Kilkudziesięciu pracowników, liczne biura w całej Polsce i konieczność bieżącej obsługi klientów przez mobilnych przedstawicieli. Sprawna komunikacja i połączenie tego wszystkiego to nie lada wyzwanie.
Grupa Akcja Job to firma, która świadczy usługi z zakresu tymczasowej rekrutacji, a także doradztwa w zakresie zarządzania i rozwoju kompetencji. Szybki rozwój firmy spowodował, że zarząd Grupy Akcja Job zaczął poszukiwać nowoczesnego rozwiązania informatycznego, które mogłoby usprawnić bieżącą obsługę klientów, realizację projektów oraz komunikację między współpracownikami. Rozproszona infrastruktura informatyczna nakładała wiele ograniczeń, utrudniała sprawną i szybką komunikację z klientami i współpracownikami. - Na przykład, aby zarządzać pocztą, musieliśmy kontaktować się z co najmniej trzema dostawcami usługi. Dlatego postanowiliśmy poszukać systemu, który usprawniłby komunikację i planowanie wspólnych działań. Oczekiwaliśmy również, że nowy system umożliwi nam pracę zdalną oraz dostęp do naszych skrzynek pocztowych z poziomu przeglądarek – mówi Maciej Bieliński, dyrektor handlowy Grupy Akcja Job.
Firma poszukiwała rozwiązania, które ułatwiłoby wymianę i współdzielenie dokumentów oraz zarządzanie zadaniami przydzielanymi poszczególnym pracownikom, a jednocześnie było intuicyjne i proste w obsłudze. Nie bez znaczenia były też koszty wdrożenia i dalszego utrzymania systemu.
Po przeanalizowaniu rozwiązań dostępnych na rynku firma zdecydowała się wybrać usługę Microsoft Office 365. Za wdrożenie odpowiedzialni byli specjaliści z firm IT-Dev oraz Contium, którzy posiadają wieloletnie doświadczenie w dostarczaniu nowoczesnych rozwiązań IT. - Zdecydowaliśmy się na rozwiązanie w modelu cloud computing, ponieważ daje ono nieograniczone możliwości pracy zdalnej oraz bieżący dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Z punktu widzenia rozproszenia naszych placówek po całej Polsce oraz funkcjonowania mobilnych biur rekrutacyjnych, był to kluczowy argument przy wyborze systemu – komentuje Patrycja Konieczna, kierownik oddziału Poznań.
Komunikacja na wyższym poziomie
W ramach pakietu Microsoft Office 365 w Grupie Akcja Job wdrożono usługę Exchange Online, która umożliwia bezpieczny dostęp do poczty, kalendarza i kontaktów. Wykorzystywany jest też Lync Online – narzędzie ułatwiające komunikację. Grupa Akcja Job korzysta również z usługi SharePoint Online, która pozwala na pracę zespołową i udostępnianie dokumentów współpracownikom w czasie rzeczywistym.
Pracownicy Grupy Akcja Job nie korzystali wcześniej z rozwiązań działających „w chmurze”. Konieczne więc były szkolenia dotyczące przede wszystkim kwestii bezpieczeństwa i użytkowania tej technologii.
Pozytywne efekty widać było już w pierwszym miesiącu działania sytemu. Usprawniono komunikację między współpracownikami. Poprawił się także obieg dokumentów, ułatwiając planowanie działań i efektywne wykorzystywanie czasu pracowników. System okazał się łatwy we wdrożeniu i intuicyjny w obsłudze.
- Zastanawialiśmy się, czy nowe rozwiązanie działające w nieznanej nam dotychczas technologii cloud computing nie będzie dla nas na początku utrudnieniem. Obawialiśmy się, że jego wdrożenie wprowadzi chaos w realizacji codziennych obowiązków, co odbije się na jakości obsługi klientów. Na szczęście nasze obawy okazały się bezpodstawne – mówi Maciej Bieliński.
Nie bez znaczenia jest też wygląd interfejsu systemu. Natychmiast okazało się, że Office 365 nie tylko z nazwy przypomina popularny pakiet Microsoft Office. Każdy z pracowników zarówno w pracy, jak i w życiu osobistym korzystał z programu Outlook, Excel czy Word, a obsługa nowego rozwiązania jest zbliżona do tych aplikacji. Dzięki temu korzystanie z systemu przychodziło pracownikom naturalnie.
