Produktywność - najbardziej mylące pojęcie w biznesie

Najciemniej bywa pod latarnią, nic więc dziwnego, że znaczenie terminu odmienianego przez wszystkie przypadki, przy byle okazji, odruchowo przyjmujemy za oczywiste, zgodnie z tym, jak je intuicyjnie rozumiemy. A słowo _ produktywność _ jest przecież powtarzane na okrągło niczym najświętsza mantra biznesu – na zebraniach kadry, w reklamach, w artykułach prasowych. Po wpisaniu w pole wyszukiwarki Google słowa _ produktywność _ otrzymujemy ponad dwa miliony wyników. Nie ma się czemu dziwić, to niewątpliwie bardzo ważne pojęcie. Produktywność jest jednym z kluczowych mierników sukcesu każdego szefa firmy, każdego biznesmena, a można nawet przyjąć, że każdego rozsądnego człowieka, który stara się właściwie zarządzać swym życiem.

Optymalna produktywność to cel, do którego wszyscy dążymy. To oczywiste, że wszyscy chcemy zmierzać do niego prostą, szybką, pozbawioną zakrętów i wybojów drogą. Oczywiste jest też i to (przepraszamy za truizm, ale postawienie w tym miejscu akcentu jest ważne), że aby wybrać właściwą drogę do celu, musimy znać jego precyzyjne koordynaty, inaczej stracimy sporo czasu i sił na – a jakże, bezproduktywne! - wałęsanie się po bezdrożach. Dlatego nie możemy oprzeć się jedynie na intuicji. A intuicja często mówi nam, że _ produktywność _ brzmi bardzo podobnie jak _ wydajność _, i zasadniczo najpewniej właśnie to oznacza.

Cóż, i tak, i nie. Diabeł tkwi w szczegółach, a te są w tym przypadku szalenie ważne. Produktywność to coś o wiele więcej niż tylko wydajność.

Czym jest wydajność, wszyscy wiemy: chodzi o to, by – w uproszczeniu - wkładając jak najmniej, wyjąć jak najwięcej. To proporcje nakładów do zysków, przy czym im większy zysk, a mniejszy nakład, tym wydajność jest wyższa. Produktywność jest jednak pojęciem tak szerokim, że obejmuje wiele czynników składających się na ostateczny rezultat. Przedsiębiorcy muszą brać pod uwagę różne rodzaje inwestycji, na przykład pieniędzy czy czasu, a także innych ludzi, którzy mogą swymi działaniami wpłynąć na wzrost produktywności – lub wręcz przeciwnie. Szalenie istotna jest właściwa hierarchia celów, bo cóż z tego, że osiągniesz sukces w założonych planach, skoro w szerszej perspektywie okazuje się, że ważniejsze dla Ciebie byłyby inne priorytety i to na nich trzeba było się skupić.

Pod uwagę należy brać wiele czynników. I warto poświęcić na taką kalkulację czas, nawet jeśli jako właściciel(ka) firmy masz go, co zrozumiałe, zawsze na wszystko za mało. To się po prostu opłaca.

Czas szefa firmy ma swoją wartość liczoną w pieniądzach, co oznacza, że kalkulacja produktywności ma bezpośrednie przełożenie na wysokość zysków (lub strat). Jeśli stoisz przed wyborem: zapłacić komuś 10 tys. zł za stworzenie witryny internetowej Twojej firmy lub zrobić to własnymi siłami, bardziej produktywne wydaje się na pierwszy rzut oka zaoszczędzenie tych pieniędzy, czyli zrobienie strony samemu - jeśli uważasz, że pozwalają Ci na to posiadane umiejętności. Zakładając jednak, że praca ta zajęłaby 60 godzin (niewiele, szczerze mówiąc, jak na tak poważne wyzwanie), jedna godzina Twojej pracy warta by była około 167 zł. Zastanów się, czy jako kluczowa osoba decyzyjna w firmie nie miał(a)byś jednak szans zarobić więcej, skupiając się w tym czasie na prowadzeniu interesu. Pomyśl, ile można by w tym czasie odbyć spotkań biznesowych, ilu nowych klientów zyskać. Czy transakcje, które przeszłyby Ci w tym czasie koło nosa, byłyby warte poczynionych oszczędności?

