Czy uproszczony sposób dokumentowania przekazania upominków jest dopuszczalny z punktu widzenia przepisów podatkowych, a w szczególności czy wartość przekazanych upominków będzie kosztem uzyskania przychodu?

sygnatura: PB I/4117/i/24/SO/05

autor: Izba Skarbowa w Białymstoku

data: 2006-01-10

Wnioskiem z dnia 27.07.2005r. (data wpływu do Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku) strona zwróciła się do Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku o udzielenie pisemnej interpretacji w przedmiocie stosowania przepisów prawa podatkowego, jednocześnie przedstawiając następujący stan faktyczny:

Spółka prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie dystrybucji i logistyki artykułów spożywczych i chemii gospodarczej. Oferta handlowa obejmuje kilka tysięcy pozycji. Artykuły te sprzedawane są z reguły podmiotom gospodarczym, w szeregu punktach sprzedaży typu cash carry oraz dowożąc towary do klientów. Istotną grupę klientów stanowią tzw. "sklepy tradycyjne", do których towary dowożone są m.in. na podstawie zamówień zebranych przez przedstawicieli handlowych.W prowadzonej działalności towary przekazywane są na potrzeby reprezentacji i reklamy. Są to zarówno towary, którymi Spółka handluje jak i towary specjalnie zakupione na ten cel. Towary te przekazywane są osobom trzecim w następujących okolicznościach:- jako nagrody w sprzedaży premiowej (np. za określoną ilość zakupionego towaru klienci uzyskują prawo do nagrody rzeczowej),- jako nagrody w konkursach organizowanych przez Spółkę w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą (np. konkursy dla klientów, konkursy dla odwiedzających targi organizowane przez Spółkę, konkursy dla osób związanych z klientami Spółki i mających wpływ na wielkość sprzedaży towarów przez Spółkę - np. kierowników sklepów, pracowników sklepów odpowiedzialnych za ekspozycję towarów nabytych od Spółki, pracowników sklepów odpowiedzialnych za zamówienia),- jako upominki (tzw. "gratisy") wręczane klientom bez związku ze sprzedażą premiową lub konkursem a jedynie na podstawie uchwały zarządu (przyrzeczenie publiczne) o przeznaczeniu określonej puli środków na upominki wręczane w celu wspierania sprzedaży (np. wręczane klientom w sytuacji, gdy w sklepie prowadzonym przez klienta przeterminował się towar zakupiony w Spółce - tzw. "wymiany", albo też przekazane w celu umożliwienia zorganizowania przez sklep degustacji towarów zwykle nabywanych w Spółce itp.),- jako zwyczajowe upominki wręczane odbiorcom lub dostawcom albo też związanym z nimi osobom, przy okazji zawarcia kontraktów, spotkań handlowych lub innych uroczystych spotkań - np. związanych z podsumowaniem wyników współpracy.Towary przekazywane są w/w osobom trzecim przez:- osoby zatrudnione przez Spółkę - z reguły w oparciu o umowy prawa cywilnego - do świadczenia usług dystrybucyjnych towarów (tzw. "przedstawiciele handlowi" m.in. zbierający zamówienia na towary),- osoby zatrudnione przez dostawców w celu wspomagania sprzedaży towarów, które Spółka zakupiła od tych dostawców (tzw. "przedstawiciele handlowi producenta" m.in. zbierający zamówienia na towary; opłata za takie wspieranie sprzedaży przez dostawców jest bądź wliczona w cenę kupowanych przez Spółkę towarów, zgodnie z umowami dostawy, bądź też jest uiszczana przez Spółkę na podstawie odrębnie zawartych umów z dostawcami),- w wypadku zwyczajowych upominków - również przez innych funkcjonariuszy Spółki, zarówno pracowników, jak i osoby pozostające ze Spółką w stosunku zlecenia (np. członkowie zarządu, dyrektorzy, kierownicy działów).

Zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami, osoby przekazujące w jej imieniu nagrody i upominki osobom trzecim zobowiązane są do wskazania na wewnętrznym dokumencie rozliczeniowym osób trzecich, którym te nagrody i upominki zostały wręczone, a w wypadku nagród i upominków o większej wartości - również do uzyskania pokwitowania od tych osób. Ten sposób dokumentowania nie jest kłopotliwy dla Spółki w wypadku nagród; jednakże, zdaniem Spółki, w wypadku upominków - ze względu na powszechnie przyjęte standardy uprzejmości - w praktyce jest trudny do wyegzekwowania. Strona dodaje również, iż taki sposób dokumentowania przekazania drobnych upominków jest nadmiernie kosztowny z punktu widzenia interesu ekonomicznego Spółki.W związku z przedstawioną sytuacją, Spółka zamierza wprowadzić uproszczony sposób dokumentowania przekazywania osobom trzecim:- upominków - "gratisów"- upominków zwyczajowych.Sposób ten byłby następujący, cyt. "zamiast pokwitowań i list osób, którym wręczono upominki, osoby dokonujące w imieniu Spółki wręczania upominków osobom trzecim składałyby Spółce pisemne oświadczenia, np. za okresy miesięczne, o tym, iż pobrane ze Spółki w danym miesiącu, w celu wręczenia osobom trzecim, upominki zostały wręczone zgodnie z przeznaczeniem. Oświadczenia takie nie zawierałyby natomiast szczegółowego wskazania komu i jakie upominki zostały wręczone. Taki uproszczony sposób dokumentowania dotyczyłby jedynie upominków o relatywnie niskiej wartości jednostkowej.""Ponadto poszczególne osoby dokonujące w imieniu Spółki wręczania upominków osobom trzecim mogłyby stosować tę uproszczoną formę dokumentowania jedynie w stosunku do tych upominków, których łączna wartość nie przekraczałaby wielkości miesięcznego limitu określonego w stosownej uchwale zarządu".

W związku z tym Spółka sformułowała następujące pytanie:Czy uproszczony sposób dokumentowania przekazania upominków jest dopuszczalny z punktu widzenia przepisów podatkowych, a w szczególności czy wartość przekazanych upominków będzie kosztem uzyskania przychodu?

Zdaniem Spółki, uproszczony sposób dokumentowania przekazania upominków jest możliwy, a wartość upominków jest kosztem uzyskania przychodu.Uzasadnieniem takiego stanowiska jest zdaniem Spółki art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości, Dz. U. t.j. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Zgodnie z nim cyt. "w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności". "Jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w ust.1. (tj. jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy)" (art. 4 ust.4).

Zdaniem strony przytoczone przepisy mają zastosowanie w omawianej sprawie, ponieważ:1. "występuje uzasadniony brak możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych (pokwitowań drobnych upominków), ze względu na przyjęte powszechnie standardy uprzejmości,2. uproszczenie polegające na zaniechaniu sporządzania szczegółowych list osób, które otrzymały drobne upominki i zastąpienie ich oświadczeniami osób odpowiedzialnych za wręczenie upominków nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego Spółki".Uproszczony sposób dokumentowania przekazania upominków jest więc możliwy z punktu widzenia przepisów podatkowych. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych, Dz. U. t.j. z 2000r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm., cyt. "podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do odliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16 a - 16 m". Tymi odrębnymi przepisami jest właśnie ustawa z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości.Dodatkowo strona stwierdza, iż cyt. "zgodnie z art. 193 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa, księgi rachunkowe stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów pod warunkiem, iż są rzetelne i niewadliwe. Rzetelność ksiąg polega na tym, iż dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a niewadliwość - na tym, że są prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów, tj. właśnie zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994. o rachunkowości. Ponieważ uproszczony sposób udokumentowania przekazania upominków jest zgodny z ustawą o rachunkowości, a ponadto odzwierciedla stan rzeczywisty, to należy przyjąć, iż takie udokumentowanie przekazania upominków nie prowadzi na użytek podatkowy ani do nierzetelności, ani do wadliwości ksiąg rachunkowych Spółki.Tym samym, wydatki poniesione przez Spółkę na upominki stanowić będą, w granicach limitu wydatków na reprezentację i reklamę limitowaną, koszt uzyskania przychodu".