Stare po nowemu
Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że uruchomienie systemu trwało wyjątkowo krótko, nie powodowało zakłóceń w pracy. Łatwość obsługi systemu sprawiła, że z każdym dniem początkowe obawy pracowników rozwiewały się.
Jednym z najczęściej wykorzystywanych elementów usługi Office 365 jest Lync Online. Narzędzie to pozwala nawiązywać połączenia audio i video, a także wysyłać krótkie wiadomości w czasie rzeczywistym. Umożliwia to natychmiastową komunikację pracowników w dowolnym momencie, bez względu na to, gdzie aktualnie przebywają oraz szybkie planowanie spotkań i wspólnych działań.
- Program Lync Online jest bardzo fajną alternatywą dla innych komunikatorów, ponieważ łączy w sobie zarówno funkcje Skype, jak i GG. Świetnie sprawdza się w naszych cotygodniowych konferencjach. Tradycyjna komunikacja i spotkania ze współpracownikami face-to-face często są niemożliwe do zorganizowania ze względu na mobilny charakter naszej pracy. Video konferencje prowadzone online pozwalają nawiązywać połączenie z dowolnego miejsca, dzięki czemu jesteśmy w stałym kontakcie z przedstawicielami naszych biur zlokalizowanych w całej Polsce – mówi Sylwia Lachowska, asystentka zarządu.
Ważnym udogodnieniem okazała się także możliwość synchronizacji kalendarzy oraz ustawienia statusu na komunikatorze.
- Możliwość ustawienia statusu na komunikatorze ułatwia nam przepływ informacji, bo dzięki niemu wiemy, czy możemy liczyć na szybką informację zwrotną od osoby, do której kierujemy informację czy prośbę. Podgląd aktywnych stacji roboczych dostarcza też informacji, czy dana osoba przebywa obecnie w terenie, i czy może korzysta akurat z komputera – mówi Monika Kowalewska, specjalista ds. rekrutacji i administracji.
Usługa Lync Online pozwala także na zdalną współpracę nad tym samym projektem z możliwością edycji i śledzenia zmian dokonywanych w jednym, wspólnym dokumencie w czasie rzeczywistym. Dzięki temu można wspólnie tworzyć i edytować tę samą ofertę czy umowę i jednocześnie nanosić korekty. - Taka zespołowa praca znacznie przyspiesza realizację projektów i podnosi ich jakość – w końcu co dwie głowy to nie jedna – przyznaje Agata Kociołek, kierownik oddziału Wrocław.
Szczególnie przydatna okazała się możliwość udostępniania widoku pulpitu swojego komputera na komputerze innej osoby. To bardzo pomaga w zdalnym rozwiązywaniu problemów, zaś funkcjonalność prowadzenia prezentacji online pozwala na efektywną współpracę na odległość i znaczną oszczędność czasu.
Nowy system praktycznie zniósł dotychczasowe bariery związane z pracą na odległość, niejako integrując biura firmy rozsiane po całej Polsce w jedną, spójnie funkcjonującą organizację. W każdej chwili możemy sprawdzić kalendarz spotkań naszych współpracowników z drugiego końca Polski, czy realizowane przez nich projekty.
Stały dostęp do poczty
Usługa Exchange Online pozwoliła pracownikom Grupy Akcja Job na stały dostęp do wszystkich funkcjonalności poczty i dokumentów praktycznie z każdej przeglądarki, z dowolnego urządzenia połączonego z Internetem. Wcześniej zdarzało się, że trzeba było korzystać z prywatnego maila, aby w nagłej sytuacji wysłać klientowi z domu raport czy ważny dokument. Wyglądało to mało profesjonalnie. Nieraz zdarzało się też, że emaile nie trafiały do odbiorcy, czasem ginęły w sieci. Dzięki usłudze Office 365 pracownicy Grupy Akcja Job mają pewność, że wysłana wiadomość w ciągu sekundy trafi do skrzynki odbiorcy.
- Chmura pozwala nam na pracę z domu lub innego dowolnego miejsca, udostępniając pełny zestaw funkcjonalności poczty oraz dostęp do zasobów sieciowych. W każdej chwili możemy powrócić do korespondencji, ważnych maili, podejrzeć kalendarze i w pełni profesjonalnie przygotować się do spotkania – mówi Ireneusz Piszkiewicz, kierownik oddziału Katowice.Co ważne, z poczty można korzystać w bezpieczny sposób z dowolnego urządzenia – komputera, laptopa czy telefonu.
Żródło: Onet