowy spółki od pozostałych i wykluczenie ich z podatkowych kosztów uzyskania przychodu spółki.
Konkludując należy zatem stwierdzić, że dla zaliczenia wydatków ponoszonych na obsługę prawną rejestracji i rozpoczęcia działalności przez spółkę koniecznym jest wydzielenie z całej kwoty należnej kancelarii tych wydatków, które powinny być ponoszone przez spółkę i tylko one mogą być kosztami podatkowymi spółki. Pamiętać przy tym należy, że stroną umowy z kancelarią powinni być nie wspólnicy a spółka. Gdyby było inaczej, wówczas faktura byłaby wystawiona przez kancelarię na spółkę bezpodstawnie; kancelaria powinna bowiem zafakturować wspólników i to udziałowcy powinni refakturować na spółkę koszty obsługi prawnej. Podkreślić bowiem należy, że wspólnicy spółki z o.o. nie mogą działać w imieniu spółki - uprawnienie takie przysługuje jedynie zarządowi lub pełnomocnikowi powołanemu jednomyślną uchwałą wspólników (spółka w organizacji).
Szanse
Gdyby z umowy i faktury nie wynikało, że zobowiązanie spółki wobec kancelarii dotyczy również przygotowania umowy, to spółka mogłaby zaliczyć całość wydatków (netto) do kosztów podatkowych.
Podobnie cała zafakturowana kwota (netto) byłaby kosztem spółki gdyby spółka refakturowała na udziałowców tą część kosztów, które obciążają ich a nie spółkę. W takiej bowiem sytuacji koszt zakupu usługi byłby powiązany z przychodem z refakturowania.