Czy prowizje i opłaty bankowe ponoszone w związku z działalnością gospodarczą można uznawać za koszt uzyskania przychodu zapisując w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów opłat bankowych, sporządzanych tylko w formie elektronicznej i zapisywanych w formie pliku PDF na płytce CDR, bez potrzeby drukowania dokumentów.

sygnatura: PD-I-415/146/07

autor: Izba Skarbowa we Wrocławiu Ośrodek Zamiejscowy w Jeleniej Górze

data: 2007-12-03

DECYZJA

Dyrektor Izby Skarbowej we Wrocławiu działając na podstawie art. 14 b § 2 i § 5 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 roku nr 8 poz.60 ze zm.), po rozpatrzeniu zażalenia Pana S A z dnia 17 września 2007 roku na postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jeleniej Górze z dnia 7 września 2007 roku Nr PD-I-415/1/137/2007 w sprawie interpretacji udzielonej co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej możliwości dokonywania zapisów dotyczących opłat i prowizji bankowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów opłat bankowych i miesięcznych wyciągów bankowych sporządzanych w formie elektronicznej i zapisywanych w formie pliku PDF na płycie CDR, bez potrzeby drukowania tego dokumentu, oznaczając plik PDF odpowiednią nazwą

p o s t a n a w i a

odmówić zmiany postanowienia Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jeleniej Górze w przedmiotowej sprawie.

