Czy koszty ponoszone przez Spółkę na rzecz pracownika stanowiące ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

sygnatura: PB/II-2/4218-12/int/05/SJ

autor: Izba Skarbowa w Łodzi

data: 2005-10-17

Wnioskiem z dnia 04.07.2005r. (uzupełnionym w dniu 15.07.2005r.) Spółka wystąpiła do organu I instancji o udzielenie informacji w trybie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.). Przedstawiono następujący stan faktyczny.Spółkę zawiązano w dniu 04.04.2003r. Udziały w kapitale zakładowym zostały objęte w następujący sposób: po 50% przez dwóch udziałowców p. A.M. i p. D. U. W dniu 15.05.2003r. pomiędzy "D." Sp. z o.o., reprezentowaną przez pełnomocnika, p. K. P. i p. A. M. została podpisana umowa o pracę na stanowisko dyrektora ds. administracyjnych i prawnych. Ponadto z p. M. podpisano umowę na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Pracodawca ustalił miesięczny ryczałt pieniężny wypłacany pracownikowi po złożeniu odpowiedniego oświadczenia o używaniu pojazdu prywatnego.W dniu 28.04.2005r. p. A. M. kupił od p. D. G. (zd. U.) udziały "D." Sp. z o.o. i stał się jej jedynym udziałowcem .Spółka zwróciła się z zapytaniem, czy koszty ponoszone przez Spółkę na rzecz pracownika p. A. M. stanowiące ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

W ocenie Wnioskodawcy wydatki ponoszone na rzecz pracownika będącego jedynym udziałowcem Spółki są kosztem uzyskania przychodu, gdyż umowa o pracę została skutecznie zawarta przed dniem zbycia udziałów i objęcia ich przez p. M.

Postanowieniem z dnia 31.08.2005r. Nr ... Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź - Śródmieście uznał stanowisko Spółki za nieprawidłowe. Stwierdził, iż na podstawie Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników z 10.05.2003r. p. K. P. upoważniona była w imieniu "D." Sp. z o.o. do zawierania wszelkich umów z członkami zarządu. Pan A. M. nie był członkiem zarządu Spółki, a jej udziałowcem.

W związku z powyższym - w ocenie organu pierwszej instancji - zawarta w dniu 15.05.2003r. między p. M. i p. P., reprezentującą "D." Sp. z o.o. umowa o pracę jest nieważna.Z uwagi na nieważność tej umowy, organ podatkowy uznał, iż zastosowanie ma art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który stanowi, iż: "nie uważa się za koszty uzyskania przychodów ... wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu."

W przedstawionym stanie faktycznym nie ma natomiast zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 30, gdyż ryczałt za używanie samochodu prywatnego może być przyznany jedynie pracownikowi spółki, którym w wyniku zawarcia nieważnej umowy, p. A. M. nie był.

Pismem z dnia 11.09.2005r. Strona wniosła zażalenie na powyższe postanowienie, stwierdzając, iż przyjęcie dla rozstrzygnięcia przedmiotowej sprawy powołanej w wydanym postanowieniu podstawy prawnej jest wynikiem uchybienia przepisom Kodeksu cywilnego. W ocenie Strony, stosownie do art. 103 § 1 kc, w żadnym razie nie można stwierdzić bezwzględnej nieważności czynności prawnej (tu umowy o pracę) jeżeli zawierający umowę pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres. Ważność umowy zależy bowiem w takim przypadku od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta - co w przedmiotowym zażaleniu z dnia 11.09.2005r. Zarząd "D." Sp. z o.o., w imieniu którego została zawarta sporna umowa o pracę z p. A. M., także uczynił.

Postanawiając jak w sentencji, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, zważył, co następuje.

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Z treści cytowanego przepisu jednoznacznie wynika, iż dotyczy on wydatków na rzecz pracowników.

Z przedstawionego natomiast przez Stronę stanu faktycznego wynika, iż zawarta miedzy p. A. M. i p. K. P., reprezentującą "D." Sp. z o.o., umowa o pracę była nieważna. Na mocy bowiem zapisu Uchwały Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników z dnia 10.05.2003r. p. K. P. ustanowiona została pełnomocnikiem Spółki do zawierania wszelkich umów z członkami zarządu, którym - co jest bezsporne - p. A. M. nie był. Został zatem przekroczony zakres udzielonego p. K. P. pełnomocnictwa.

Analizując jednak przedstawiony stan faktyczny, należy wziąć również pod uwagę unormowania art. 103 § 1 Kodeksu cywilnego, który stanowi: "Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w imieniu której umowa została zawarta."

W przedmiotowej sprawie, w ocenie organu podatkowego, przedłożone przez Stronę dokumenty potwierdzające fakt świadczenia pracy przez p. A. M. na rzecz "D." Sp. z o.o. oraz potwierdzenie przez zarząd Spółki skuteczności i ważności umowy o pracę zawartej w dniu 15.05.2003r. pomiędzy p. A. M. i p. K. P. pozwalają uznać, iż ma ona charakter wiążący.Nawet bowiem w wyniku zawarcia nieważnej umowy może dojść między stronami niedoszłego stosunku prawnego do określonych zachowań, polegających na spełnieniu świadczeń wzajemnych: w przypadku nieważnej umowy o pracę - do świadczenia pracy i do świadczenia polegającego na wypłacie wynagrodzenia oraz ustalonych odrębną umową dodatkowych świadczeń wzajemnych, m. in., jak w niniejszej sprawie - używania samochodu prywatnego do celów służbowych i wypłacie w zamian ryczałtu.

Czynności te należy wtedy traktować jedynie jako czynności faktyczne. Jednakże w prawie podatkowym pojęcie kosztu podatkowego, tak samo jak i przychodu, powinno być wiązane nie tylko z czynnościami prawnymi, ale również faktycznymi.Stąd też, w ocenie Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, w przedstawionym przez Stronę stanie faktycznym ma zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.).