Naczelnik Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku, postanowieniem z dnia 26.10.2005r., Nr P - I/423/97/AN/05, uznał stanowisko strony w części dotyczącej zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu przekazanych kontrahentom upominków oraz sposobu dokumentowania ich przekazania za nieprawidłowe. Nie zgadzając się z przedmiotowym postanowieniem, Spółka wniosła w dniu 2.11.2005r. (data wpływu do Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku) zażalenie na przedmiotowe postanowienie do Dyrektora Izby Skarbowej w Białymstoku za pośrednictwem Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku.W zażaleniu strona zarzuca przedmiotowemu postanowieniu naruszenie przepisów prawa podatkowego materialnego, a mianowicie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Wnosząc jednocześnie o jego uchylenie w całości oraz o orzeczenie co do istoty sprawy.

Dyrektor Izby Skarbowej w Białymstoku po rozpatrzeniu sprawy, nie znalazł uzasadnionych przepisami prawa podstaw do zmiany lub uchylenia zaskarżonego postanowienia.

W zaskarżonym postanowieniu Naczelnik Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku stwierdza cyt. "błędne jest stanowisko Spółki, jeżeli wymianę towarów z uwagi na przeterminowanie ich u kontrahenta (których nastąpiła utrata przydatności do spożycia) na nowy towar z ważną datą przydatności kwalifikuje do wydatków związanych z reprezentacją i reklamą. Jeżeli umowy z kontrahentami (odbiorcami) przewidują zwrot towarów do dostawcy w takich okolicznościach (utraty terminu przydatności do spożycia), to wydatek ten nie jest związany z reprezentacją i reklamą. Zwrot towaru powinien być udokumentowany fakturą korygującą. Jeżeli natomiast towar nie jest zwracany, to wycofanie ze sprzedaży u kontrahenta obciąża jego koszty. Wydanie z kolei towarów dla kontrahenta w ramach rekompensaty bez wynagrodzenia stanowić będzie raczej darowiznę, która to, w myśl art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu".

Zdaniem Spółki, Naczelnik Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku cyt. "naruszył art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Artykuł ten bowiem pozwala zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, o ile nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wszystkie wyżej wymienione przekazania spełniają warunek poniesienia w celu uzyskania przychodu - mają bowiem zawsze bezpośredni lub pośredni wpływ na przyszłe przychody Spółki, co jasno wynika z ich charakteru. Jedyne ograniczenie w zaliczeniu wyżej opisanych kosztów do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy CIT - wymienione przez Spółkę również w piśmie Spółki z dnia 26 lipca 2005r. - związane jest z art. 16 pkt 28) ustawy CIT (limit wydatków na reprezentację i reklamę). Nie można bowiem przyjąć, iż upominek - "gratis" wręczany na podstawie przyrzeczenia publicznego jest darowizną. Nie stanowi bowiem darowizny bezpłatne przysporzenie, gdy zobowiązanie do jego dokonania wynika z przepisów kodeksu cywilnego innych niż przepisy o darowiznach. Natomiast instytucja przyrzeczenia publicznego jest uregulowana w art. 919 - 921 kodeksu cywilnego".

Ustosunkowując się do przedmiotowego zarzutu, Dyrektor Izby Skarbowej w Białymstoku stwierdza, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. t.j. z 2000r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1."Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25 % przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób" (art. 16 ust. 1 pkt 28 w/w ustawy).

We wniosku z dnia 27.07.2005r. (data wpływu do Podlaskiego Urzędu Skarbowego) strona stwierdza, iż poniesione wydatki stanowić będą, w granicach limitu wydatków na reprezentację i reklamę limitowaną, koszt uzyskania przychodu.

