Money.plFirmaAkty prawneUstawa o rachunkowości

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (1)



Rozdział 8 Ochrona danych

Art. 71.

1. Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe,dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także"zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymizmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniemlub zniszczeniem.

2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danychpowinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, nadoborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniurezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych,pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości,przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danychsystemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednichrozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionymdostępem lub zniszczeniem.

Art. 72.

1. Księgi rachunkowe mogą mieć formę, z zastrzeżeniem art. 13 ust. 2 i 3, zbiorówutrwalonych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem stosowania rozwiązańwymienionych w art. 71 ust. 2.

2. Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na nośnikachkomputerowych, nie spełnia wymagań określonych w art. 71 ust. 2, zapisyte powinny być wydrukowane w terminach przewidzianych w art. 13 ust. 6.

3. Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony w ust.

2 jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formiewydruków.

Art. 73.

1. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibiezarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządkudostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podzialena okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznaczasię określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowychnumerów w zbiorze.

2. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych donieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownikajednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowychmoże być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałejpostaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywaniadanych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodóww postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

3. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentacjęprzyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe,w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje sięodpowiednio w sposób określony w ust. 1.

Art. 74.

1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe - 5 lat,

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganegodostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych,rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dniazatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócejjednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywówobjęte sprzedażą detaliczną,

4) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek,kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniucywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym

- przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którymoperacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone,rozliczone lub przedawnione,

5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okresnie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmilub rozliczeniu reklamacji,

7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

3. Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującegopo roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Art. 75.Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części:

1) do wglądu na terenie jednostki - wymaga zgody kierownika jednostki lubosoby przez niego upoważnionej,

2) poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki - wymaga pisemnej zgody kierownikajednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisuprzejętych dokumentów,chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Art. 76.

1. Zbiory jednostek, które:

1) zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lubprzekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność,

2) zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; omiejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masyupadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestrlub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

2. W sprawach, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 72-74 stosuje się odpowiednio. 


powrót do spisu treści

1 Niniejsza ustawa dokonuje w zakresie swojej regulacji wdrożenia następujących dyrektyw Wspólnot Europejskich:

1) dyrektywy 2001/65/WE z dnia 27 września 2001 r. zmieniającej dyrektywy 78/660/EWG,

83/349/EWG oraz 86/635/EWG w zakresie zasad oceny rocznych i skonsolidowanych sprawozdańfinansowych niektórych rodzajów spółek a także banków oraz innych instytucji finansowych(Dz.Urz. WE L 283 z 27.10.2001),

2) dyrektywy 2003/38/WE z dnia 13 maja 2003 r. zmieniającej dyrektywę 78/660/EWG w sprawierocznych sprawozdań finansowych niektórych rodzajów spółek w odniesieniu do kwot wyrażonychw euro (Dz.Urz. WE L 120 z 15.05.2003),

3) dyrektywy 2003/51/WE z dnia 18 czerwca 2003 r. zmieniającej dyrektywy 78/660/EWG,

83/349/EWG, 86/635/EWG oraz 91/674/EWG w sprawie rocznych i skonsolidowanych sprawozdańfinansowych niektórych rodzajów spółek, banków i innych instytucji finansowych orazzakładów ubezpieczeń (Dz.Urz. WE L 178 z 17.07.2003).Dane dotyczące ogłoszenia aktów prawa Unii Europejskiej, zamieszczone w niniejszej ustawie - zdniem uzyskania przez Rzeczpospolitą Polską członkostwa w Unii Europejskiej - dotyczą ogłoszeniatych aktów w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej - wydanie specjalne.