UZASADNIENIE

W dniu 3 lipca 2007 roku do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jeleniej Górze wpłynął wniosek Pana S A z dnia 30 czerwca 2007 roku o udzielenie interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w sprawie dotyczącej możliwości dokonywania zapisów dotyczących opłat i prowizji bankowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie elektronicznych dokumentów bankowych, bez konieczności ich drukowania, który uzupełnił pismem z dnia 2 lipca 2007 roku.
Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że Pan S A jest osobą fizyczną. Zamierza w przyszłości podjąć działalność gospodarczą, a prowizje i opłaty bankowe ponoszone w związku z działalnością gospodarczą uznawać za koszt uzyskania przychodu zapisując w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów opłat bankowych, sporządzanych tylko w formie elektronicznej i zapisywanych w formie pliku PDF na płytce CDR, bez potrzeby drukowania dokumentów. Wymóg oznaczenia numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonywanymi na jego podstawie zamierza spełnić, nadając plikowi PDF (zawierającemu dowód opłaty bankowej) odpowiednią nazwę i zapisując go na płytce CDR, w sposób uniemożliwiający zmianę zawartości i nazwy pliku.
Zdaniem Pana S A prowizje i opłaty bankowe ponoszone w związku z działalnością gospodarczą można uznawać za koszt uzyskania przychodu i zapisywać w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie sporządzanych w formie elektronicznej dowodów opłat bankowych (dotyczących poszczególnych transakcji), a także na podstawie miesięcznych wyciągów bankowych sporządzanych w formie elektronicznej i zapisywanych przez podatnika w formie pliku PDF na płytce CDR, bez potrzeby drukowania tego dokumentu. Wymóg oznaczenia numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonywanymi na jego podstawie można spełnić, nadając plikowi PDF (zawierającemu dowód opłaty bankowej) odpowiednią nazwę i zapisując go na płytce CDR, w sposób uniemożliwiający zmianę zawartości i nazwy pliku.
Powyższe, zdaniem Pana S A, jest zgodne z art. 7 ustawy Prawo bankowe, który stanowi, że oświadczenia woli związane z dokonywaniem czynności bankowych mogą być składane w postaci elektronicznej, a w dalszej części dodaje, iż jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, uznaje się, że czynność dokonana w formie elektronicznej spełnia wymogi formy pisemnej także wtedy, gdy forma została zastrzeżona pod rygorem nieważności. Podatnik uważa, że bezwzględnie obowiązujący przepis prawa bankowego odnosi się do każdej ustawy, włącznie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (regulującą kwestie pisemnego dokumentowania kosztów uzyskania przychodu oraz zawierającą przepisy uprawniające Ministra Finansów do wydania rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).
Naczelnik Urzędu Skarbowego w Jeleniej Górze postanowieniem z dnia 7 września 2007 roku nr PD.I-415/1/137/2007 uznał stanowisko Pana S A przedstawione we wniosku za nieprawidłowe stwierdzając, że nie ma możliwości dokonywania zapisów dotyczących opłat i prowizji bankowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów opłat bankowych i miesięcznych wyciągów bankowych sporządzanych w formie elektronicznej i zapisywanych w formie pliku PDF na płycie CDR, bez potrzeby drukowania tego dokumentu, oznaczając plik PDF odpowiednią nazwą.
Na powyższe postanowienie Pan S A, pismem z dnia 17 września 2007 roku złożył zażalenie, w którym przedstawił identyczny jak w uzupełnionym wniosku z dnia 3 lipca 2007 roku stan faktyczny sprawy.
Uzasadniając swoje zażalenie Pan S A zarzuca błędną interpretację przepisów zawartych w § 12 i § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, gdyż zdaniem strony nie regulują one formy, ale treść (kategorie) dokumentów, które mogą być podstawą wpisów w księdze przychodów i rozchodów. Ponadto zarzuca nie uwzględnienie art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Prawo bankowe.
Dyrektor Izby Skarbowej we Wrocławiu po zapoznaniu się z zarzutami zażalenia oraz treścią przedłożonych dokumentów stwierdza, co następuje:
Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz warunki jakim powinny odpowiadać dowody będące podstawą zapisów w księdze określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). W myśl § 26 w/w rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 roku zapisy w księdze dotyczące wydatków są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 12 ? 16.
Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m. in. dowody wymienione w § 13 w/w rozporządzenia Ministra Finansów, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej wymogi określone w punktach a-d, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Natomiast, zgodnie z § 13 pkt 4 cyt. wyżej rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również dowody opłat pocztowych i bankowych.
W przedmiotowej sprawie znaczenie ma § 13 pkt 4 w/w rozporządzenia, uznający za dowód księgowy - dowód opłaty bankowej. Za dowód taki uznaje się także wyciąg bankowy. Wyciąg bankowy jest dowodem księgowym zewnętrznym wystawianym przez bank obsługujący daną jednostkę.
Bank na podstawie art. 728 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku ? Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) jest bezwzględnie zobowiązany do przesyłania posiadaczowi rachunku co najmniej raz w miesiącu bezpłatnie wyciągu z rachunku z informacją o zmianach stanu rachunku i ustaleniem salda, chyba że posiadacz wyraził pisemną zgodę na inny sposób informowania o zmianach stanu rachunku i ustaleniu salda.
Posiadacz może jedynie wyrazić zgodę co do odmiennego od kodeksowego sposobu informowania. Forma pisemna, o której mowa w art. 728 § 2 ustawy Kodeks cywilny, może być zastąpiona na podstawie art. 7 ust. 3 ustawy Prawo bankowe formą elektroniczną.
