Jak przeprowadzić samodzielnie windykację?

Zanim windykacją należności wobec twoich kontrahentów zajmie się zewnętrzna firma windykacyjna, warto samodzielnie przeprowadzić rozmowę z dłużnikiem. Choć nie jest przyjemny proces, warto dobrze się do niego przygotować. Dzięki zastosowaniu kilku zasad masz większą szansę na odzyskanie swoich pieniędzy.

Dla wielu przedsiębiorców rozmowa z dłużnikiem jest mało komfortowa. Czują się wtedy nieswojo. Choć są świadomi, że muszą odzyskać swoje pieniądze, nie zawsze z radością podchodzą do windykacji. Są jednak sposoby, by być skuteczniejszym w dochodzeniu swoich należności.

Windykacja jest procesem niezwykle ciężkim i wywołuje silne emocje. Większość przedsiębiorstw, w celu odzyskania należności, wynajmuje wyspecjalizowane firmy windykacyjne, by te odpowiednio i szybko rozwiązały problem. Na początku warto samodzielnie porozmawiać z dłużnikiem. Oto kilka rad jak sobie z tym radzić.

Podstawową zasadą w rozmowie z dłużnikiem jest bycie stanowczym, ale jednocześnie uprzejmym. Zdenerwowany głos, czy używanie wulgarnych słów stawia nas na przegranej pozycji. Warto od razu przekonać dłużnika, że chcesz nadal prowadzić z nim interesy, ale wyznajesz zasadę terminowego regulowania należności. Bądź zdecydowany. Nie daj się nabrać na tłumaczenia dłużników.

Oto najczęściej stosowane wymówki dłużników:

• Przeciąganie.

Dochodzi do niego zwykle, gdy na pytanie o to, kiedy zostaną przesłane pieniądze, otrzymujesz odpowiedź, że "właśnie wyszedł przelew". W takim wypadku poproś o przesłanie potwierdzenia przelewu, a także zapowiedz, że zadzwonisz jutro z informacją, czy pieniądze istotnie są na twoim koncie.

• Nie mam, bo inni mi nie zapłacili.

To dość często stosowana wymówka, którą wykorzystują szczególnie niewielkie firmy. Wystarczy jedna opóźniona płatność ich głównego kontrahenta i budżet firmowy przedsiębiorstwa się nie domyka.

W takiej sytuacji zapytaj, kiedy nastąpi przelew. Odnieś się także do poczucia własnej wartości i przekonaj dłużnika, że na początku waszej biznesowej współpracy obdarzyłeś go zaufaniem, licząc, że płatności będą regulowanie w terminie i chciałbyś to zaufanie mieć nadal.

• Wypadło mi z głowy, że mam coś zapłacić.

Zdarza się, że kontrahenci "zapominają" o fakturze, a potem twierdzą, że towar chcą oddać, bo im nie odpowiada itd. W takiej sytuacji powiedz, że dajesz klientowi dwa, trzy dni na zapłatę, a potem przyjeżdżasz po zwrot towaru.

Windykując pieniądze, musisz być konsekwentny. Z uporem dzwoń i ze spokojem informuj, ile dni jest po terminie płatności. Przypominaj adres poczty elektronicznej, na który można przesłać potwierdzenie przelewu, informuj o odsetkach karnych i ile w sumie jest do zapłacenia.

Jeśli twój dłużnik nie gra, a ma rzeczywiste problemy finansowe, przeprowadź z nim rozmowę dotyczącą prolongaty spłaty, konkretnych terminów i odsetek. Jeśli to wszystko zawiedzie, wejdź na drogę sądową lub przekaż sprawę firmie windykacyjnej.

Rozmawiając z dłużnikiem, formułuj zdania tak, by zdawał sobie sprawę, że sam jest odpowiedzialny za spłatę długu. Rób wszystko by otrzymać wyraźną deklarację, kiedy kontrahent ureguluje dług.

Oczywiście podejście do każdego klienta powinno być inne. To ty sam decydujesz o tym, jak będziesz z nim rozmawiał. Jeżeli jest to duży klient, który zostawia w twojej firmie spore pieniądze, ale jednocześnie zdarzają mu się spore opóźnienia, to warto przypominać o płatnościach. W takim przypadku nie zawsze powinno się bardzo naciskać, bo klient i tak zapłaci. Jeżeli jednak jest to nowy kontrahent, który od razu przestaje regulować terminowo płatności, należy rezygnować ze współpracy. Jeśli niesolidnych kontrahentów jest więcej, warto poszukać kilku, ale solidniejszych. Może się to okazać bardziej opłacalne niż szarpanie się z niesolidnymi przedsiębiorcami.