Rozpatrując możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na reklamę i reprezentację, należy przede wszystkim wyjaśnić pojęcie reklamy i reprezentacji. Posiłkując się w tym przypadku Słownikiem języka polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN SA, 2003r.) należy stwierdzić, iż reklama jest to rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie kogoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio, telewizję: środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia itp.) służące temu celowi. Reprezentacja jest to natomiast okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Z treści art. 16 ust. 1 pkt 28 wynika, że nie każdy wydatek poniesiony na reprezentację i reklamę będzie stanowił koszt uzyskania przychodu. Musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu i mieścić się w limicie 0,25 % przychodów (nie dotyczy to reklamy prowadzonej w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób).

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Białymstoku należy podzielić stanowisko Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego, iż wręczania klientom towarów, w sytuacji, gdy w sklepie prowadzonym przez klienta przeterminował się towar zakupiony w Spółce (tzw. wymiany) nie można uznać ani za reklamę ani za reprezentację, zaś wydatków związanych z wymianą towarów nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jako poniesionych w ramach reprezentacji i reklamy. Nie można więc zgodzić się ze stanowiskiem strony, iż jedynym ograniczeniem w przedmiotowej sprawie jest limit wydatków (0,25 % przychodów) na reprezentację i reklamę przewidziany w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Ograniczeniem nie jest w tej sytuacji limit wydatków lecz fakt, iż wydatków tych nie można zakwalifikować jako wydatki poniesione na reprezentację i reklamę.

Naczelnik Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku słusznie stwierdza, iż cyt. "zwrot towaru powinien być udokumentowany fakturą korygującą". Zgodnie bowiem z § 16 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005r., Nr 95, poz. 798), faktury korygujące wystawia się w przypadku zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy (tj. ustawy z dnia 11.03.2004r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. z 2004r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Spółka nie zgadza się również z stwierdzeniem Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku, iż wydanie towarów dla kontrahenta w ramach rekompensaty bez wynagrodzenia stanowić będzie cyt. "raczej darowiznę", która to w myśl art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.Strona stwierdza w zażaleniu cyt. "nie można bowiem przyjąć, iż upominek - "gratis" wręczany na podstawie przyrzeczenia publicznego jest darowizną. Nie stanowi bowiem darowizny bezpłatne przysporzenie, gdy zobowiązanie do jego dokonania wynika z przepisów kodeksu cywilnego innych niż przepisy o darowiznach. Natomiast instytucja przyrzeczenia publicznego jest uregulowana w art. 919 - 921 kodeksu cywilnego".

Zgodnie z art. 919 ustawy z dnia 23.04.1964r. - Kodeks cywilny, (Dz. U. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.), cyt. "kto przez ogłoszenie publiczne przyrzekł nagrodę za wykonanie oznaczonej czynności, obowiązany jest przyrzeczenia dotrzymać" (art. 919 § 1). "Jeżeli w przyrzeczeniu nie był oznaczony termin wykonania czynności ani nie było zastrzeżenia, że przyrzecznie jest nieodwołalne, przyrzekający może je odwołać. Odwołanie powinno nastąpić przez ogłoszenie publiczne w taki sposób, w jaki było uczynione przyrzeczenie. Odwołanie jest bezskuteczne względem osoby, która wcześniej czynność wykonała" (art. 919 § 2). "Jeżeli czynność wykonało kilka osób niezależnie od siebie, każdej z nich należy się nagroda w pełnej wysokości, chyba że została przyrzeczona tylko jedna nagroda" (art. 920 § 1). "Jeżeli była przyrzeczona tylko jedna nagroda, otrzyma ją osoba, która pierwsza się zgłosi, a w razie jednoczesnego zgłoszenia się kilku osób - ta, która pierwsza czynność wykonała" (art. 920 § 2). "Jeżeli czynność wykonało kilka osób wspólnie, w razie sporu sąd odpowiednio podzieli nagrodę" (art. 920 § 3). "Publiczne przyrzeczenie nagrody za najlepsze dzieło lub za najlepszą czynność jest bezskuteczne, jeśli nie został w nim oznaczony termin, w ciągu którego można ubiegać się o nagrodę" (art. 921 § 1). "Ocena, czy i które dzieło lub czynność zasługuje na nagrodę, należy do przyrzekającego, chyba że w przyrzeczeniu nagrody inaczej zastrzeżono" (art. 921 § 2). "Przyrzekający nagrodę nabywa własność nagrodzonego dzieła tylko wtedy, gdy to zastrzegł w przyrzeczeniu. W wypadku takim nabycie własności następuje z chwilą wypłacenia nagrody. Przepis ten stosuje się również do nabycia praw autorskich albo praw wynalazczych" (art. 921 § 3). Analizując wyżej przytoczone przepisy Kodeksu cywilnego, trudno wysnuć wniosek, że wymiana towaru w sytuacji gdy w sklepie prowadzonym przez klienta przeterminował się towar zakupiony w Spółce jest przyrzeczeniem publicznym.