Dowód w postaci wyciągu bankowego zawiera nie tylko operacje finansowe dokonywane przez jednostkę, ale także kwoty pobrane przez bank z tytułu świadczonych usług bankowych. Wyciąg, na którym widnieją w/w kwoty można uznać za dowód opłaty bankowej, o którym mowa wyżej. Przy czym praktyka banków w zakresie wystawiania wyciągów bankowych jest różna, bowiem niektóre wystawiają wyciągi codziennie, inne raz w miesiącu. W konsekwencji wyciąg może obejmować operacje dokonane na rachunku bankowym w danym dniu lub też obejmować operacje z całego miesiąca. Bez względu na częstotliwość wystawiania wyciągów bankowych, to wyciąg bankowy stanowi dowód, w oparciu o który należy dokonać zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dotyczących kosztów usług bankowych. Jeżeli zgodnie z umową zawartą z bankiem podatnik otrzymuje wyciąg bankowy obejmujący miesięczne zestawienie wszystkich operacji dokonanych na jego rachunku bankowym na koniec miesiąca, to zapisów w księdze dokonuje pod datą tego wyciągu bankowego. Korzystanie z usług bankowych przez Internet umożliwia podatnikowi wydrukowanie wyciągu bankowego we własnym zakresie i jeżeli wyciąg ten pozwala na ustalenie kosztu opłat bankowych może stanowić podstawę zapisu tych kosztów w księdze, bez względu na to, kto dokonuje wydruku, bank czy podatnik.
Jak wynika z powyższego, ustawodawca nie przewidział możliwości sporządzania dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej. W powołanym wyżej § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ( Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) zostały enumeratywnie wskazane dowody księgowe na podstawie których można dokonać zapisów w księdze. Również § 13 rozporządzenia, do którego odwołuje się § 12 ust. 3 nie zawiera w swoim katalogu dowodów księgowych sporządzanych w wersji elektronicznej. Analiza przepisów zawartych w § 12 i § 13 cyt. wyżej rozporządzenia jednoznacznie wskazuje, że obowiązkiem podatnika jest gromadzenie dowodów i zapisów w formie papierowej, świadczyć o tym może m.in. możliwość dokonywania na nich poprawek i skreśleń, czy też przeliczania waluty obcej na złote, co wynika z § 12 ust. 4 i 5 rozporządzenia.
Jednocześnie tutejszy organ wyjaśnia, że przepisy zawarte w art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Prawo bankowe (Dz. U. z 2002r., Nr 72, poz. 665 z późn. zm.) nie należą do przepisów prawa podatkowego, gdyż przepisy zawarte w przedmiotowej ustawie określają zasady prowadzenia działalności bankowej, tworzenia i organizacji banków. Przepisy zawarte w art. 7 ustawy Prawo bankowe dotyczą czynności bankowych dokonywanych w bankach przez ich klientów i to klienci banków mogą przesyłać w formie elektronicznej swoje oświadczenie woli związane z wykonywanymi przez bank czynnościami bankowymi, a bank ma obowiązek w sposób należyty utworzyć, utrwalić, przekazać, przechowywać i zabezpieczać dokumenty sporządzone na elektronicznych nośnikach informacji przez swoich klientów. Wobec tego zarzut pominięcia w/w artykułu nie zasługuje na uwzględnienie.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Pan S A nie ma możliwości dokonywania zapisów dotyczących opłat i prowizji bankowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów opłat bankowych i miesięcznych wyciągów bankowych sporządzanych w formie elektronicznej i zapisywanych w formie pliku PDF na płycie CDR, bez potrzeby drukowania tego dokumentu, oznaczając plik PDF odpowiednią nazwą. Dlatego też przedstawione w tym zakresie stanowisko podatnika należy uznać za nieprawidłowe.
Zgodnie z art. 14 a § 2 Ordynacji podatkowej składający wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnych sprawach jest obowiązany do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego oraz własnego stanowiska w sprawie.
W związku z powyższym składający wniosek zobowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego oraz własnego stanowiska w sprawie. Słownik języka polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1996) definiuje pojęcie "faktyczny" jako: "zgodny z faktami, oparty na faktach, będący faktem, rzeczywisty, realny, istotny". Nie oznacza to jednak niemożności rozstrzygnięcia kwestii hipotetycznych, albo takich które miały już miejsce lub które mogą zaistnieć w przyszłości.
A zatem jeżeli we wniosku zostanie opisany dokładnie stan faktyczny (poszczególne elementy stanu faktycznego są spójne), bez zastosowania trybu warunkowego, wówczas organ podatkowy, który nie jest uprawniony ani zobowiązany do badania czy przedstawione we wniosku zdarzenia są prawdziwe, albo faktycznie już zaistniały lub mogą zaistnieć, powinien udzielić stosownej interpretacji.
Interpretacja ta będzie wiążąca, jeżeli przedstawiony w niej stan faktyczny zaistnieje i nie ulegnie zmianie stan prawny.
Z powyższego wynika, że organ podatkowy nie bada, czy zdarzenia opisane we wniosku i których dotyczy informacja istotnie miały miejsce.
Stan faktyczny powinien więc być przedstawiony we wniosku konkretnie i wyczerpująco.
Postępowanie w sprawie wydania interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego nie jest typowym postępowaniem podatkowym. Nie jest ono bowiem ukierunkowane na rozstrzygnięcie w akcie administracyjnym o prawach lub obowiązkach podatnika w konkretnej sprawie.
Postanowienie zawierające interpretację nie jest ani rozstrzygnięciem władczym, ani aktem stosowania prawa. Organ podatkowy nie ustanawia nią żadnej normy indywidualnej, lecz jedynie przedstawia swoje rozumienie treści przepisów prawa podatkowego i sposób ich zastosowania w określonej indywidualnej sprawie.
A zatem wnioskodawca może zastosować się do udzielonej interpretacji, ale nie musi.
Tym samym ocena stanowiska wyrażonego w piśmie z dnia 30 czerwca 2007 roku, uzupełnionego w dniu 3 lipca 2007 roku dokonana przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jeleniej Górze jest prawidłowa.
Niniejsza decyzja wydana została na podstawie stanu prawnego, obowiązującego na dzień złożenia wniosku przez podatnika.