- Codziennie realizujemy szkolenia i aby szkolenie zakończyło się sukcesem nasi pracownicy muszą pozostawać ze sobą w stałym kontakcie – mówi Natalia Kaczmarek, właściciel firmy Aberos. Od kilkunastu lat zajmuje się szkoleniami zawodowymi.
Aberos od samego początku swojej działalności oferuje szkolenia w zakresie sprzedaży i zarządzania dla kadry kierowniczej i menedżerskiej. Inspiracją do powstania firmy była chęć doskonalenia menedżerów przy wykorzystaniu różnorodnych narzędzi szkoleniowych. Firmie zależy na tym, by klienci obsługiwani byli w sposób wyjątkowy. Współpracuje więc z doświadczonymi trenerami, instruktorami oraz ekspertami z różnych dziedzin. Aberos znany jest z zastosowania wielu typów narzędzi szkoleniowych oraz wdrażania najnowszych metod szkoleniowych. Dla rozwoju firmy niezbędne też są nowoczesne rozwiązania techniczne. Konieczność realizacji szkoleń w różnych częściach kraju, duża liczba współpracujących trenerów i wypełniony po brzegi kalendarz wymuszają wyjątkową efektywność pracy, zarówno instruktorów, jak i szeregowych pracowników firmy.
Microsoft Office 365 zaoferował firmie Aberos szereg funkcjonalności, które usprawniły działalność przedsiębiorstwa, pozytywnie wpływając na jakość komunikacji i efektywność prowadzonych szkoleń. Mobilność rozwiązania okazała się tutaj istotnym elementem, umożliwiającym dostęp do niezbędnych informacji w dowolnym miejscu i czasie oraz podniesienie wydajności pracy trenerów.
Przewagę, w wyjątkowo konkurencyjnej branży, mogą dać nowoczesne technologie. - Poszukiwaliśmy rozwiązania, które usprawniłoby pewne obszary naszej działalności, podnosząc produktywność działań. Trenerzy potrzebowali odpowiednich technologii do przeprowadzania szkoleń, a firma dążyła do automatyzacji działań, usprawnienia komunikacji i zapewnienia mobilnego dostępu do spójnych informacji z możliwością ich szybkiej wymiany i edycji – komentuje Natalia Kaczmarek.
W firmie potrzebne było rozwiązanie, które umożliwiłoby łatwą wymianę plików oraz wspólną edycję dokumentu, pozwalając na współpracę z dużą liczbą podmiotów w wielu lokalizacjach. Co więcej, firmie zależało na uporządkowaniu struktury informacyjnej, aby wszystkie ważne informacje znajdowały się w jednym miejscu, dostępnym dla wszystkich pracowników firmy. Kolejnym wymogiem względem nowego systemu było zwiększenie bezpieczeństwa danych firmowych i osobowych oraz ograniczenie kosztów administracji. Mobilność rozwiązania to kolejny ważny wymóg firmy względem nowego systemu. Warunkiem koniecznym była możliwość synchronizacji poczty elektronicznej na urządzeniach mobilnych, zwłaszcza na tabletach.
- Poszukiwaliśmy systemu, który posiadałby wszystkie funkcjonalności, na których nam zależało. Musiał również pochodzić od jednego dostawcy. Kluczowe było również zagwarantowanie pewności działania rozwiązania na poziomie bliskim 100% – komentuje Natalia Kaczmarek.
Jednym z warunków wdrożenia był brak zakłóceń w codziennej pracy. Firma nie chciała również inwestować w dodatkowy sprzęt. Wszystkie te oczekiwania spełnia Microsoft Office 365 z usługami Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online oraz Office Web Apps.
Każda z aplikacji wchodzących w skład usługi Office 365 pozwala pracownikom Aberos na bieżący kontakt ze współpracownikami, co jest bardzo istotne przy realizacji tak dużej liczby szkoleń. Efektywna komunikacja realizowana jest za pośrednictwem urządzeń przenośnych, umożliwiających dostęp do wymaganych informacji i dokumentów w czasie rzeczywistym.
Microsoft Office 365 oferuje również skuteczne zabezpieczenia chroniące dane osobowe oraz dostępność usług na poziomie 99,9% czasu działania.
Jak to działa?
Microsoft Exchange Online umożliwia pracownikom kontakt ze współpracownikami i szkolonymi osobami za pomocą dowolnego urządzenia przenośnego połączonego z Internetem. Pracownicy zyskują 360-stopniowy wgląd w kontakty i e-maile, oraz mogą współdzielić kalendarze i planować spotkania i dalsze działania.
Z kolei Microsoft SharePoint Online pomaga w komunikacji, gromadząc dokumenty i informacje w jednym miejscu, dostępnym dla wszystkich pracowników firmy.
SharePoint Online ułatwia udostępnianie materiałów szkoleniowych pracownikom i uczestnikom szkolenia. Pozwala także na wymianę dokumentów i informacji oraz wspólną edycję plików lub pracę nad tymi samami projektami przez różnych pracowników w tym samym czasie. W SharePoint udostępniono szablony ofert szkoleniowych, materiały dla trenerów i kursantów, kalendarze z zaznaczonymi szkoleniami czy raporty z ankiet wypełnianych przez uczestników szkoleń. Narzędzie znacznie ułatwiło uporządkowanie procesów przepływu informacji w przedsiębiorstwie oraz wsparcie komunikacji pomiędzy pracownikami, co przełożyło się na większą efektywność działania naszej firmy.
Lync Online natomiast usprawnia komunikację pomiędzy rozproszonymi oddziałami firmy, a także trenerami, instruktorami, ekspertami czy pracownikami, przebywającymi w różnych lokalizacjach. Narzędzie umożliwia także organizację spotkań online z obecnymi i nowymi klientami firmy dzięki wykorzystaniu dźwięku i obrazu (audio- i wideokonferencji), wysyłanie wiadomości błyskawicznych czy współdzielenie pulpitu z innymi użytkownikami.
Aberos korzysta również z aplikacji Office Web Apps – pozwalającej na przeglądanie i edytowanie dokumentów biurowych (Word, Excel, PowerPoint, Access, OneNote) za pomocą przeglądarek, takich jak Internet Explorer, Firefox czy Safari.
Wszystkie cele zostały zrealizowane
Z nowym rozwiązaniem firmie Aberos udało się osiągnąć założone cele. Przede wszystkim usprawniono komunikację. Informacje i dokumenty przesyłane są na bieżąco, a każdy ma dostęp do wszystkich projektów i ofert, dzięki czemu można szybciej i łatwiej podejmować kluczowe dla firmy decyzje.
Udało się też znacznie poprawić efektywność poprzez uruchomienie aplikacji na tabletach. Trenerzy zyskali możliwości przeglądania i edycji materiałów szkoleniowych i innych niezbędnych danych, nie tracąc już czasu na telefonowanie do innych pracowników z prośbą o przesłanie informacji. Dzięki temu zachowana zostaje nieprzerwalność szkolenia. Pracownicy natomiast są na bieżąco informowani o detalach dotyczących szkoleń, w tym zmianach terminów i miejsc szkoleń czy liście uczestników. - Organizacja i przebieg szkoleń zachodzi bez zakłóceń, co świadczy o naszym profesjonalizmie – dodaje Natalia Kaczmarek.
Żródło: Onet