Kadry w chmurze. Jak wykorzystywać cloud computing w HR

Rozwiązania cloud computing coraz powszechniej przyjmują się w różnych obszarach zarządzania zasobami ludzkimi w firmach i instytucjach. Dostępne są zarówno w tzw. twardym HR - jak kadry i płace, jak i miękkich działaniach human resources - jak zarządzanie talentami czy szkolenia. Można także wykorzystywać HR-owe narzędzia w "chmurze” w formie hybrydowej z innymi obszarami aktywności - z działaniami PR, zarządzaniem zespołami sprzedażowymi czy project managementem.

Narzędzia HR dostępne w chmurze to głównie aplikacje klasy ERP (enterprise resource planning) czyli do planowania. Albo szerzej - zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, w tym przypadku zasobów ludzkich. Tego typu rozwiązania pozwalają oszczędzić czas, zwiększyć szybkość procesów, zwiększyć dokładność danych, usprawnić analizę danych.

- Analiza big data jest wykorzystywana w bardzo wielu dziedzinach – od telekomunikacji, bankowości i handlu przez sport i medycynę, znajduje zastosowanie także w zarządzaniu kadrami. Efektywna analiza w czasie rzeczywistym ułatwia szybkie podejmowanie decyzji i reagowanie na zmiany w otoczeniu biznesowym – mówi Gabriela Maksymiuk, Territory Marketing Manager CEE w Intelu. Rozwój rynku usług chmurowych sprawił, że korzystanie z tych rozwiązań nie jest już zarezerwowane wyłącznie dla firm dysponujących wysokimi budżetami – dodaje.

Podjęcie decyzji o wykorzystaniu rozwiązań chmurowych w HR wiąże się przy tym z decyzjami, które z rozwiązań jest najbardziej dopasowane do potrzeb naszej firmy.

• rozwiązania SaaS czyli Software As A Service - korzystanie z narzędzi HR znajdujących się na zewnętrznych serwerach udostępnianych przez właściciela oprogramowania
• prywatna chmura - korzystanie z narzędzi HR w obrębie własnej infrastruktury IT,
• outsourcing - zlecanie usług HR zewnętrznej firmie i opieranie się na wykorzystywanej przez usługodawcę aplikacjach i infrastrukturze IT.

Trzeba przy tym pamiętać, że część z aplikacji dostępna jest zarówno w systemie SaaS, jak i w formie licencji na używanie w chmurze prywatnej. - W przypadku rozwiązań typu SaaS czy usług outsourcingowych zapewnienie bezpieczeństwa danych leży po stronie właściciela aplikacji czy usługodawcy - mówi Dariusz Obuchowicz z firmy doradczej HRK.

- Firma nie martwi się o konieczność zabezpieczenia serwerów do danych, ich ochrony przed włamaniem. Prawna odpowiedzialność przed GIODO w zakresie technicznego zabezpieczenia danych przechodzi na operatora danego systemu - wyjaśnia Obuchowicz.

Ze względu na rodzaje wykorzystania narzędzi HR w ramach cloud computing można podzielić je m.in. z punktu widzenia procesów w zarządzaniu zasobami ludzkimi:

• proces rekrutacji
• zarządzanie personelem, w tym obsługa kadr i płac, zarządzanie czasem pracy, delegacje, urlopy pracownicze,
• rozwój pracowniczy, w tym szkolenia, systemy ewaluacji,
• komunikacja wewnętrzna,
• sprzężenie z innymi obszarami zarządzania firmą, w tym ze sprzedażą i zarządzaniem projektami.

Chyba każdy rekruter z dłuższym stażem pamięta czasy przekopywania się przez drukowane aplikacje przesyłane pocztą. Niewiele zmieniło tutaj wykorzystanie poczty elektronicznej, bo w praktyce często sprowadzało się do żmudnych czynności, związanych z administrowaniem aplikacjami - czy to formie drukowanej czy plików elektronicznych, w dodatku zwykle w różnych formatach. Administrowanie procesem zajmowało sporo czasu i mniej zostawało go na ocenę merytoryczną.

Narzędzia HR dostępne w chmurze umożliwiają automatyzację pewnych procesów, takich jak:

• sortowanie aplikacji,
• selekcja i ocena według zadanych kryteriów,
• przeszukiwanie bazy danych według określonych kryteriów,
• ocena potencjalnych pracowników,
• komunikacja z kandydatami,
• komunikacja z innymi osobami zaangażowanymi w proces rekrutacji,
• analizy statystyczne.

Zarządzanie on-line w ramach applicant tracking system (ATS) jest łatwiejsze, umożliwia wewnętrzne konsultacje w ramach firmy na temat jakości kandydatów nawet w przypadku rozproszonych struktur.

