Czy już czas na politykę dotyczącą danych?

Firmy rozwijają działy księgowości i controllingu, które dbają o to, by nawet zestaw burgera z frytkami i colą był odpowiednio zgłoszony i rozliczony. Dlaczego więc firmy nie myślą o tym, by w podobny sposób traktować dane? Na czym powinno polegać wdrożenie mechanizmów "data governance"?
Każda firma wytwarzając produkty dla klientów, jednocześnie nieustannie generuje także duże ilości danych. Im działa dłużej, tym danych jest więcej. Spływają z działów produkcji, sprzedaży, kontrolingu. Jednocześnie pozyskiwane są różnego rodzaju dane zewnętrzne - chociażby takie jak badania rynku i konkurencji. Na pewnym etapie nie wystarcza już więc proste ich gromadzenie oraz generowanie z nich raportów. Trzeba pomyśleć o wprowadzeniu ładu w danych firmowych - czyli mechanizmów data governance.

Co ciekawe, coraz częściej inicjatywa ta nie wychodzi z działów IT, ale od menedżerów operacyjnych, którzy w natłoku danych po prostu zaczynają się gubić.

- Przedstawiciele jednostek biznesowych dochodzą do wniosku, że przygotowanie pięciu kolejnych rodzajów raportów z hurtowni danych mija się z celem, bo nie poprawia to ich faktycznej wiedzy o aktualnym stanie przedsiębiorstwa, czy też potrzebach ich klientów - tłumaczy prof. Andrzej Sobczak, kierownik Zakładu Zarządzania IT w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie. Jako ekspert w obszarze strategii IT i architektury korporacyjnej prowadzi badania naukowe w obszarze data governance i uczestniczy w projektach wdrażania ładu danych w polskich firmach.

Ład danych to nie to samo, co operacyjne zarządzanie danymi albo architektury danych, z czym czasami bywa mylony. To część strategii firmy, traktująca pozyskiwane i gromadzone dane jako wymierną, przeliczalną na walutę wartość. Im efektywniej będziemy je w stanie przetworzyć, tym większa będzie ich wartość biznesowa.

- Na data governance składa się spójna kompozycja: zasad zarządzania danymi, środków realizacji tych zasad (np. ról, ciał, procesów, narzędzie wspierających, itp.), mechanizmów monitorowania efektywności i skuteczności stosowania tych zasad - wyjaśnia prof. Sobczak z SGH.

Wprowadzanie data governance obejmuje:

• opisanie źródeł danych
• opisanie zależności między danymi z różnych źródeł
• ustalenie odpowiedzialności za jakość danych podczas ich powstawania i przetwarzania
• określenie powiązań między osobami odpowiedzialnymi za wytwarzanie i utrzymanie danych

- Odpowiednio zaprojektowany i wdrożony ład danych znacząco zmniejsza ryzyko podejmowanych decyzji biznesowych. Spina w efektywną całość zasoby IT, nie tylko sprzęt i oprogramowanie, ale i procesy, kompetencje, a nawet kulturę organizacyjną - mówi Łukasz Piotrowicz, dyrektor operacyjny w firmie BSSG, jednym z polskich pionierów wprowadzania data governance.

Firma, która dochodzi do wniosku, że potrzebne jej są rozwiązania data governance może czasem chcieć pójść na skróty - "kupmy odpowiedni system informatyczny, to załatwi problem”. Jednak dobór narzędzi IT do wprowadzenia ładu to dopiero kolejny krok, należy o tym pomyśleć w dalszej kolejności. Nie ma przy tym jednej uznanej metodyki wdrażania ładu, w przeciwieństwie np. do zarządzania projektami.

- Ład danych to głównie kultura organizacyjna, którą należy wypracować i pielęgnować, chociażby w związku ze zmianami kadrowymi po stronie biznesu - mówi prof. Sobczak.

Zgadza się z tym Łukasz Piotrowicz z firmy BSSG, która wdrażała systemy pomagające w zarządzaniu polityką data governance w firmach z sektora w bankowości i ubezpieczeń:

- Musimy dobrze poznać logikę procesów biznesowych, określić rodzaj i jakość danych, zanim przejdziemy do ich przekładania na odpowiednie rozwiązania informatyczne.

Kluczowa dla wdrożenia jest zawsze dogłębna analiza zbiorów danych.

