Spółka AK Nova zatrudnia ponad 30 pracowników. To firma inżynierska. Świadczy usługi konsultingowe, projektowe i wykonawcze z zakresu gospodarki odpadami i ochrony środowiska. Większość personelu pracuje w terenie, ważne jest więc, by mieli oni dostęp do potrzebnych informacji w dowolnym miejscu i czasie. To głównie pracownicy działu projektowego, którzy potrzebują kontaktu z firmą na bieżąco.
Utrzymanie wysokiej jakości obsługi klienta jest kluczowe dla pozycji rynkowej firmy. AK Nova jest bowiem laureatem Diamentów Forbesa w 2011 i 2012 roku. Firma znalazła się też w gronie Gazel Biznesu XI edycji.
- W działalności naszej firmy dużą rolę odgrywa mobilność, która zwiększa produktywność zatrudnionych osób, a także umożliwia stały kontakt z klientem i szybkie reagowanie na zapytania czy pojawiające się problemy. Dlatego zależało nam na rozwiązaniu, które zapewni dostęp do poczty elektronicznej i kalendarzy za pośrednictwem urządzeń przenośnych, np. smartfonów, aby nasi pracownicy stale byli online – mówi Andrzej Bednarek, prezes zarządu AK NOVA Sp. z o.o.
Ważne też było bezpieczeństwo danych klientów oraz poufnych informacji na temat realizowanych projektów. Nie bez znaczenia były też kwestie finansowe. Celem wdrożenia było między innymi ograniczenie kosztów administracji, dlatego inwestycje w sprzęt czy duże koszty instalacji i utrzymania systemu nie wchodziły w grę. Optymalizacja kosztów przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiej jakości świadczonych usług jest szczególnie ważna w dobie spowolnienia gospodarczego.
Wdrożenie było bardzo proste
Wdrożenie rozwiązania przebiegło bardzo sprawnie, nie zakłócając codziennej działalności firmy. Jak mówi Andrzej Bednarek, pracownicy od początku zaczęli korzystać z rozwiązania, jak z dobrze znanego im narzędzia. - Przed wdrożeniem wszyscy używali systemu Windows i pakietu Office, stąd pojawienie się nowej aplikacji, posiadającej niemal identyczny, intuicyjny interfejs, nie stanowiło dla nich żadnego problemu, a wręcz przeciwnie – szybko docenili jego zalety i nieznane dotąd funkcjonalności – dodaje prezes.
Dzięki usłudze Microsoft Office 365 firma zyskała dostęp do skrzynki pocztowej o pojemności 25 GB dla każdego użytkownika i możliwość wysyłania e-maili o wielkości do 25 MB. Dzięki temu pracownicy mogą przechowywać w swoich skrzynkach pełną historię kontaktów oraz wysyłać wiadomości z dużymi załącznikami, bez konieczności dzielenia ich na kilka odrębnych wiadomości.
Wcześniej pracownicy AK NOVA borykali się z przepełnieniem skrzynek pocztowych. Konieczne było szybkie oczyszczanie poczty i archiwizowanie elementów. Od momentu wdrożenia Microsoft Office 365 pojemność skrzynki jest na tyle duża, że pracownicy mogą spokojnie przechowywać swoją korespondencję i szybko do niej powracać w razie potrzeby.
Udało się też zsynchronizować pocztę pomiędzy telefonem służbowym a komputerem. Na obu urządzeniach dostępne są te same kontakty, e-maile i kalendarze, dzięki czemu w podróży smartfon doskonale zastępuje komputer, a praca poza biurem nie traci na wydajności.
Wygodne planowanie spotkań
Dzięki Exchange Online możliwe stało się udostępnianie kalendarzy. Pozwala to równocześnie sprawdzać dostępność poszczególnych osób i proponować terminy spotkań. Dzięki temu zaplanowanie spotkania jest dużo łatwiejsze i nie wymaga osobistego uzgadniania kwestii organizacyjnych z każdą osobą oddzielnie. To duża oszczędność czasu.
Microsoft Forefront Online Protection for Exchange chroni pocztę przed spamem i wirusami. Rozwiązanie zapewnia pełne bezpieczeństwo danych kontaktowych dzięki opcji zdalnego kasowania danych w przypadku np. utraty telefonu..
Usługa Office 365 nie tylko pozwoliła zwiększyć wydajność pracowników i ułatwić komunikację w firmie, lecz także przyczyniła się do optymalizacji kosztów. Brak konieczności inwestowania w sprzęt i jego utrzymywanie, a także płatność na zasadzie miesięcznego abonamentu z możliwością rezygnacji z wybranych usług, były dla firmy wyjątkowo korzystnym rozwiązaniem.
Żródło: Onet