Czy na fakturach zakupu paliwa do samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej musi być zamieszczony numer rejestracyjny pojazdu?

sygnatura: P1-D-415-102/05

autor: Izba Skarbowa w Poznaniu Ośrodek Zamiejscowy w Pile

data: 2005-12-28

W przedmiotowej sprawie wnioskiem z dnia 31.08.2005 r. podatnik zwrócił się do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Pile o interpretację prawa w zakresie danych jakie powinna zawierać faktura VAT za zakup paliwa do samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Z przedstawionego stanu faktycznego wynikało, że podatnik, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy usługi pośrednictwa finansowego oraz usługi taxi osobowego, które wykonuje wykorzystując 14 samochodów osobowych stanowiących w części środki trwałe firmy. Pozostałe samochody są użytkowane na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Podatnik ponosi koszty zakupu paliwa do tych samochodów udokumentowane fakturami VAT, podatnik wskazał w swoim piśmie z 31.08.2005 r., że dotychczas przestrzegał, by na fakturach VAT za paliwo stosowany był wpis numeru rejestracyjnego samochodu, do którego zakupiono paliwo. W przypadku faktur zbiorczych na koniec miesiąca lub w przypadku, gdy na jednej fakturze ujęty jest zakup paliwa do kilku samochodów, stosowanie wpisów numerów rejestracyjnych staje się według podatnik problematyczne i, jego zdaniem, nie daje możliwości dokładnego rozliczenia kierowców z ilości zakupionego paliwa. Podatnik wskazał, że chce zaniechać dalszego dokonywania powyższych wpisów na fakturach VAT, bowiem komplikuje mu to możliwość rozliczenia się z kontrahentem fakturą zbiorczą, a ilość faktur za paliwo rośnie w zastraszającym tempie. Podatnik stwierdził przy tym, że z przepisów dotyczących podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług, w tym z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004 r. ( rozdział 3 § 12 pkt 5 ) nie wynika konieczność dokonywania wpisu numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze VAT za paliwo, a jedynie obowiązek rozliczenia zakupu paliwa i innych kosztów do wysokości tzw. kilometrówki, w przypadku samochodów nie wprowadzonych do ewidencji środków trwałych.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Pile postanowieniem z dnia 22.11.2005 r. nr DD/415/4649/38/05 uznał stanowisko podatnika za prawidłowe. W uzasadnieniu wskazał na brzmienie art. 22 ust.1 i art. 23 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz.U. z 2000 r, Nr 14, poz. 176, ze zm. ) oraz na objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawarte w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ( Dz.U. Nr 152, poz. 1475, z późn. zm.)

Na postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Pile podatnik nie złożył zażalenia, zatem stało się ono ostateczne

Stosownie do art. 14b § 5 pkt 2 Ordynacji podatkowej organ odwoławczy w drodze decyzji zmienia postanowienie, o którym mowa w art. 14a § 4 z urzędu, jeżeli postanowienie to rażąco narusza prawo, orzecznictwo Trybunału Konstytucyjnego lub Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, w tym także jeżeli niezgodność z prawem jest wynikiem zmiany przepisów. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu po zapoznaniu się z pytaniem podatnika oraz z postanowieniem interpretacyjnym stwierdza, że w przedmiotowej sprawie wystąpiła przesłanka rażącego naruszenia prawa, gdyż w stanie prawnym nie budzącym wątpliwości co do jego zrozumienia postanowieniem zanegowano obowiązujące przepisy.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r, Nr 14, poz. 176, z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Przedmiotem sprawy są wydatki na paliwo do samochodów osobowych będących środkami trwałymi firmy oraz użytkowanych na podstawie umowy leasingu, wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej. W świetle art. 22 i 23 cytowanej wyżej ustawy zakup paliwa do tych samochodów podatnik ma prawo w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Z art. 23 ust. 1 pkt 46 wynika bowiem, że tylko w przypadku używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych nie wprowadzonych do ewidencji środków trwałych ograniczono możliwość zaliczania w koszty bieżących wydatków eksploatacyjnych do wysokości tzw. "kilometrówki", przy czym przepis ten nie ma zastosowania w sytuacji użytkowania samochodów osobowych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, o czym stanowi art. 23 ust. 3b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z akt sprawy wynika, że. podatnik jest aktualnie opodatkowany na zasadach ogólnych, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Podatnik podlega więc przepisom rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475, z późn. zm.), które określa m.in. sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem (§ 1 ww. rozporządzenia). Zgodnie z § 12. ust. 1 powyższego rozporządzenia, zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Podstawą zapisów w księdze są m.in. dowody księgowe w postaci faktur VAT, w szczególności: faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach. Stanowi o tym § 12 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Szczegółowe kryteria jakim powinna odpowiadać prawidłowo wystawiona faktura VAT zawarto w rozdziale czwartym rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798, z późn. zm.). § 9 ust. 5 powyższego rozporządzenia stanowi, że faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. Należy przy tym zauważyć, że dla zastosowania zacytowanego wyżej przepisu nie przewidziano w rozporządzeniu żadnych wyjątków, a więc dotyczy on wszelkich pojazdów samochodowych wykorzystywanych w działalności podatnika VAT. Wskazane wyżej rozporządzenie Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie VAT weszło w życie od 1 czerwca 2005 r, ale identyczne uregulowanie zawarte było również w § 12 ust. 5 poprzedniego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 97, poz. 971), które obowiązywało do końca maja 2005 roku.

Reasumując, należy stwierdzić, że zakup paliwa, bezpośrednio wlewanego do baku, do samochodów będących: środkami trwałymi firmy, przedmiotami umowy leasingu bądź pojazdami prywatnymi nie wprowadzonymi do ewidencji środków trwałych, użytkowanymi w działalności gospodarczej, winien być udokumentowany fakturami VAT zawierającymi numer rejestracyjny pojazdu, do którego bezpośrednio tankowane było paliwo. Obowiązujące w tym zakresie przepisy podatkowe nie przewidują możliwości odstąpienia od powyższego wymogu.

Należy ponadto wskazać, że przyjmowanie przez podatnika faktur VAT za paliwo bez wpisanych numerów rejestracyjnych pojazdów może spowodować nieuznanie udokumentowanych nimi wydatków za koszt uzyskania przychodów, w trakcie ewentualnej kontroli.

Niniejsza interpretacja prawa podatkowego została wydana w oparciu o stan faktyczny przedstawiony przez wnioskodawcę oraz obowiązujący w dniu jej wydania stan prawny.