Art. 71.
1. Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe,dokumenty
inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także"zbiorami", należy
przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymizmianami, nieupoważnionym
rozpowszechnianiem, uszkodzeniemlub zniszczeniem.
2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danychpowinna
polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, nadoborze stosownych
środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniurezerwowych kopii zbiorów
danych zapisanych na nośnikach komputerowych,pod warunkiem zapewnienia trwałości
zapisu informacji systemu rachunkowości,przez czas nie krótszy od wymaganego
do przechowywania ksiąg rachunkowych,oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych
i danychsystemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednichrozwiązań
programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionymdostępem lub
zniszczeniem.
Art. 72.
1. Księgi rachunkowe mogą mieć formę, z zastrzeżeniem art. 13 ust. 2 i 3, zbiorówutrwalonych
na nośnikach komputerowych, pod warunkiem stosowania rozwiązańwymienionych w
art. 71 ust. 2.
2. Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na nośnikachkomputerowych,
nie spełnia wymagań określonych w art. 71 ust. 2, zapisyte powinny być wydrukowane
w terminach przewidzianych w art. 13 ust. 6.
3. Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony w ust.
2 jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formiewydruków.
Art. 73.
1. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibiezarządu
lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządkudostosowanym
do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podzialena okresy sprawozdawcze,
w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.Roczne zbiory dowodów księgowych
i dokumentów inwentaryzacyjnych oznaczasię określeniem nazwy ich rodzaju oraz
symbolem końcowych lat i końcowychnumerów w zbiorze.
2. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych donieruchomości,
list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,znaczących umów
i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownikajednostki, po zatwierdzeniu
sprawozdania finansowego treść dowodów księgowychmoże być przeniesiona na nośniki
danych, pozwalające zachować w trwałejpostaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania
tej metody przechowywaniadanych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie
dowodóww postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
3. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentacjęprzyjętych
zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe,w tym również
sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje sięodpowiednio w sposób określony
w ust. 1.
Art. 74.
1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
1) księgi rachunkowe - 5 lat,
2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganegodostępu
do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych,rentowych oraz podatkowych,
nie krócej jednak niż 5 lat,
3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dniazatwierdzenia
sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócejjednak niż do dnia
rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywówobjęte sprzedażą detaliczną,
4) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek,kredytów
oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniucywilnym lub objętych
postępowaniem karnym albo podatkowym
- przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którymoperacje,
transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone,rozliczone
lub przedawnione,
5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okresnie
krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmilub
rozliczeniu reklamacji,
7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
3. Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującegopo
roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
Art. 75.Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części:
1) do wglądu na terenie jednostki - wymaga zgody kierownika jednostki lubosoby
przez niego upoważnionej,
2) poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki - wymaga pisemnej zgody kierownikajednostki
oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisuprzejętych dokumentów,chyba
że odrębne przepisy stanowią inaczej.
Art. 76.
1. Zbiory jednostek, które:
1) zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lubprzekształcenia
formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność,
2) zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; omiejscu
przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masyupadłościowej
informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestrlub ewidencję działalności
gospodarczej oraz urząd skarbowy.
2. W sprawach, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 72-74 stosuje się odpowiednio.
1 Niniejsza ustawa dokonuje w zakresie swojej regulacji
wdrożenia następujących dyrektyw Wspólnot Europejskich:
1) dyrektywy 2001/65/WE z dnia 27 września 2001 r. zmieniającej dyrektywy
78/660/EWG,
83/349/EWG oraz 86/635/EWG w zakresie zasad oceny rocznych i skonsolidowanych
sprawozdańfinansowych niektórych rodzajów spółek a także banków oraz
innych instytucji finansowych(Dz.Urz. WE L 283 z 27.10.2001),
2) dyrektywy 2003/38/WE z dnia 13 maja 2003 r. zmieniającej dyrektywę
78/660/EWG w sprawierocznych sprawozdań finansowych niektórych rodzajów
spółek w odniesieniu do kwot wyrażonychw euro (Dz.Urz. WE L 120 z 15.05.2003),
3) dyrektywy 2003/51/WE z dnia 18 czerwca 2003 r. zmieniającej dyrektywy
78/660/EWG,
83/349/EWG, 86/635/EWG oraz 91/674/EWG w sprawie rocznych i skonsolidowanych
sprawozdańfinansowych niektórych rodzajów spółek, banków i innych instytucji
finansowych orazzakładów ubezpieczeń (Dz.Urz. WE L 178 z 17.07.2003).Dane
dotyczące ogłoszenia aktów prawa Unii Europejskiej, zamieszczone w niniejszej
ustawie - zdniem uzyskania przez Rzeczpospolitą Polską członkostwa w
Unii Europejskiej - dotyczą ogłoszeniatych aktów w Dzienniku Urzędowym
Unii Europejskiej - wydanie specjalne.