*Błyskawiczne wdrożenie systemu bez konieczności szkoleń z obsługi. Office 365 jest szybki i intuicyjny. Pracownicy Hotelu Puro, w którym wprowadzono system zarządzania Microsoftu, działają bardziej efektywnie i skutecznie. *
Kiedy wchodzę do hotelu Puro, od razu przyjemnie zaskakuje mnie nowoczesny styl. Zdalne sterowanie temperaturą i oświetleniem w pokoju, szybki dostęp do internetu i możliwość zamawiania usług przy użyciu tabletu. Do tego designerskie wnętrze. Poziom zaawansowania technicznego naprawdę może zadziwiać. Bardzo ciekawie komponuje się z architekturą Wrocławia. Jak się dowiaduję, jeszcze w tym roku klienci będą mogli korzystać z hotelu w Krakowie. Plany biznesowe przewidują uruchomienie placówek również w Poznaniu, Gdańsku i Warszawie.
Tak szybko rozwijającej się marce hotelarskiej zależało głównie na ujednoliceniu obiegu dokumentów, polityki e-mail oraz komunikacji wewnętrznej.- Chcemy ułatwić swoim pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków związanych z obsługą obiektów i gości, a także umożliwić oferowanie klientom wysokiej klasy usług, w tym tych związanych z wykorzystaniem innowacyjnych technologii – mówi Łukasz Piekarski, dyrektor operacyjny. W przypadku Hotelu Puro najważniejsze było usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy i usprawniony obieg dokumentów. Pozwoliło to na gigantyczne oszczędności. Przede wszystkim w związku z ograniczeniem liczby wyjazdów służbowych. Pojawiła się też możliwość wprowadzania modelu pracy zdalnej. Użytkownicy rozwiązania zyskali dostęp do poczty, kontaktów, kalendarza i witryn aplikacji SharePoint z urządzeń przenośnych, dzięki czemu ich praca jest znacznie wydajniejsza i wygodniejsza.
Nie bez znaczenia jest też fakt, że korzystanie z rozwiązań Microsoftu nie wymagało od zarządzających hotelem inwestycji we własną infrastrukturę. Zarządzanie w chmurze nie zostało wprowadzono przez zespół hotelowy samodzielnie. Od początku parterem wdrożeniowym była firma CYBER, która współpracowała z siecią hoteli praktycznie od samego początku jej istnienia. - Wszyscy pracownicy już przed wdrożeniem usługi Office 365 używali na swoich komputerach systemu Windows oraz lokalnych pakietów Office, takich jak SharePoint czy Exchange, stąd wersje online były w tym przypadku znakomitym uzupełnieniem i usprawnieniem dla ich codziennej pracy związanej z korespondencją mailową oraz obiegiem dokumentów. Wersje te stanowią kompletne i – co ważne – jednorodne środowisko pracy” – komentuje Piotr Kłak, menadżer IT, Puro Hotel. Jak dodaje, z rozwiązania korzysta obecnie 45 osób.
Dzięki przeniesieniu zarządzania dokumentami i innymi ważnymi materiałami do wersji online, można było zwiększyć pojemność skrzynki pocztowej do 25 GB, przy jednoczesnym zachowaniu gwarancji bezpieczeństwa przechowywanych informacji i ich wymiany. Wszystko było możliwe dzięki zastosowaniu skutecznych zabezpieczeń. Co więcej, licencja, którą posiada Puro Hotel, oferuje archiwum dokumentów i informacji bez limitu.Aplikacja pozwala też na współdzielenie kalendarzy oraz planowanie spotkań i zadań.
Po migracji do wersji chmurowej pojawiły się nowe możliwości aplikacji: tworzenie zabezpieczonych bibliotek dokumentów, list plików, a także kreowanie witryn projektowych czy funkcjonalnej strony www.
Pracownicy mogą w czasie rzeczywistym przygotowywać oferty, czy zarządzać projektami. Możliwe jest też udostępnianie dokumentów współpracownikom bez konieczności wysyłania ich mailem czy umieszczania na platformie FTP.
Ciekawą opcją jest też komunikator Lync Online. Pozwala on nie tylko na przeprowadzanie wideokonferencji, ale też na udostępnianie dokumentów na pulpicie komputera innej osoby.
- Aplikacja umożliwia pracownikom bycie w stałym kontakcie, co pozwala zaoszczędzić czas marnowany do tej pory na telefony do osób, których niema w danej chwili na stanowisku pracy –komentuje Łukasz Piekarski, dyrektor hotelu we Wrocławiu, Puro Hotel.
System Microsoftu pozwolił zautomatyzować obieg dokumentów. To rozwiązanie świetnie sprawdza się w dziale księgowości. Umożliwia skanowanie wszystkich faktur i umieszczanie ich w bibliotece, w której przypisywane są do nich informacje, np. o dacie do zapłaty czy już dokonanej płatności.Dzięki usłudze Office 365 udało się również zautomatyzować proces nanoszenia poprawek w dokumentach, bez żmudnej konieczności przesyłania między sobą tzw.„ostatecznej wersji”. - Osoba edytująca dokument ma ciągły podgląd, kto w danej chwili go poprawia czy przegląda. Aplikacja umożliwia także jednoczesną pracę na tym samym dokumencie, dzięki opcji udostępniania pulpitu. Podczas konferencji online mogę zaznaczyć odpowiednim kolorem obszary dokumentu, który omawiam z rozmówcą i nanieść poprawki. Mam wówczas pewność,że dobrze się zrozumieliśmy – mówi Tymoteusz Skuza, dyrektor sprzedaży,Puro Hotel.
Dla zarządzających hotelem niebywałym atutem jest też model rozliczeń. Za możliwość korzystania z Office 365 płaci się co miesiąc. W dowolnym momencie można zrezygnować z wybranej funkcjonalności bądź całej usługi. Branża hotelowa czasem boryka się z sezonowością. Jeśli pracowników jest mniej, płaci się tylko za realnie wykorzystywane licencje.
Żródło: Onet