Tajniki telepracy okiem eksperta

Zarówno pracodawcy, jak i telepracownikowi telepraca ułatwia zastosowanie wielu rozwiązań prawnych i podatkowych niedostępnych lub utrudnionych przy tradycyjnym stosunku pracy.

Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Środkami komunikacji elektronicznej są takie urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, które umożliwiają indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi.

Środkiem komunikacji elektronicznej są np. poczta elektroniczna, komunikatory internetowe tekstowe lub głosowe. Kodeks pracy nie wskazuje, gdzie telepracownik może wykonywać pracę, ale wykładnia przepisów wskazuje, że może to być zarówno mieszkanie prywatne telepracownika, jak i inne pomieszczenia nienależące do pracodawcy, będące w dyspozycji osób trzecich.

Telepraca rozszerza sposoby pozostawania pracownika do dyspozycji pracodawcy, co pozwala na łączenie wykonywania pracy nie tylko z prowadzeniem domu lub wychowywaniem dzieci, ale również ze świadczeniem usług na rzecz podmiotów trzecich na podstawie innych stosunków prawnych, jeżeli pracodawca wyraża na to zgodę.

• Telepraca coraz popularniejsza
• Wchodzi w życie ustawa o telepracy
• Elastyczna praca zacznie się opłacać

Możliwe będzie również wykorzystanie telepracy do częściowego outsourcingu części działów pracodawcy przy zachowaniu więzi pracowniczej z pracodawcą. Wówczas pomieszczenia i urządzenia byłyby udostępniane przez osobę trzecią na podstawie umowy cywilnoprawnej i nie stanowiłyby części zakładu pracy, zaś telepracownicy zachowywaliby więź z pracodawcą wynikającą z umowy o pracę.

Ustawodawca nie ograniczył również możliwości nawiązania kilku stosunków telepracy z różnymi pracodawcami, albo łączenia telepracy z umową o dzieło lub umową zlecenia z podmiotem trzecim.

Istnienie umowy o pracę obok umowy zlecenia lub umowy o dzieło powoduje również dodatkowe na gruncie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynikające z faktu, że obowiązek ubezpieczenia emerytalnego i rentowego występuje tylko od umowy o pracę, podczas gdy od umowy zlecenia lub umowy o dzieło jest ono dobrowolne, a więc składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe są płacone tylko od wynagrodzenia otrzymywanego na podstawie umowy o pracę, jeżeli wynagrodzenie to jest co najmniej równe minimalnemu wynagrodzeniu za pracę (obecnie 1.126 zł).

Przy planowaniu wprowadzenia telepracy należy zauważyć, że wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej powinno następować zarówno przy wykonywaniu pracy, jak i przekazywaniu wyników tej pracy. Nie oznacza to, że powinny to być jedyne narzędzia pracy telepracownika, tak więc np. prawnik będzie wykorzystywał teksty aktów prawnych i komentarzy, księgowy programy do księgowości. Można nawet twierdzić, że telepraca mogłaby być wykorzystywana do tworzenia zewnętrznych centrów telefonicznych typu call center albo zewnętrznych centrów obsługi handlu elektronicznego, w których wykorzystuje się środki komunikacji elektronicznej.

ZOBACZ TAKŻE: Kodeks pracy na prawo.money.pl
Może to być z pewnością sposób na usytuowanie reprezentacyjnej siedziby w oderwaniu od działalności, która wymaga większej powierzchni biurowej, przy jednoczesnym wykorzystaniu współpracy z podmiotami trzecimi. Z przepisów Kodeksu pracy dotyczących telepracy nie wynika, że telepracownik powinien wykonywać swoją prace w odosobnieniu od innych osób lub choćby innych telepracowników tego samego lub innego pracodawcy, dlatego dopuszczalna jest sytuacja wykonywania telepracy w pomieszczeniach wraz z innymi telepracownikami lub osobami zatrudnionymi na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Warunki stosowania telepracy przez pracodawcę określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca jest uprawniony do określenia warunków stosowania telepracy w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy określa pracodawca samodzielnie w regulaminie, jednak po obligatoryjnej konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Wyniki konsultacji nie wiążą pracodawcy, ale konieczne jest zachowanie tego trybu, a uzasadnione względami ostrożnościowymi również odpowiednie udokumentowanie tego faktu. Ustawodawca wykorzystał zmodyfikowaną procedurę uzgodnienia, która w podobnej formie znajduje zastosowanie przy wprowadzaniu regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy.