To przecież nie ilość, ale jakość dostarczanej informacji zarządczej ma znaczenie. Biznes zaczyna powoli odkrywać, że rozwiązanie tych problemów nie leży po stronie IT, które może pomóc, ale tylko w części technicznej.

- Wprowadzenie ładu danych wymaga podjęcia działań przede wszystkim po stronie jednostek merytorycznych. Żaden przedstawiciel IT nie będzie bowiem w stanie jednoznacznie wskazać istotności poszczególnych danych (np. z perspektywy procesów biznesowych czy wymogów raportowania na giełdę)
, czy też dostarczyć ich interpretacji biznesowej - podsumowuje prof. Sobczak.

Można określić podstawowe zasady wdrożenia projektu data governance, zarówno na etapie przygotowań, jak i samego wdrożenia polityki ładu danych.

Skrupulatne mapowanie. Przede wszystkim przeglądamy i analizujemy informacje, które funkcjonują w organizacji, np. związane z planowaniem ciągłości działania, zarządzaniem ryzykiem, zarządzaniem IT, politykami, normami, audytami i generowanymi danymi. W szczególności warto zinwentaryzować informacje o procesach biznesowych i ich przepływach. Sporządzamy listę aplikacji głównych i podbiurkowych. Przyglądamy się elementom infrastruktury. Ewidencjonujemy normy, regulacje i wytyczne, które organizacja musi lub powinna spełnić. Opisujemy role, jakie w organizacji pełnią osoby zaangażowane w proces biznesowy.

Dogłębna analiza jakościowa. Zinwentaryzowanym informacjom o danych trzeba nadać odpowiednią wagę, wzbogacić je o odpowiednie opisy i atrybuty, takie jak kierunek, waga powiązania. Dopiero na tak utworzonej i powiązanej wzajemnie bazie wiedzy można zbudować grupy danych i informacji.

Jasne wyznaczenie celów. Musimy określić kto i w jaki sposób będzie wykorzystywać dane do zwiększania wartości biznesowej naszej firmy. To pozwoli nam ustalić, w jaki sposób dane powinny być optymalnie analizowane. W ślad za tym możemy zdefiniować rodzaje raportów z hurtowni danych, jakie można uzyskiwać szybko, bezbłędnie i bez generowania u odbiorców szumu informacyjnego. Wykorzystujemy przy tym istniejące standardy oraz procedury i dodajemy nowe, bardziej efektywne.

Stopniowy proces wdrożenia. Cele, zamierzone efekty oraz sposób wprowadzenia wdrożenia data governance powinien być jasny i zrozumiały dla wszystkich uczestników procesu. Warto go podzielić na fazy z określonym planem na przyszłość. Sposób wdrożenia projektu dostosowujemy do specyfiki organizacji, jej zaawansowania i kultury związanej z zarządzaniem danymi, informacjami i wiedzą. Na początku może być ciężko, bo w każdej organizacji może wystąpić naturalny opór przed zmianą. Dlatego warto wdrażać projekt małymi krokami, aby można było szybko pokazywać korzyści.

Dobrą praktyką jest rozpoczęcie wdrożenia od projektu pilotażowego, można wtedy szybko zweryfikować założenia i koncepcje. Potrzebne będą też różnego rodzaju testy, np. badające jakość danych, w szczególności aktualność, dokładność, kompletność, spójność.

Zaangażowanie ludzi i automatów. Warto pamiętać o jak największej automatyzacji związanej z inwentaryzacją informacji, jej wzbogacaniem, rekomendowaniem treści, obsługą reguł oraz dzieleniem się wiedzą. Jednak kluczowe jest zaangażowanie w proces wdrożenia ludzi - nie tylko z działu IT.

Ważne jest zainteresowanie sukcesem projektu, zwłaszcza tych, którzy mogą wynieść największe korzyści z wprowadzenia ładu danych - zarządu oraz menedżerów, pracowników z działów produkcji, sprzedaży, marketingu, controllingu itp. Kluczowe są szkolenia zespołu wdrożeniowego przedstawiające strategię projektu i jego wpływ na biznes i ułatwienia w codziennej pracy. Warto też intensywnie nagłaśniać projekt wśród pracowników.

