Dokumentacja budowlana w aspekcie procedury aplikacyjnej

Procedury aplikacyjne związane z projektami infrastrukturalnymi, zakładającymi prace budowlane polegające na budowie lub remoncie obiektów lub innych elementów objętych procedurą budowlaną, zawierają szczególne wymogi dotyczące niezbędnej dokumentacji mającej stanowić załączniki na różnych jej etapach. Niestety wciąż nie istnieje uniwersalna lista załączników, jest ona tworzona w zależności od jednostki wdrażającej dany program lub też rodzaju działania w ramach, którego będziemy ubiegać się o dofinansowanie inwestycji. Głównym i najczęstszym problem jest niedostosowywanie procedury aplikacyjnej do realiów procedury administracyjnej związanej z zagadnieniami budowlanymi poprzez wymaganie od beneficjentów na wczesnym etapie aplikowania, dokumentów, które są trudne do uzyskania z powodu skomplikowania i długich terminów w postępowaniu administracyjnym.

Idealnym wzorem jest sytuacja, kiedy inwestor planuje realizację danego przedsięwzięcia uwzględniając fakt, iż będzie je współfinansować ze środków pochodzących z Funduszy Europejskich. Pozwala to już na wstępnym etapie przygotowywania dokumentacji, dostosować ją do wszystkich wymogów oraz preferencji związanych z danym programem (np. odpowiedni standard budynku bazy noclegowo-gastronomicznej w ramach programów turystycznych). Niestety często jest tak, że założenia planowanej inwestycji oparte były na koncepcji samofinansowania jej realizacji, a co za tym idzie często zakładano niższe lub odmienne warunki niż te, które są preferowane w ramach danego działania. W takiej sytuacji niejednokrotnie podczas realizacji określonego zamierzenia budowlanego inwestor musi rozważyć czy możliwa jest modyfikacja projektu budowlanego tak, aby inwestycja w pełni odpowiadała jego aktualnym potrzebom "unijnym" oraz jakie kroki musi podjąć, by w przypadku odstąpienia od zatwierdzonego projektu budowlanego jego działania nie
zostały zakwestionowane przez właściwy organ i spełniały wymogi aplikacyjne. Poważnym problemem dla inwestorów są zbyt szczegółowe wymogi dotyczące dokumentacji budowlanej już na wstępnych etapach procedury aplikacyjnej, które powodują brak elastyczności niezbędnej do właściwego i prawidłowego zaplanowania, a w konsekwencji zrealizowania projektu. W przypadku, beneficjentów, którzy planują realizację projektu w miejscu gdzie nie istnieje miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego wymóg złożenia kopii wypisu
z tego planu lub decyzji o warunkach zabudowy na etapie składania wniosku, może być niemożliwy do zrealizowania z powodu długiego okresu wydania właściwego dokumentu.

Poniżej zamieszczamy opis podstawowych dokumentów wymaganych w trakcie procedury aplikacyjnej, na różnych jej etapach w zależności od rodzaju programu i działania oraz jednostki wdrażającej:

Według najczęściej stosowanych wymogów, "Wyciąg z dokumentacji technicznej" powinien zawierać kopię pierwszej strony projektu budowlanego lub dokumentacji technicznej wraz z opisem technicznym. W dokumentacji powinny znaleźć się m.in. informacje dotyczące lokalizacji planowanej inwestycji, inwestora (Inwestorów, jeżeli projekt jest przygotowany na kilku Inwestorów), dokładne dane autorów opracowania dokumentacji technicznej wraz z ich numerami uprawnień.

Wyciąg powinien zawierać informacje techniczne niezbędne do określenia poziomu oraz zakresu planowanych prac w tym m.in.: podstawę opracowania, przedmiot opracowania, opis przyjętych rozwiązań projektowych, wykaz pomieszczeń, warunki gruntowo wodne, warunki terenowe, infrastrukturę techniczną, opis ogólnobudowlany.

Załącznik ten wymagany jest głównie na etapie składania wniosku o dofinansowanie. Zdarza się, że podczas oceny merytorycznej osoba oceniająca prosi o uszczegółowienie danych z wyciągu przeważnie pod kątem weryfikacji informacji związanych z rozmieszczeniem pomieszczeń lub danych konstrukcyjnych.

Poprzez Kosztorys Inwestorski rozumie się formę kosztorysu budowlanego będącego dokumentem finansowym realizacji inwestycji budowlanej. Kosztorysy opracowuje się w różnej formie, zakresie i stopniu szczegółowości na każdym etapie realizacji inwestycji budowlanej.