Jednym z najpopularniejszych systemów ATS jest eRecruiter należący do Grupy Pracuj.pl. Jednak nawet nie posiadając licencji na to rozwiązanie można korzystać z dostępnych w chmurze rozwiązań zamieszczając ofertę pracy w systemie ogłoszeń o pracę w portalu Pracuj.pl. Możemy także korzystać z innych rozwiązań, jak Talent Finder oferowany przez firmę doradczą HRK jako jedna z usług z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi. Na rynku dostępne są także inne rozwiązania, oferowane przez niezależnych producentów i dystrybutorów.

Poza administrowaniem samym procesem rekrutacji coraz powszechniej rozwiązania on-line są wykorzystywane do pozyskiwania wartościowych kandydatów, przy wykorzystaniu potencjału social mediów czy mechanizmów grywalizacji. Jedną z pierwszych firm w Polsce wykorzystujących taki sposób działania była Kompania Piwowarska podczas poszukiwania swego czasu pracowników do portalu beerlover.pl.

Tzw. "twardy” HR to m.in.:

• zarządzanie kadrami, w tym prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującym polskim prawem,
• prowadzenie rozliczeń czasu pracy,
• prowadzenie systemu wynagrodzeń,
• kontrola zwolnień i absencji przewidzianych prawem pracy,
• delegacje pracownicze,
• urlopy pracownicze,
• wydawanie zaświadczeń dla pracowników i byłych pracowników.

W przypadku tego typu narzędzi korzyści związane z korzystaniem cloud computing najwyraźniej widać w firmach o rozproszonej strukturze. Umożliwiają sprawniejsze funkcjonowanie scentralizowanych struktur zajmujących się kadrami i płacami. Jednak nawet w mniejszych firmach umożliwia łatwiejsze zarządzanie personelem o komunikację między pracownikami (zwłaszcza mobilnymi) dzięki dostępowi on-line do kalendarza absencji - delegacji, urlopów, zwolnień lekarskich. Każdy łatwo może sprawdzić, czy współpracownik, podwładny czy przełożony w danym czasie będzie obecny na stanowisku pracy -zarówno w panelu aplikacjami jak i poprzez sprzężenie np. z kalendarzem Google.

W przypadku rozwiązań chmurowych dotyczących tzw. twardego HR możemy skorzystać z modułów zarządzania ludzkiego udostępnianego przez producentów kompleksowych rozwiązań ERP - takich jak SuccessFactors Employee Central firmy SAP. Możemy także korzystać z rozwiązań węższych, dotyczących określonego obszaru "twardego” HR - takich jak Calimari do zarządzania nieobecnościami w pracy, gdzie można składać on-line wnioski urlopowe, rejestrować inną absencję, kontrolować przysługujące zasoby urlopowe, planować kalendarz nieobecności.

Możemy także korzystać z usług "twardego” HR w chmurze zlecając tego usługi na zewnątrz, np. w ramach HRK Payroll Consulting. - Obserwujemy rosnące zainteresowanie na tego typu usługi - mówi Obuchowicz z HRK.

Dostępne są także narzędzia związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi w tzw. "miękkim HR”, takim jak:

• szkolenia - różne systemy do e-learningu, szkoleń on-line oraz webinarów,
• systemy ewaluacji, oceny pracowniczej,
• komunikacja wewnętrzna - intranet, narzędzia do komunikacji bieżącej, do spotkań on-line.

W przypadku szkoleń wykorzystywanie różnych form on-line to przede wszystkim korzyści logistyczne, a co za tym idzie finansowe. - Nie musimy wynajmować sal szkoleniowych, zatrudniać wykładowców, drukować podręczników ani opłacać kosztów transportu, noclegu i cateringu. Ma to szczególne znaczenie w przypadku chęci przeszkolenia pracowników w rozproszonych geograficznie firmach. - podsumowuje Paweł Teper, kierownik projektów e-learningowych w firmie Ideo.

Ponadto szkolenie online można z łatwością nagrać, a następnie wielokrotnie wykorzystać jako materiał edukacyjny, oszczędzając zasoby oraz czas. Inna zaleta szkoleń on-line w formie webinarów to możliwość uczestniczenia w nich z dowolnego miejsca na świecie za pośrednictwem dowolnego urządzenia. Redukuje to stres, bardzo często związany z fizyczną obecnością na szkoleniach. - Strefa komfortu, w której znajdują się uczestnicy pozwala im całkowicie skupić się na przekazywanych treściach i szybciej przyswajać wiedzę - mówi Oskar Jaśniewski z firmy ClickMeeting, dostarczającej platformę do webinarów.

Z rozwiązania ClickMeeting w obszarze "miękkiego HR” korzystają m.in. firmy UPC i Uber. - W webinarach i szkoleniach online każdy może swobodnie wypowiadać się oraz brać aktywny udział w spotkaniu - dodaje. Pozwala na to szereg interaktywnych narzędzi skutecznie angażujących uczestników, jak:

• ankiety - pozwalające na zebranie wartościowych opinii oraz poznanie potrzeb szkolonych osób.
• testy *- *do ewaluacji pracy oraz zaangażowania uczestników podczas szkolenia
• czat - przydający się do wymiany informacji oraz udzielenia odpowiedzi na nurtujące pytania
• tablica - na której uczestnicy mogą wspólnie tworzyć projekty, prowadzić burze mózgów itp.