Podobnie, jak w tych ostatnich regulacjach, inicjatorem negocjacji jest pracodawca i to do niego należy decydujący głos, jeżeli negocjacje się nie powiodą. Przedstawiciele doktryny prawa pracy wskazują nawet, że negocjacje nie muszą być prowadzone w dobrej wierze, tzn. z zamiarem dojścia do porozumienia. Zaniechanie dalszych negocjacji w sprawie propozycji pracodawcy może nastąpić już po upływie 30 dni od przedstawienia propozycji zakładowym organizacjom związkowym.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana w warunkach telepracy może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Jeżeli do uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy w formie telepracy dochodzi przy zawieraniu umowy o pracę, w umowie dodatkowo, oprócz innych obligatoryjnych elementów wynikających z Kodeksu pracy, określa się warunki wykonywania pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

W trakcie zatrudnienia zmiana warunków wykonywania pracy może nastąpić na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Zgodnie z przepisami żadnej ze stron nie można zmusić do zmiany warunków wykonywania pracy na takie, które odpowiadają definicji telepracy. Pracodawca może, ale nie ma takiego obowiązku w razie braku możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy.

Z drugiej strony pracodawca nie może powierzyć wykonywania pracy w formie telepracy na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym w przypadkach uzasadnionych potrzebami zakładu pracy. Dobrowolność ze strony pracownika w zakresie wyboru formy telepracy została zagwarantowana dodatkowo przepisem, zgodnie z którym brak zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy na formę telepracy, nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę oraz przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie warunków pracy i płacy.

Jeżeli podjęcie pracy w formie telepracy następuje przy zawieraniu umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany w informacji dla telepracownika, oprócz zwykłych elementów zawrzeć dodatkowo co najmniej określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika oraz wskazać osobę lub organ wykonujące czynności z zakresu prawa pracy, odpowiedzialne za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Jeżeli rozpoczęcie wykonywania telepracy następuje w trakcie zatrudnienia, pracodawca przekazuje na piśmie telepracownikowi te informacje, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w formie telepracy.

W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia telepracy w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli telepracownik złoży wniosek o rezygnację z telepracy po upływie okresu 3 miesięcy, pracodawca może, ale nie ma takiego obowiązku, uwzględnić ten wniosek.

Pracodawca może po upływie 3 miesięcy od rozpoczęcia wykonywania telepracy przez danego pracownika przywrócić poprzednie warunki wykonywania pracy w trybie wypowiedzenia pracownikowi warunków pracy lub płacy.

Pracodawca jest obowiązany dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania w zakresie bezpieczeństwa określone w Kodeksie pracy, ubezpieczyć ten sprzęt, pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu oraz zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu. W przepisach nie ma mowy o oprogramowaniu do sprzętu, jednak będzie ono również konieczne do jego właściwej eksploatacji. Ubezpieczenie sprzętu pracodawcy nie zwalnia telepracownika od odpowiedzialności za sprzęt powierzony na zasadach określonych w Kodeksie pracy, ale pracodawca nie może dochodzić naprawienia szkody, jeżeli otrzymał odszkodowanie od zakładu ubezpieczeń. Naruszenie umowy ubezpieczenia sprzętu przez telepracownika skutkujące niewypłaceniem odszkodowania przez zakład ubezpieczeń może spowodować, że telepracownik będzie odpowiadał za szkodę w pełnej wysokości.

