Jak postąpić w sytuacji gdy zniszczeniu uległa dokumentacja firmy za lata 1999-2004 obejmująca: księgi przychodów i rozchodów, faktury, rachunki, rolki z kas fiskalnych? W ocenie podatnika nie jest możliwe odtworzenie spalonej dokumentacji, a jedynymi dokumentami potwierdzającymi wysokość uzyskiwanych dochodów jak również poniesionych kosztów są deklaracje za poprzednie lata składne na bieżąco w Urzędzie Skarbowym. Zdaniem Wnioskodawcy, żaden przepis prawa podatkowego nie wskazuje sposobu postępowania w podobnej sprawie, a jedynym obowiązkiem podatnika jest zawiadomienie naczelnika właściwego urzędu skarbowego o zaistniałych zdarzeniach, które spowodowały zniszczenie dokumentacji podatkowej.
sygnatura: BD-G 415-2/06z
autor: Izba Skarbowa w Poznaniu
data: 2006-02-28
| słowa kluczowe: | utrata dokumentów |
Podatnik zwrócił się z wnioskiem z dnia 03.10.2005 r. do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Kościane o udzielenie w trybie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie.
Z uwagi na to, że ww. wniosek nie spełniał wymogów określonych przepisami prawa, tj. nie zawierał wyczerpującego określenia stanu faktycznego oraz własnego stanowiska w sprawie, ponadto nie wniesiono od niego należnej opłaty skarbowej, pismem z dnia 07.10.2005 r. Nr PD/415-30/05/W1 wezwano Stronę do uzupełnienie wniosku, co nastąpiło dnia 17.10.2005 r.
Z opisanego stanu faktycznego wynika, że w dniu 09 września 2005 r., w miejscu prowadzenia przez Podatnika działalności gospodarczej wybuchł pożar, wyniku którego całkowitemu spaleniu uległy pomieszczenia, w których prowadzono działalność gospodarczą wraz z dokumentacją firmy za lata 1999-2004 obejmującą: księgi przychodów i rozchodów, faktury, rachunki, rolki z kas fiskalnych. W związku z powyższym Podatnik zaznaczył, że w tej sytuacji nie jest możliwe odtworzenie spalonej dokumentacji, a cyt.: "jedynymi dokumentami potwierdzającymi wysokość uzyskiwanych (..) dochodów jak również poniesionych kosztów są deklaracje za poprzednie lata składne na bieżąco w Urzędzie Skarbowym".
Zdaniem Wnioskodawcy, żaden przepis prawa podatkowego nie wskazuje sposobu postępowania w podobnej sprawie, a jedynym obowiązkiem podatnika jest zawiadomienie naczelnika właściwego urzędu skarbowego o zaistniałych zdarzeniach, które spowodowały zniszczenie dokumentacji podatkowej.
Naczelnik Urzędu Skarbowego w Kościanie wydając postanowienie z dnia 09.12.2005r. Nr PD/415-30/05 - zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym w dniu jego wydania - udzielił pisemnej interpretacji w oparciu o stan faktyczny przedstawiony we wniosku, uznając stanowisko Podatnika za nieprawidłowe. Uzasadniając powyższe stwierdzono, że mimo iż przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 z późn.zm.) nie określają zasad postępowania w sytuacji, gdy księgi podatkowe wraz z dokumentacją źródłową uległy trwałemu zniszczeniu, to jednak w interesie Podatnika winno być ich odtworzenie, gdyż zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jednolity tekst Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23, a potrącane są tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. W uzupełnieniu powyższego powołano przepisy §§ 12 i 13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określające dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Nie zgadzając się z treścią interpretacji zawartej w ww. postanowieniu, Podatnik pismem z dnia 20 grudnia 2005 r. złożył zażalenie, w którym wniósł o uchylenie postanowienia Naczelnika Urzędu Skarbowego w Kościanie, zarzucając mu naruszenie przepisów art. 22 ust. 1 i 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz §12 ust. 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, poprzez błędną ich wykładnię i niewłaściwe zastosowanie.
