Kilka możliwych kanałów komunikacji z pracownikami, kontrahentami i klientami, brak konieczności instalowania specjalistycznego oprogramowania i zwiększenie efektywności. Usługa Microsoft Office 365 pozwala na sprawne działanie Centrum Nauki Kopernik.
Trudno dziś wyobrazić sobie drugą tak dobrze znaną instytucję kulturalno-naukową w Polsce. Centrum Nauki Kopernik nie mogłoby funkcjonować bez nowoczesnej technologii. A na pewno działalność byłaby poważnie utrudniona i ograniczona. Zarówno jeśli chodzi o obsługę odwiedzających jak pracowników. - Wszystko to, co na co dzień dostępne jest dla zwiedzających, możliwe jest dzięki pracy poszczególnych pracowników CNK. Natomiast bazą pracy poszczególnych pracowników CNK jest właśnie nowoczesna technologia – mówi Marek Pęczkowski, dyrektor IT w Centrum Nauki Kopernik.
250 etatowych pracowników musi poradzić sobie z tysiącami odwiedzających. Sprawne działanie instytucji jest więc priorytetem. Stąd decyzja o wdrożeniu usługi Microsoft Office 365. Dzięki niemu udało się ujednolicić środowisko informatyczne. W znacznym stopniu obniża to koszty funkcjonowania działu IT.
- Nie mniej ważnym aspektem przemawiającym za korzystaniem z usługi Office 365, jest fakt, iż wszyscy nasi pracownicy posiadają takie same, w pełni zintegrowane narzędzia, które dają im możliwość efektywnej pracy, tzn. jedno narzędzie Microsoft Office 365 oznacza brak konieczności utrzymywania kilku rozwiązań, które często nie są ze sobą zintegrowane, a jednolity sposób komunikacji np. Lync, oznacza, że wszyscy pracownicy korzystają z jednego komunikatora – mówi Marek Pęczkowski, dyrektor IT.
Zespół pracowników Centrum Nauki Kopernik chwali prostotę i dużą intuicyjność systemu Microsoftu. Jak mówi Marek Pęczkowski, podczas wdrożenia systemów informatycznych, narzędzia dostępne w usłudze Office 365 zostały zintegrowane z systemami obsługującymi CNK, a w szczególności z Acitve Directory. Pozwala to na nieskomplikowane zarządzanie kontami pracowników Centrum Nauki Kopernik.
System Microsoftu pozwala też na sprawną komunikację z kontrahentami i klientami. Nie ma potrzeby instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania. Usługa Office 365 daje pracownikom kilka możliwych kanałów komunikacji, za każdym razem jest dostosowany do klientów. Office 365 stał się podstawowym narzędziem komunikacji. System obsługi poczty elektronicznej oparty jest na oprogramowaniu Exchange. Poczta dostępna jest zarówno na sprzęcie służbowym, jak i w wykorzystywanych w CNK urządzeniach mobilnych. Dodatkowym atutem poczty elektronicznej – opartej na Office 365 nieograniczona dostępność. To ważne o tyle, że pracownicy używają jej zarówno na sprzęcie służbowym, jak i urządzeniach mobilnych, wykorzystywanych podczas codziennych zajęć w CNK. Szczególnie przydatnym narzędziem jest komunikator Lync. Dzięki temu, że jest uruchomiony na koncie każdego pracownika, to wiele spraw bieżących związanych z codzienną pracą udaje się zrealizować bez konieczności organizacji spotkań. Od czasu wdrożenia systemu,
zminimalizowano koszty związane z codzienną obsługą podstawowych narzędzi. Wcześniej trzeba było korzystać z kilku rozwiązań informatycznych, teraz można używać jednego, zintegrowanego. Niebywałą korzyścią było zwiększenie efektywności pracy działu IT. Teraz mogą się oni skoncentrować na innych obszarach infrastruktury CNK.
Kiedy w 2009 roku uruchomiono pierwszy system informatyczny w CNK, było w nim 50 stanowisk komputerowych obsługiwanych przez jeden serwer. Całość narażona była na częste awarie, zdarzało się, że był niewydolny. Był w prawdzie wspólny system pocztowy i możliwość współdzielenia zasobów, ale to wciąż było za mało. Komunikacja między pracownikami była ograniczona, głównie przez używanie przez nich różnych narzędzi. Nie była możliwa praca zdalna. Wszystkie dokumenty, programy, dostępne były wyłącznie z poziomu komputera CNK.
Dlatego poszukiwano nowego rozwiązania. Takiego, które można wdrożyć tanio, a jego działanie jest efektywne. I właśnie zdecydowano się na Microsoft Office. Każdy pracownik ma teraz 25 GB przestrzeni dyskowej, jest wspólna baza kontaktów i wspólny kalendarz. Z perspektywy IT to tańsza obsługa i większa niezawodność.
A jak wygląda migracja? Jak tłumaczy Marek Pęczkowski wszystko przebiegło bez większych problemów. Do całej operacji przygotowywano się przez kilka tygodni przed faktycznym wdrożeniem. W ramach przygotowań przygotowano dokładne scenariusze działań, opracowano model jak powinno wyglądać wdrożenie, jak zmigrować oraz skonfigurować użytkowników końcowych, czyli stanowisk pracy. Wszystko zajęło 48 godzin. Po tym czasie udało się zakończyć proces z pełnym sukcesem.