Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodu z działalności spółki?

sygnatura: IPPB1/415-761/09-2/KS

autor: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie

data: 2009-12-29

Wniosek ORD-IN: [ 440 kB]

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana przedstawione we wniosku z dnia 12 października 2009 r. (data wpływu 15 października 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w części dotyczącej:

• spotkań biznesowych z kontrahentami w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej - jest prawidłowe,
• spotkań biznesowych z kontrahentami poza siedzibą, w restauracji lub kawiarni - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 15 października 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z organizacją spotkań z kontrahentami w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej oraz poza siedzibą, w restauracji lub kawiarni.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest komandytariuszem spółki A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. która jest komandytariuszem spółki T. Sp. z o.o Sp.K (dalej; ,,spółka"). Spółka prowadzi działalność w zakresie sprzedaży narzędzi i elektronarzędzi. Zatrudnia w tym celu przedstawicieli handlowych, którzy prowadzą sprzedaż na terytorium całego kraju. Jej główni kontrahenci to właściciele hurtowni, sklepów wielkopowierzchniowych itp. Z uwagi na fakt, iż spółka jest spółką osobową, opodatkowanie podatkiem dochodowym ma miejsce na poziomie jej wspólników (w tym Wnioskodawcy).

W celu omówienia spraw biznesowych spółka organizuje spotkania z kontrahentami. W trakcie spotkań przedstawiana jest aktualna oferta, warunki sprzedaży, negocjowane są warunki umów zawieranych z kontrahentami itp. Spotkania z kontrahentami odbywają się zarówno w siedzibie spółki (W) jak i poza jej siedzibą (w restauracjach, kawiarniach, itp. na terytorium całego kraju).

Jeśli spotkania odbywają się w siedzibie spółki, spółka w czasie spotkań zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami kanapki (drobny poczęstunek), zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża. Jednak duża część tych spotkań, z uwagi na charakter prowadzonej działalności odbywa się poza siedzibą (w restauracjach, kawiarniach itp. na terytorium całego kraju). Kontrahenci nie posiadają zwykle sal konferencyjnych ani wydzielonych miejsc, w których można prowadzić negocjacje handlowe. Także spółka, poza siedzibą, nie posiada możliwości organizowania takich spotkań we własnym zakresie. Często także kontrahenci wolą spotkać się poza siedzibą spółki chociażby ze względu na odległość. Innym powodem jest chęć spotkania się na ,,neutralnym gruncie". W takich wypadkach spółka zaprasza kontrahenta do dogodnego dla niego miejsca i ponosi koszty posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Spółka umawia się zazwyczaj w restauracji i zamawia posiłki z menu.

Takie spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie spółka chce przede wszystkim omówić bieżące sprawy biznesowe. Celem, dla którego organizowane jest spotkanie, nie jest chęć okazania przepychu. Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na spółkę.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodu z działalności spółki...

Zdaniem Wnioskodawcy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z działalności spółki wydatki związane z organizacją spotkań z jej kontrahentami (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji).

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust 1. W art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów w tym alkoholowych.

Ustawa nie definiuje pojęcia reprezentacji, w związku z tym należy sięgnąć do definicji słownikowej pojęcia reprezentacji, aby ustalić, jakie znaczenie ma ono w języku powszechnym. Reprezentacja, zgodnie z definicją słownikową oznacza ,,okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - uniwersalny słownik języka polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN: Warszawa 2007 - cyt. za Dyrektorem Izby Skarbowej w Warszawie, IPPB5/4240-24/09-2/AM z dnia 27.08.2006 r.).

Zdaniem Wnioskodawcy ponoszone przez spółkę wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproponowanie kontrahentom kawy lub herbaty, poczęstowanie drobnymi słodyczami, czy też zaproszenie na obiad w restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to praktyka powszechnie spotykana. Organizacja spotkań biznesowych z kontrahentami) nie wiąże się w opinii Wnioskodawcy z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością, ponieważ w trakcie spotkań omawiane są sprawy biznesowe, związane z działalnością spółki, Wnioskodawca uznaje, że wydatki na organizację spotkań stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy.

Stanowisko Wnioskodawcy zaprezentowane w przedmiotowej interpretacji zgodne jest m. in. ze stanowiskiem:

1. Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie a) pismo z dnia 30.10.2008 r. (sygn. IPPB3/423-1220/08-2/MW, w którym stwierdził on, że wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty, soków, wody mineralnej, słodyczy oraz usługi z firmy cateringowej, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, b) interpretacja z dnia 27.08.2009r. (sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM), w którym stwierdził, iż wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu zaproszenie kontrahenta na kawę ,,zwykły" lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest,, okazały" ani ,,wykwintny", bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością,
2. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu - interpretacja z dnia 29 grudnia 2008 roku (sygn. ILPB1/415-810/08-4/AA), który stwierdził, że wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty, napoi bezalkoholowych, słonych paluszków oraz ciastek i owoców jako wydatki zwyczajowo przyjęte w firmie, nie mające charakteru okazałości mogą stanowić - zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy - koszty uzyskania przychodów.
3. Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach - interpretacja z dnia 5 grudnia 2008 roku (sygn. IBPB1/415724/08/ZK), który stwierdził, że jeżeli wydatki na poczęstunek dla kontrahentów nie mają znamion okazałości, czy też wystawności, to nie ma przeszkód aby zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.
4. WSA w Warszawie - wyrok z dnia 12.06.2008 r. (III SA/WA 157/08), w którym sąd stwierdził, że wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznacza iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Sąd stwierdził, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Choć stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie dotyczy wykładni przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, to z uwagi na analogiczne brzmienie przepisów ustawy, znajdzie ono zastosowanie w przedmiotowej sprawie.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje.