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu po zapoznaniu się ze stanem faktycznym i prawnym, stwierdza co następuje:
Mając na uwadze przedstawiony przez Podatnika stan faktyczny, wskazujący na całkowite zniszczenie - w wyniku pożaru udokumentowanego protokołem sporządzonym przez Komendę Straży Pożarnej w Kościanie z dnia 12.09.2005 r. - ksiąg podatkowych i dokumentów źródłowych obejmujących lata 1999-2004 oraz niemożność ich odtworzenia w pełnym zakresie za cały wskazany wyżej okres stwierdzić należy, że w przypadku gdy przepisy podatkowe szczegółowo nie regulują sposobu postępowania w sytuacjach wyjątkowych związanych z wypadkami losowymi, to zastosowanie mają ogólne zasady dotyczące dokumentowania wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z zasadą wyrażoną w przepisie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Zatem aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi być odpowiednio udokumentowany.
Kwestię udokumentowania wydatków regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.u. Nr 152, poz. 1475 z późn.zm.). Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 1 i 2 powołanego rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są faktury VAT, w szczególności VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
#61485; wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
#61485; przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie , jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
#61485; podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Z treści § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia wynika, że za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.
W zażaleniu od postanowienia Podatnik podkreślił, że nie jest w stanie odtworzyć całej spalonej dokumentacji firmy z uwagi na to, iż dotyczyła ona różnych transakcji, w tym jednorazowych, z różnymi przedsiębiorcami - jak w przypadku zakupu benzyny - i z różnymi przedstawicielami handlowymi, z których wielu już nie istnieje. Ponadto nie można też nie zauważyć że dotyczy to zdarzeń gospodarczych jakie miały miejsce na przestrzeni kilku lat.
W związku z powyższym w opinii Podatnika, nie powinien on być obciążany skutkami utraty dokumentacji firmy - spowodowanej działaniem siły wyższej, niezależnej od człowieka. W takiej sytuacji powinno bowiem uznać deklaracje podatkowe składane w Urzędzie Skarbowym za okres obejmujący zniszczone dowody - za jedyny dowód w sprawie ustalenia prawidłowej wysokości zobowiązań podatkowych - i za takie też powinny być postrzegane przez organy podatkowe.
Mając na uwadze powyższe, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu podkreśla, że niezależnie od okoliczności w jakich nastąpiła utrata ksiąg rachunkowych i dokumentacji źródłowej, skutków takiego zdarzenia nie można przenosić na skarb państwa. Nie oznacza to zatem, że złożone przez podatnika rozliczenia podatkowe (deklaracje) nie będą podlegały weryfikacji. W sytuacji zaistnienia zdarzenia losowego jakim jest np. pożar, nie tylko w interesie podatnika, ale i jego obowiązkiem jest poczynić starania mające na celu odtworzenie zniszczonej dokumentacji. Podatnik może się więc zwrócić sie do kontrahentów o wystawienie duplikatów faktur, a także posłużyć np. elektronicznymi kopiami dokumentów i ewidencji - o ile takie były prowadzone i zachowały się. Organy podatkowe mogą w tym przypadku współpracować z podatnikiem w odtwarzaniu utraconych dokumentów, jednak podkreślić trzeba, że to przede wszystkim podatnik posiada wiedzę dotyczącą zaistniałych zdarzeń gospodarczych, dlatego też nie może on biernie przyglądać się ewentualnym działaniom organów podatkowych. Nie można przy tym zapominać także, że to na podatniku, a nie na organach podatkowych spoczywa ciężar dowodu w zakresie dokumentów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w ewidencjach księgowych (wyrok NSA w Warszawie z dnia 04.11.2003 r., sygn. akt III SA 2763/02).
W sytuacji gdy w ten sposób nie jest możliwe ustalenie przychodów i kosztów firmy to na podstawie innych dowodów można próbować odtworzyć stan zobowiązań podatkowych. Organy podatkowe mogą więc podjąć działania zmierzające do oszacowania wielkości dochodu podatnika w oparciu o przepis art. 23 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z jego treścią, organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli:
Zauważyć przy tym należy, mając na uwadze przepis art. 86 § 1 ww. ustawy, że podatnicy prowadzący księgi podatkowe, są obowiązani przechowywać je wraz z związanymi z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Mając na względzie powyższe, należy zgodzić się również ze stanowiskiem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Kościanie, iż deklaracje składane w Urzędzie Skarbowym nie stanowią całościowego materiału dowodowego i tym samym nie można ich uznać za jedyny dowód w sprawie ustalenia prawidłowej wysokości zobowiązań podatkowych.