Podstawowe zagadnienia dotyczące przechowywania udostępniania oraz gromadzenia danych osobowych o pracownikach ograniczone są przyjętymi w Konstytucji RP zasadami. Zgodnie z art. 51 Konstytucji, nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawnienia informacji dotyczących jego osoby. Od 1.01.2004 r. zakres dokumentów, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy został sprecyzowany w art. 221 K.p.
Pracodawca jest obowiązany na każde żądanie pracownika, w ustalonych w tym celu godzinach, udostępnić mu do wglądu wszystkie dokumenty, które jego dotyczą. Uprawnienie nie może być ograniczane poprzez zapoznawanie pracowników np. z wykazem dokumentów wchodzących w skład akt personalnych. Pracownik ma prawo żądać wglądu i robienia odpisów, wypisów, kserokopii z każdego dokumentu jego dotyczącego a żądanie okazania takiego dokumentu nie może spotkać się z odmową.
Z art. 51 ust. 4 Konstytucji wynika, że każdy obywatel ma prawo żądania sprostowania lub usunięcia nieprawdziwych, niepełnych lub zebranych w sposób sprzeczny z ustawą – informacji o nim. W konsekwencji, aby móc realizować swoje prawo musi mieć zapewnioną swobodna możliwość wglądu do tych akt.
Pracodawca, na podstawie przepisów ustawy z 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, j.t. Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926, zm. nr 153, poz. 1271, obowiązany jest do zabezpieczenia danych osobowych pracowników przed dostępem osób nieuprawnionych. Wgląd do akt i innych dokumentów osobowych mogą mieć tylko pracownicy imiennie upoważnieni przez pracodawcę, którzy są zobowiązani do zachowania w tajemnicy tych informacji, przy czym powinność ta trwa nawet po ustaniu stosunku pracy.
Wgląd do danych osobowych pracowników posiadają poza tym tylko przedstawiciele organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz przedstawiciele szeroko rozumianego wymiaru sprawiedliwości, uprawnieni do tego ustawowo.
Związki zawodowe podejmujące interwencje w imieniu pracowników i mające uprawnienie do kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy mogą mieć wgląd do danych osobowych danego pracownika tylko za jego uprzednią zgodą _ (por. uchwałę 7 sędziów SN z 16.07.1993 r., OSNCP z 1994 r. nr 1, poz. 2). _