I jeszcze jedno. Nie chcielibyśmy burzyć Twojego dobrego samopoczucia ani tym bardziej podważać świetnej samooceny, ale... Czy naprawdę znasz się tak dobrze na projektowaniu stron internetowych, by wyręczyć profesjonalistę? A propos produktywności, dobrze jest pamiętać o tym, że popełnione podczas projektowania błędy mogą dużo kosztować. I nie mamy na myśli jedynie słonego honorarium dla eksperta, który będzie potem ten efekt fuszerki naprawiał.

To, na co przeznaczasz czas, zależy od Twojego systemu wartości. By go precyzyjnie określić, posegreguj poniższe wartości od najważniejszej do najmniej istotnej:

- zgromadzony majątek
- relacje międzyludzkie
- wolność
- pozycja społeczna
- zdrowie i utrzymywanie należytej równowagi między pracą a życiem prywatnym

Bycie produktywnym oznacza poświęcanie czasu na osiąganie wyznaczonych powyżej celów. Zaledwie parę godzin spędzonych na zarządzaniu czasem pozwoli Ci ustalić, czy rzeczywiście najwięcej czasu poświęcasz na realizację priorytetów, czy może jednak marnujesz go na sprawy mniej dla Ciebie istotne.

W zarządzaniu czasem – a co za tym idzie, produktywnością – mogą Ci pomóc rozmaite programy komputerowe i systemy pracy. Przykładowo, świetnym narzędziem jest Harvest, aplikacja sieciowa, którą możesz zainstalować także w swoim smartfonie, pomagająca w zarządzaniu konkretnymi projektami. Dobrą opinią cieszy się technika Pomodoro, której celem jest sprawienie, że czas, jaki przeznaczasz na pracę, jest wykorzystywany maksymalnie efektywnie.

Ważne, by przyswoić sobie kilka ogólnych zasad. Twój czas nie może być marnowany na ciągłe „gaszenie pożarów”. Nie możesz także pozwalać sobie na pozbawione sensu przestoje – jeśli musisz restartować stary komputer w trakcie pracy nad projektem, czekać, aż załadują się aplikacje lub być uwiązanym, niczym smyczą, kablem zasilającym do gniazdka, bo bez tego Twój stary notebook szybko wyzionie ducha, nie masz szans na optymalną produktywność. W efektywnym prowadzeniu firmy kluczowe jest korzystanie z pomocnych urządzeń i technologii zdolnych dotrzymać Ci kroku.

Dzięki wyrugowaniu z firmy tego typu technologicznych hamulców na rzecz urządzeń wydajnych i nowoczesnych produktywność znacząco wzrośnie. I da się to zmierzyć. Przykładowo, w jednym przypadku tylko przez wymianę komputerów przenośnych na nowsze (konkretnie: Dell Venue 11 Pro z procesorami Intel Core i5) udało się zaoszczędzić aż 50-75 proc. czasu pracowników terenowych. Zyskując większą swobodę działań dzięki wydajnym i niezawodnym narzędziom, pracownicy mogli szybciej i skutecznej reagować na dyspozycje z centrali firmy i zapewnić klientom lepszą obsługę.

Dowiedz się więcej o urządzeniach, które mają wpływ na produktywność Twoją i Twojej firmy – odwiedź stronę Microsoft Accelerate Your Business. Więcej przydatnych informacji (w tym liczne przykłady sytuacyjne z życia wzięte), analizy finansowe oraz narzędzia znajdziesz tutaj.

Szukasz porady? Skontaktuj się z ekspertem z One System: *
*tel.: 22 244 1398, e-mail: DoradcyIT@onesytem.pl