Proces wprowadzania polityki ładu danych wspomagają odpowiednie narzędzia informatyczne do zarządzania katalogiem usług biznesowych. Jeśli dobierzemy odpowiednią aplikację dopasowaną do naszych potrzeb wraz z zaszytą sprawdzoną metodyką możemy znacząco obniżyć koszty projektu oraz zadbać o szybki efekt. Na rynku obecnych jest mnóstwo tego typu rozwiązań. Niektóre są oferowane zarówno przez mocarzy branży IT - takich jak SAP Master Data Governance czy InfoSphere Information Governance Catalog z IBM. Są też rozwiązania ze specjalistycznych firm, takie jak Collibra czy polski BIKS z firmy BSSG.

Takie systemy pozwalają łatwiej uporządkować firmowe informacje (np. dokumenty, raporty, metadane o bazach i zbiorach danych, notatki, prezentacje, akty prawne) w sieć katalogów, wzajemnie powiązanych ze sobą zależnościami przepływu, związku logicznego, merytorycznego, projektowego oraz dowolnego innego, zdefiniowanego przez administratora i użytkowników.

Dzięki definiowaniu połączeń możliwe jest sprawne przechodzenie pomiędzy informacjami, co z kolei pozwala np. śledzić ścieżki wpływu modyfikacji jednej informacji na wiele systemów firmowych, tworzyć bazy wiedzy na temat prowadzonych projektów, tworzyć firmowe słowniki pojęć biznesowych oraz dokumentację dla celów kontroli i audytu, budować czytelne i dostępne dla wszystkich uprawnionych użytkowników struktury właścicielstwa i odpowiedzialności za poszczególne projekty, procesy, polityki, standardy, informacje. Na koniec możemy uruchomić odpowiednie reguły biznesowe, rekomendacje i pozostałą automatykę związaną z np. zasileniami informacji, która sprawi, że nasza cyfrowa baza wiedzy będzie inteligentna.

– Warto wybrać nowoczesne, skalowalne narzędzie zarządcze, które poprawią obszar informacji w firmie: w sferze tworzenia, gromadzenia, rozwijania, dzielenia się i udostępniania. Dzięki temu zmniejszymy ryzyko posiadania nieaktualnych danych, podejmowania na ich podstawie nietrafnych decyzji, a także koszty zbędnego tworzenia wiedzy, która co prawda istnieje w firmie, ale nie wiadomo jak do niej dotrzeć – mówi Piotrowicz z firmy BSSG.

Postrzeganie data governance w Polsce zmienia się bardzo powoli, mimo że efekty wprowadzenia polityki ładu danych mogą przekładać się na wysoki wzrost efektywności.

Na przykład bankowość na ład danych patrzyła do niedawna jako zło konieczne, bo tak kazał regulator - czyli wiązało się to z wypełnianiem rekomendacji KNF. Efektem może być wdrażanie bez wiary w sensowność projektu, pobieżnie i jak najniższym kosztem - takie podejście było wręcz antywzorcem implementacyjnym.

O tym, jak obecnie jest postrzegana idea data governance mówi np. najnowsza, czwarta edycja badania „Architektura korporacyjna w Polsce” przeprowadzonego w październiku i listopadzie 2016 r. w ramach Zakładu Zarządzania IT Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. Część zagadnień dotyczyła również ładu danych w dużych i średnich firmach - respondentów badania.

Okazało się, że tylko 17 proc. badanych organizacji ma wdrożone mechanizmy ładu danych, a kolejnych 19 proc. planuje je wdrożyć w nadchodzącym roku. Co więcej w 47 proc. organizacji, które mają u siebie ład danych odpowiada za niego dyrektor IT, a tylko w 16 proc. odpowiada za niego dyrektor departamentu biznesu.

- Czyli w dalszym ciągu na dane patrzy się nie na jako zasób strategiczny, ale na kolejny obszar, którym zarządza IT, na równi z infrastrukturą i aplikacjami - komentuje prof. Sobczak z SGH.

- Niestety takie postrzeganie danych i ładu danych skutecznie utrudnia praktyczną realizację koncepcji sprzedaży wielokanałowej (Omnichannel) czy 360 Customer View. Miejmy nadzieję, że będzie się to zmieniać. Niezbędna jest jednak działalność edukacyjna w firmach i to na poziomie C-Level. Bez tego data governance będzie ciągle domeną IT - dodaje Sobczak.

Szukasz porady? Skontaktuj się z ekspertem z One System: *
*tel.: 22 244 1398, e-mail: DoradcyIT@onesystem.pl