W nawiązaniu do sposobu dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów, Naczelnik Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku stwierdza w postanowieniu cyt. "w celu wykazania, iż przekazanie upominków kontrahentom miało miejsce oraz reklamowy i reprezentacyjny charakter, Spółka powinna posiadać nie tylko dowód księgowy dokumentujący poniesienie wydatku, ale także inne dokumenty wskazujące na związek poniesionych kosztów z przyszłymi przychodami Spółki, np. informacje o obdarowanych kontrahentach".Strona stwierdza natomiast w zażaleniu cyt. "nie jest wymagane, by Spółka gromadziła informacje o "obdarowanych kontrahentach". Należy uznać, iż sposób udokumentowania jest wystarczający, gdy spełnia wymagania określone przez właściwe przepisy. A tak jest w przedmiotowej sprawie".

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, "podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16 a - 16 m".Tymi odrębnymi przepisami jest ustawa o rachunkowości. Zgodnie z art. 20 ust. 2 tej ustawy, "podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi". Zgodnie z art. 20 ust. 4 w/w ustawy, "w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności".

Zarówno w zażaleniu (z dnia 2.11.2005r.) jak i we wniosku (z dnia 27.07.2005r.) strona stwierdza, że przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się do Spółki, gdyż cyt.:1) "występuje uzasadniony brak możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych (pokwitowań drobnych upominków), ze względu na przyjęte powszechnie standardy uprzejmości,2) uproszczenie polegające na zaniechaniu sporządzania szczegółowych list osób, które otrzymały drobne upominki i zastąpienie ich oświadczeniami osób odpowiedzialnych za wręczenie upominków nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego Spółki.

Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Białymstoku, przedstawione przez stronę uzasadnienie braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych ze względu na powszechne standardy uprzejmości, nie jest wystarczające. Dodatkowo należy stwierdzić, że księgowy dowód zastępczy powinien spełniać warunki dowodu księgowego określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. powinien zawierać:1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.Ze względu na powyższe, w opinii Dyrektora Izby Skarbowej w Białymstoku, nie można uznać za wystarczający, przedstawiony przez Spółkę uproszczony sposób dokumentowania przekazywania osobom trzecim upominków - "gratisów" polegający na tym, że osoby dokonujące w imieniu Spółki wręczania upominków osobom trzecim składałyby Spółce pisemne oświadczenia, np. za okresy miesięczne, o tym, iż pobrane ze Spółki w danym miesiącu, w celu wręczenia osobom trzecim, upominki zostały wręczone zgodnie z przeznaczeniem. Jak wskazała Spółka, oświadczenia takie nie zawierałyby szczegółowego wskazania komu i jakie upominki zostały wręczone.

Reasumując - zażalenie strony nie zasługiwało na uwzględnienie. Odpowiedź Naczelnika Podlaskiego Urzędu Skarbowego w Białymstoku udzielona na tak zadane pytanie jest prawidłowa i zgodna z obowiązującym prawem.

Zgodnie z art. 14 b § 1 Ordynacji podatkowej niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy. Wydana interpretacja jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla wnioskodawcy (art. 14 b 2 Ordynacji podatkowej). Interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania jest wiążąca do czasu zmiany prawa, które było przedmiotem interpretacji.