W dzisiejszych czasach wiele osób pracujących w małych i średnich firmach, wykonuje swoje obowiązki również poza biurem. Odbieranie poczty, doprecyzowanie cennika i oferty, czy potwierdzenie dostępności produktu- to typowe zadania, które pracownik wykonuje przebywając poza siedzibą firmy. Jak sprawić, aby ta praca była efektywna i nie sprawiała dodatkowych trudności? A co z sytuacjami losowymi, kiedy nagle musisz zostać w domu i pracować z niego?
A może pracujesz projektowo i część Twojego zespołu znajduje się w innej firmie, biurze, mieście? Zastanawiasz się jak usprawnić komunikację pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu?
Rozwiązaniem powyższych wyzwań jest Office 365, sprawdzający się, kiedy firma zatrudnia wielu współpracowników pracujących zdalnie lub osoby zatrudnione tylko na pewien czas. Office 365 pomaga w takich stacjach oszczędzić i lepiej zarządzać zasobami w firmie. W obszarze finansowym, dzięki płatnościom w ratach za oprogramowanie, można zmniejszyć koszty wejścia, lub elastycznie zarządzać miesięcznymi czy rocznymi wydatkami. W ramach jednej licencji Office 365, właściciel firmy może uprawnić pracownika do korzystania z aplikacji i usług równocześnie na kilku urządzeniach komputerach. Zatrudnieni pracownicy mogą uruchomić pakiet popularnych aplikacji biurowych na prywatnych komputerach, laptopach firmowych czy urządzeniach mobilnych tj. tabletach w ramach jednej licencji. W dodatku wszystko to bez ryzyka, że osoba pracująca zdalnie wykorzysta nieoryginalne oprogramowanie i narazi na szwank dobre imię firmy. Po zakończeniu współpracy, właściciel firmy może odebrać uprawnienia i udzielić ich na nowo, w ramach
kolejnego kontraktu.
Zakupiona licencja Office 365 Small Business pozwala użytkownikowi na instalację aplikacji Office (tj. Word, Excel, PowerPoint i innych) w sumie na 5 komputerach i wielu urządzeniach mobilnych. Office 365 działa na większości systemów operacyjnych, również typu Mac i Android. Dokumenty również można otwierać i edytować w przeglądarkach dowolnego producenta, nie trzeba mieć zainstalowanego oprogramowania Office 365 na komputerze - wystarczy dostęp do Internetu.
A co z urządzeniami mobilnymi? W przypadku smartfonów czy tabletów jest tak samo jak w z komputerami. Można na nich pracować swobodnie, tworzyć i edytować dokumenty, odbierać pocztę. Możliwy jest też dostęp do raportów, analiz, czy innych niezbędnych firmowych dokumentów. A to wszystko nadal w ramach jednej licencji Office 365.
Zdarzają się sytuacje losowe - jak na przykład przeziębienie dziecka. To nic dziwnego, że pracownik musi wziąć wtedy zwolnienie. Tymczasem każda para rąk do pomocy - zwłaszcza w mniejszych firmach - jest na wagę złota. Dzięki Office 365 i dostępowi do Internetu można łatwo połączyć się z firmowymi dokumentami i pocztą, zarządzić najważniejszymi tematami, podzielić się obowiązkami ze współpracownikami i wrócić do obowiązków rodzinnych. A to wszystko bez wychodzenia z domu.
Z Office 365 można korzystać niemal wszędzie i w każdych okolicznościach. W domu, , w podróży lub na biznesowym lunchu. Najnowsze rozwiązanie Microsoft przenosi biuro wszędzie tam, gdzie jest potrzebne- mamy je zawsze pod ręką. Umożliwienie pracownikom wykonywania pracy również poza biurem, może po prostu przynieść dodatkowe korzyści.
Office 365 to nie tylko pakiet profesjonalnych i wszystkim świetnie znanych aplikacji tj. Word czy PowerPoint. Teraz to też narzędzia poprawiające komunikację i pracę w zespole. Wszystkie niezbędne dokumenty do pracy w zespole mogą być przechowywane on-line. Razem z oprogramowaniem, użytkownik dostanie możliwość korzystania z wirtualnego dysku (SkyDrive) o pojemności 25 GB. Co więcej, współpracownicy mogą się komunikować i pracować w tym samym czasie na tych samych dokumentach. Odległość nie jest przeszkodą, brak dostępu do Internetu też nie. Jak to możliwe? Można swobodnie pracować nad dokumentami, edytować je, a jak tylko komputer uzyska podłączenie do Internetu, pliki zaktualizują się automatycznie.
Office 365 to zestaw znanych aplikacji Microsoft i trzech nowych usług, a wszystko zintegrowane ze sobą, zaprojektowane z wykorzystaniem znanego wyglądu, więc użytkownicy nie będą musieli się uczyć niczego na nowo. Pracownicy nie tracą czasu na zapoznanie się z nowym oprogramowaniem i zrozumieniem jego funkcjonowania.
Dostęp do Internetu nie jest zawsze potrzebny, aby pracować na aplikacjach i usługach Office 365. Równie skutecznie można pracować nie mając dostępu do Internetu. Użytkownik może ustalić, które dokumenty zapisuje tylko on-line, a które mają być dostępne również off-line. Sieć jest niezbędna tylko do zainstalowania aplikacji i usług, a następnie do wdrażania aktualizacji oprogramowania, do której każdy użytkownik ma prawo. Dzięki opłacie abonamentowej użytkownik ma dostęp zawsze do najnowszej wersji oprogramowania.
W firmach, w których pracownicy dużo podróżują, Office 365 daje im stały dostęp do poczty, kontaktów, kalendarza oraz firmowych dokumentów. Ogromne możliwości daje platforma zapisywania i udostępniania plików i dokumentów on-line, za pomocą, którego można współdzielić dokumenty i kluczowe dla firmy informacje. Dzięki temu można utworzyć wirtualne miejsce pracy grupy projektowej. Użytkownicy mogą wykorzystywać witrynę zespołu do przechowywania i udostępniania plików, dodawania ważnych ogłoszeń, planowania spotkań lub zgłaszania problemów.
Zdalny dostęp do firmowych dokumentów sprawdza się zwłaszcza w pracy mobilnej. Członkowie zespołu mogą uczestniczyć, na przykład w targach, i na bieżąco śledzić, co się dzieje w biurze, w firmie. Podając konkretny przykład -pracownik robi zdjęcie interesującej oferty, a następnie dodaje do niej komentarz oraz uzyskany rabat. Zdjęcie wraz z notką wgrywa na witrynę zespołu, a w biurze koledzy analizują ją i podejmują decyzję, czy oferta jest atrakcyjna, czy też nie. Nie ma konieczności powrotu do biura, czy wykonywaniu dodatkowych rozmów telefonicznych. Jeżeli oferta zostanie zaakceptowana, uczestnik targów może podpisać umowę z kontrahentem jeszcze tego samego dnia, a całość korespondencji, czy zmian w dokumencie, zostaje w historii konwersacji i łatwo można do nich wrócić. Co więcej, nie ma potrzeby podróżowania z ciężkim laptopem. Office 365 umożliwia to wszystko za pomocą smartfona lub tabletu.
Nowe sposoby opłaty za oprogramowanie Office 365 i niski koszt pojedynczej licencji sprawiają, że rozwiązanie klasy korporacyjnej, sprawdzone już przez duże firmy, może teraz być również wykorzystywanie w małych organizacjach.