Generalnie Kosztorys Inwestorski możemy podzielić na:

1. kosztorys szczegółowy (uwzględniający wyszczególnienie wszystkich elementów związanych z realizacją projektu w tym przedmiarów i elementów scalonych robót)

1. kosztorys ogólny (uwzględniający koszty realizacji projektu w podziale grupowym elementów, które wchodzą w skład jego realizacji)

Kosztorys powinien być sporządzany jest przez kosztorysanta w procesie kosztorysowania na podstawie wstępnego projektu budowlanego. Kosztorysantem jest osoba o odpowiednim wykształceniu: inżynier budownictwa, architekt lub Rzeczoznawca Stowarzyszenia Kosztorysantów Budowlanych.

Zgodnie z Art. 30 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym każda osoba ma prawo wglądu do studium oraz miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz otrzymania wypisów i wyrysów. Wniosek o wypis wraz z wyrysem składa się do właściwego miejscowo urzędu gminy/miasta. Przeważnie procedura wydania trwa nie dłużej niż 14 dni. Sytuacja komplikuje się, kiedy gmina, w której planujemy realizację inwestycji nie posiada miejscowego plan zagospodarowania przestrzennego. W takim przypadku, dokumentem potwierdzającym możliwość realizacji danego projektu jest Decyzja o warunkach zabudowy (DWZ, potocznie nazywana wuzetką) to decyzja lokalizacyjna ustalająca warunki zabudowy oraz lokalizację inwestycji.

Decyzja jest instrumentem planowania przestrzennego. Jej celem jest ustalenie czy dane zamierzenie inwestycyjne nie naruszy ładu przestrzennego. Decyzja może, zatem regulować wysokość budynku, jego kształt, kolor elewacji, posadowienie na działce i inne elementy istotne z punktu widzenia urbanistyki i estetyki.

Pierwotnie, w zamierzeniu ustawodawcy, decyzja o warunkach zabudowy miała być instrumentem pomocniczym, stosowanym jako wyjątek na obszarach gdzie nie ma planu. Przyjętym standardem w krajach o wysokiej kulturze planistycznej jest, bowiem, że jeżeli nie obowiązuje plan, to nic na danym obszarze nie może zostać zbudowane. Polski ustawodawca wyszedł z założenia, że takie rozwiązanie doprowadziłoby do paraliżu inwestycyjnego i wprowadził decyzję o warunkach zabudowy w takiej formie, w jakiej istnieje obecnie. Na skutek małej liczby obowiązujących planów jednakże, wyrosła ona na główny instrument planowania przestrzennego w Polsce. Ten stan rzeczy jest powszechnie krytykowany, jako prowadzący do pogłębiania chaosu przestrzennego oraz wydłużający proces budowlany.

W przypadku, gdy teren pod inwestycję dotyczy celu publicznego i nie posiada miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego wydawane jest Decyzja o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego.

Termin wydania Decyzji o warunkach zabudowy oraz Decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego może być rozciągnięty w czasie i w przypadku ubiegania się o dofinansowanie realizacji inwestycji z działania wymagającego kopii powyższych dokumentów jako załączników (np. w momencie składania wniosku) opóźnienie związane z jego wydaniem może przyczynić się do odrzucenia wniosku na etapie oceny formalnej.

Pozwolenie na budowę jest to dokument otrzymany w drodze decyzji administracyjnej zezwalający na rozpoczęcie i prowadzenie budowy lub wykonywanie robót budowlanych innych niż budowa obiektu budowlanego (art. 3 pkt 12 Prawa budowlanego, Dz. U. z 2003 r., nr 207, poz. 2016 t.j. z późniejszymi zmianami). Decyzja ta wydawana jest w oparciu o miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego (lub Decyzję o warunkach zabudowy w przypadku braku planu miejscowego), projekt budowlany wraz z opiniami, uzgodnieniami, pozwoleniami i innymi dokumentami wymaganymi przepisami szczególnymi.

Pozwolenie na budowę powinniśmy teoretycznie otrzymać w terminie 65 dni roboczych od daty złożenia wniosku. Decyzja staje się prawomocna po 14 dniach, o ile nie wpłyną odwołania stron. Decyzja ta wydawana jest na określony czas, w którym musi nastąpić rozpoczęcie prac, dlatego niezwykle istotne jest właściwe terminowo złożenie wniosku o jej wydanie uwzględniając planowany termin naboru i rozstrzygnięcia konkursu o dofinansowanie w ramach działanie, z którego planujemy realizować inwestycję.

Kopia decyzji wymagana jest jako załącznik na etapie podpisania umowy o dofinansowanie, jednakże w trakcie procedury aplikacyjnej niejednokrotnie jednostka wdrażająca, wymaga złożenia oświadczenia na etapie składania wniosku, iż kopia decyzji zostanie dostarczona najpóźniej 14 dni przed dniem podpisania Umowy o dofinansowanie realizacji projektu.