Podatnikiem w myśl art. 7 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej, podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu. Zatem w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki niemającej osobowości prawnej, podatnikiem podatku dochodowego nie jest spółka lecz jej wspólnicy.

Zgodnie z art. 4 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 ze zm.- określanego dalej skrótem K.s.h.) spółka osobowa to - spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa i spółka komandytowo- akcyjna.

Spółka osobowa nie posiada osobowości prawnej. Opodatkowaniu podlegają natomiast dochody poszczególnych wspólników tejże spółki.

Zgodnie z treścią art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze. zm.) przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy lub praw majątkowych u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa w udziale w zysku.

Opisaną wyżej zasadę proporcjonalnego udziału stosuje się analogicznie do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 8 ust. 2 cyt. ustawy.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami bowiem nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zaliczają się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu ,,reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się ,,okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcja prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Z przedstawionego staniu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca jest komandytariuszem spółki A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A., która jest komandytariuszem spółki T. Sp. z o.o Sp. K (dalej; ,,spółka"). W celu omówienia spraw biznesowych spółka organizuje spotkania z kontrahentami. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Spotkania z kontrahentami odbywają się zarówno w siedzibie spółki (wówczas spółka zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami kanapki) jak i poza jej siedzibą - w restauracjach, kawiarniach na terenie całego kraju (w takim przypadku spółka ponosi koszty posiłku np. lunchu, obiadu, kolacji zamawianego z menu).

Wnioskodawca podkreśla, że spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie spółka chce przede wszystkim omówić bieżące sprawy biznesowe. Wnioskodawca wskazuje, iż celem, dla którego organizowane jest spotkanie, nie jest chęć okazania przepychu.

Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska należy stwierdzić, że wydatki na drobny poczęstunek (np. kawę, herbatę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, kanapki) podczas spotkań z kontrahentami w biurze prowadzonej działalności gospodarczej, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte i jako wydatki nie wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji oraz z analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone wydatki na lunch, obiad czy kolację w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach czy kawiarniach podczas spotkań biznesowych (odbywających się poza siedzibą prowadzonej działalności gospodarczej), wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Wprawdzie w czasie tych spotkań omawiane są bieżące sprawy biznesowe, negocjowane warunku umów to wątpliwości w ocenie tut. Organu podatkowego budzi również miejsce takiego spotkania tj. poza siedzibą podmiotów gospodarczych czy potencjalnych kontrahentów. Spotkania biznesowe mogą być bowiem organizowane w każdym innym miejscu zwłaszcza w siedzibie zainteresowanych podmiotów gospodarczych bez konieczności ponoszenia dodatkowych wydatków związanych z profesjonalną obsługą oferowaną w kawiarni lub restauracji. Trudno wykazać zatem, iż poniesione wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego, nie noszą znamion wystawności i okazałości skoro spotkania te odbywają się w miejscach o wysokim standardzie profesjonalnej obsługi osób korzystających z usług gastronomicznych.

Możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji lub kawiarni bez wątpienia ma na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy, (podnosi jej prestiż) a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy u kontrahentów w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (które swoje spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie lub u kontrahenta). W odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibach podmiotów gospodarczych, w przypadku spotkań biznesowych w kawiarni lub restauracji trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności.

Charakter poniesionych wydatków bezsprzecznie świadczy o zamiarze kreowania pozytywnego wizerunku firmy czyli lepszego jej postrzegania na zewnątrz w porównaniu z podmiotami gospodarczymi świadczącymi lub oferującymi podobne usługi bądź produkty. Powyższej oceny nie zmienia również subiektywne przekonanie podatnika, iż celem, dla którego organizowane jest spotkanie nie jest chęć okazania przepychu.

Powoływanie się w tym kontekście przez Wnioskodawcę na okoliczność, że tego typu działania czy wydatki nie mają charakteru nadzwyczajnego, a jest to praktyka powszechnie spotykana nie odbiera wyżej wymienionym czynnościom cech reprezentacji.

Podsumowując, wydatki na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze spółki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże wydatki na posiłki (lunch, obiad, kolację) oraz napoje zamówione podczas spotkania biznesowego w restauracji nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Końcowo należy podkreślić, iż przywoływane przez Wnioskodawcę interpretacje indywidualne przepisów prawa podatkowego wydane zostały w indywidualnych sprawach i nie mogą być źródłem prawa i obowiązków w innych sprawach. Na mocy art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 roku - Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.) źródłami powszechnie obowiązujących prawa w Rzeczypospolitej Polskiej są: Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe oraz rozporządzenia.

Z uwagi na powyższe przywołane interpretacje przepisów prawa podatkowego, nie są wiążące dla tut. Organu podatkowego

Jeżeli przedstawiony we wniosku stan faktyczny różni się od stanu faktycznego występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).