Trwa ładowanie...
Notowania
Przejdź na

Zatrudnienie pracownika na etat. Wszystkie formalności związane z ZUS

0
Podziel się:

Oto kompendium wiedzy o twoich obowiązkach.

Zatrudnienie pracownika na etat. Wszystkie formalności związane z ZUS
(Fotolia.com)
bEKkUEwl

Zatrudniając w firmie nowego pracownika na umowę o pracę, przedsiębiorca powinien liczyć się z koniecznością dopełnienia pewnych obowiązków związanych z tym faktem. W pierwszej kolejności należy zadbać o zgłoszenie zatrudnionego do ubezpieczeń. Jakich jeszcze formalności w kontekście ZUS nie wolno przeoczyć?

Podstawowe obowiązki w przypadku zatrudnienia pracownika

Zapewne każda osoba zakładająca własną działalność gospodarczą liczy na jej systematyczny rozwój, zwiększenie obszaru działania oraz pozyskiwanie kolejnych klientów. Taka sytuacja najczęściej wymaga zatrudnienia dodatkowych rąk do pracy. Nowy pracownik na etacie odciąży przedsiębiorcę w wielu zadaniach, na które nie ma on czasu bądź nie jest w nich specjalistą.

Każdy właściciel firmy decydujący się na zatrudnienie nowej osoby powinien zadawać sobie sprawę z obowiązków, jakie z tego wynikają. Nie wolno również przeoczyć tego, że trzeba ich dopilnować w konkretnych terminach. Do podstawowych formalności związanych z zatrudnieniem przyszłego pracownika należy:

bEKkUEwn

*- skierowanie na wstępne badania lekarskie *(w celu stwierdzenia czy nie istnieją przeciwwskazania do pracy na określonym stanowisku),

- zawarcie pisemnej umowy o pracę w uzgodnionej formie i w dwóch egzemplarzach (po jednym dla każdej ze stron),

- poinformowanie nowozatrudnionego o zakresie jego obowiązków,

- przeprowadzenie szkolenia (ewentualnie zlecenie tego specjaliście) z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,

bEKkUEwt

- założenie teczki z aktami osobowymi.

Powyższe zobowiązania nakłada na pracodawcę kodeks pracy (opisuje zagadnienia związane z czasem pracy, wynagrodzeniem i urlopami). Obecnie nie trzeba już zgłaszać zatrudnienia w Państwowej Inspekcji Pracy, Inspekcji Sanitarnej oraz w urzędzie pracy. Wszelkie nieprawidłowości związane z nieprzestrzeganiem przez pracodawcę prawa pracy mogą wyjść na jaw w trakcie kontroli przeprowadzanej przez PIP.

Zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego

Powyższe kwestie nie wyczerpują listy zobowiązań narzuconych na pracodawcę przez przepisy. Przyjęcie osoby na etat wiąże się bowiem dla przedsiębiorcy z szeregiem formalności w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Przede wszystkim nowozatrudnionego należy zgłosić do ZUS w terminie do siedmiu dni *od momentu powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli podpisania umowy. Takie zgłoszenie obejmuje ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) oraz zdrowotne. Właściwym drukiem, który trzeba w tej sytuacji złożyć jest *ZUS ZUA. Jako kod tytułu ubezpieczenia podaje się: 01 10 X X.

Dodatkowo przedsiębiorca zobligowany jest do opłacania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Pozostaje jeszcze kwestia zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny. Wprawdzie ten obowiązek spoczywa na osobie ubezpieczonej (w tym przypadku na pracowniku), to jednak za formalności odpowiada pracodawca. Trzeba tu złożyć formularz ZUS ZCNA. Do ubezpieczenia zdrowotnego można zgłosić dzieci (też przysposobione), małżonka, jak również rodziców.

bEKkUEwu

Comiesięczne zobowiązania pracodawcy związane z ZUS

Zatrudniając pracownika przedsiębiorca nie może zapomnieć o jego rozliczaniu każdego miesiąca. Wymaga to sporządzenia imiennego raportu ZUS RCA, w którym wykazywane są naliczone składki na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne. Odpowiednio wypełniony druk trzeba dołączyć do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Nie można, tak jak w przypadku rozliczeń z urzędem skarbowym, dokonać wyłącznie samych opłat bez złożenia właściwego formularza. Dokumenty powinny trafiać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do 15. dnia kolejnego miesiąca. Identyczny termin obowiązuje w kontekście zapłaty składek ubezpieczeniowych.

Ale to nie wszystko. Pracodawca musi jeszcze do 20. dnia każdego miesiąca (za miesiąc poprzedni) opłacić za pracownika zaliczki na podatek dochodowy. A co jeśli zatrudniony przebywał na zwolnieniu lekarskim, urlopie macierzyńskim lub wychowawczym bądź na bezpłatnym urlopie? Taką informację należy podać w raporcie ZUS RSA.

Dostarczenie informacji rocznej

Poza comiesięcznym rozliczaniem składek ZUS właściciel firmy zobligowany jest również przekazać pracownikowi roczną informację o:

bEKkUEwv

- naliczonych składkach do ZUS,

- ewentualnych przerwach w opłacaniu składek,

- wypłaconych świadczeniach.

bEKkUEww

O dostarczenie tej informacji należy zadbać do 28 lutego (za rok poprzedni, z podziałem na poszczególne miesiące). Nie istnieje żaden wzór formularza, który temu służy.

Pracownik może też wnioskować o wydanie miesięcznej informacji o naliczonych składkach. Jeśli zdecyduje się tak postąpić, to pracodawca nie może mu odmówić wystawienia takiego dokumentu.

Zmiana danych pracownika oraz rozwiązanie umowy - o co zadbać?

Zawiadomienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wymagane jest również w przypadku jakiejkolwiek zmiany danych pracownika. Także w tej sytuacji obowiązują konkretne formularze, które trzeba wypełnić i złożyć . Przepisy wymagają, by odpowiednią informację sporządzić na druku:

- ZUS ZIUA – jeśli zmiana dotyczy danych identyfikacyjnych zatrudnionego (np. PESEL, nazwisko, seria i numer dowodu osobistego),

- ZUS ZWUA – kiedy zmiany odnoszą się do tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania (po wyrejestrowaniu na ZUS ZWUA należy dokonać ponownego zgłoszenia na jednym z dwóch formularzy, konkretnie ZUS ZUA albo ZUS ZZA).

Zgłoszenia powstałych zmian trzeba dokonać w terminie 7 dni od momentu ich zaistnienia.

O pewne formalności pracodawca musi też zadbać jeśli dochodzi do rozwiązania umowy o pracę. Poza niezwłocznym wydaniem świadectwa pracy nie wolno zapomnieć o wyrejestrowaniu pracownika z ZUS. Służy temu formularz ZUS ZWUA, który składa się do 7 dni od dnia wygaśnięcia tytułu do ubezpieczenia. Do końca lutego kolejnego roku powinno się przekazać byłemu pracownikowi PIT-11.

Zobacz też: "Zlecenie jest lepsze od zwolnienia" Dodaj wykresy do Twojej strony internetowej

Czytaj więcej w Money.pl

bEKkUEwO
wiadomości
wiadmomości
KOMENTARZE
(0)