Rozwijanie kompetencji pracowników poprzez rozwiązania chmurowe to nie tylko szkolenia. Można tworzyć w ten sposób całe systemy e-learningu, dopasowanych do potrzeb firmy kursów on-line, pozwalających pracownikowi na nabycie nowych kompetencji oraz ocenę jego postępów w nauce. Dla podniesienia ich atrakcyjności często stosuje się np. grywalizację. - Dzięki temu, że z kursów online można korzystać w dowolnym momencie, a nauce poświęcić dowolną ilość czasu, pracownicy nie muszą przerywać pracy, tracić czasu na dojazdy do miejsc szkolenia i nie frustrują się, że dokładamy im jeszcze jeden obowiązek - mówi Paweł Teper, Ideo. - Każdy ma dostęp do aktualnej bazy wiedzy i może korzystać z niej w dowolnie wybranym, dogodnym dla siebie momencie - dodaje.

Na rynku dostępne są także narzędzia do oceny pracowniczej, zarządzania przez cele czy przeglądu kadr przy pomocy cloud computing - takie jak Fusion Performance Management firmy Oracle. Dzięki temu można prowadzić ocenę pracowników także przy mocno rozproszonych strukturach.

Idealnie byłoby wykorzystywać narzędzia chmurowe do komunikacji między pracownikami podczas realizowanych projektów. Tak działa np. Slack bardzo popularny np. w branży IT. Ze względu na podobieństwo mechanizmów nazywany jest czasami twitterem w project managemencie. Można hasztagować komunikaty, tworzyć odrębne kanały, komunikować się z wybraną grupą pracowników lub każdym z członków zespołu z osobna. Inne rozwiązania to videokonferencje i spotkania on-line, dostępne w takich rozwiązaniach jak WebEx firmy Cisco czy wcześniej wspomniany ClickMeeting.

Podstawowe wątpliwości wykorzystania cloud computing w obszarze "miękkiego HR” wiążą się z tym, że nie są to relacje twarzą-w-twarz. W przypadku zupełnej rezygnacji z kontaktu bezpośredniego z pracownikami powstaje dystans. Inną wadą jest brak fizycznego kontaktu między HR-owcem, a uczestnikami. W przypadku szkolenia istnieje ryzyko, że uczestnicy nie będą dostatecznie zaangażowani - mówi Jaśniewski z ClickMeeting. - Dlatego warto postarać się, aby prezentowane materiały i przebieg szkolenia miały charakter interaktywny i były nastawione na aktywny udział wszystkich uczestników, a nie jedynie bierne słuchanie i oglądanie slajdów - dodaje.

A gdyby tak możliwe było połączenie obszaru HR z różnymi obszarami zarządzania firmą? Są dostępne na rynku tego typu rozwiązania oparte o chmurę. - Wiele małych i średnich firm oraz tych, które dopiero rozpoczynają działalność, nie może sobie pozwolić na skomplikowane i kosztowne projekty wdrożeniowe. Mimo tego takie systemy informatyczne są im bardzo potrzebne, nie tylko do zastosowań w dziale nie HR, ale także do zarządzania procesem sprzedaży czy realizowanymi projektami - mówi Waldemar Pawlak z firmy SCAN IT, polskiego dystrybutora platformy Bitrix24 z której korzysta m.in. sieć handlowa Piotr i Paweł.

- Taka platforma jak Bitrix24 wykorzystuje mechanizmy znane z mediów społecznościowych, jest tutaj tablica, czy możliwość "lajkowania” określonych działań - dodaje Pawlak. Podstawą tego typu narzędziach jest więc sprawna komunikacja między pracownikami różnych struktur. Bitrix24 łączący w jedną całość:

• narzędzia do komunikacji pełniących rolę Intranetu i komunikatora,
• narzędzia do prowadzenia projektów (project management)
• narzędzia CRM czyli do zarządzania relacjami z klientami,
• zarządzanie dokumentacją firmy - w tym HR-ową.

Być może właśnie takie rozwiązania są przyszłością narzędzi HR w "chmurze”, wpinające procesy zarządzania zasobami ludzkimi w inne obszary zarządzania firmą w taki sposób, w jaki pracownicy korzystają z mediów społecznościowych. - Multimedialność i interaktywność działań HR zapewniane przez cloud computing są związane z tym, jak funkcjonują w dzisiejszym świecie pracownicy. Chcemy czy nie - żyjemy w czasach tzw. „kultury wizualnej”, u której podstaw leży nowoczesna technologia - mówi Teper z Ideo.

_ Materiał przygotowany we współpracy z firmą Intel _

Szukasz porady? Skontaktuj się z ekspertem z Asseco:
+48 22 574 88 23; e-mail: piotr.fabjaniak@assecods.pl