Kodeks pracy przewiduje, że w odrębnej umowie pracodawca i telepracownik mogą określić w inny sposób obowiązki pracodawcy w zakresie wyposażenia telepracownika w sprzęt niezbędny do wykonywania telepracy. Dopuszczalne jest zarówno wykorzystywanie przez telepracownika sprzętu będącego jego własnością, jak i wykorzystywanie sprzętu będącego własnością podmiotu trzeciego, np. na podstawie umowy najmu zawartej z pracownikiem lub pracodawcą.

Pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, np. mogą określić obowiązek pracodawcy do pokrycia kosztu składki ubezpieczenia sprzętu telepracownika. Telepracownikowi, który wykorzystuje sprzęt będący jego własnością, przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie o warunkach wykonywania telepracy lub w odrębnej umowie zawartej z pracodawcą.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ekwiwalent pieniężny za wykorzystanie sprzętu telepracownika będzie wolny od podatku dochodowego. Pracodawca może również zwracać telepracownikowi koszty dostępu do Internetu, jednak taki zwrot będzie podlegał podatkowi dochodowemu od osób fizycznych; tak zgodnie z postanowieniem z dnia 06.02.2007 r. Naczelnika Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu w sprawie interpretacji prawa podatkowego (sygnatura ZD/4060-96/06, podobnie w postanowieniu z dnia 28.06.2006 r. Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego w Gdańsku w sprawie interpretacji prawa podatkowego, sygnatura DF/415-539/06/FW). Jeżeli pracodawca zwraca telepracownikowi koszty wykonanych rozmów telefonicznych z prywatnego aparatu telepracownika w sprawach
służbowych w formie stałego ryczałtowego ekwiwalentu wówczas taki ekwiwalent będzie podlegał podatkowi dochodowemu od osób prawnych (postanowienie z dnia 13.07.2005 r. Naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Mokotów w sprawie interpretacji prawa podatkowego, sygnatura 1433/NL/LF/II/415/4111-59/05/MK).

Zwrot kosztów na rzecz telepracownika prowadzonych rozmów telefonicznych z telefonu komórkowego lub stacjonarnego dla potrzeb pracodawcy nie będzie podlegał podatkowi dochodowemu w wysokości odpowiadającej poniesionym przez pracownika wydatkom, pod warunkiem właściwego udokumentowania faktu używania przez telepracownika telefonu będącego jego własnością do celów służbowych np.: bilingiem lub wydrukiem rozmów telefonicznych zawierającym rejestr przeprowadzonych rozmów, jeżeli umożliwiają podzielenie prowadzonych rozmów na rozmowy prywatne i związane z pracą (postanowienie z dnia 15.07.2005 r. Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie w sprawie interpretacji prawa podatkowego, sygnatura PDII/415-14/05).

Telepracownik i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Pracodawca określa zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz przeprowadza instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Telepracownik jest obowiązany stosować się do zasad ochrony danych oraz zachowywać w tajemnicy wszelkie informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy z uwzględnieniem miejsca wykonywania pracy i charakteru pracy. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę, wyłącznie za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie, w zakresie: wykonywania pracy, w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca, nawet bez odrębnej zgody telepracownika może kontrolować wykonywanie pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika oraz zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy mogą być określone w odrębnej umowie zawartej przez pracodawcę z telepracownikiem. Pierwszą kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca przeprowadza na wniosek telepracownika, przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy.

Telepracownik nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.

Telepracownikowi przysługuje dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej. W stosunku do telepracownika dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych może być zastąpiony ryczałtem, który nie powinien odbiegać od wynagrodzenia należnego za pracę w godzinach nadliczbowych obliczonego według norm ustawowych (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20.05.1998 r., sygn. akt I PKN 143/98). Również dodatek za pracę w porze nocnej może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.

W stosunku do telepracownika może być zastosowany zadaniowy system czasu pracy, co powoduje, że nie przysługuje mu dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej. Jednak w razie zastosowania systemu zadaniowego czasu pracy, pracodawca powinien wykazać, że powierzał telepracownikowi zadania możliwe do wykonania w normalnym czasie pracy (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 marca 2006 r. sygn. akt II PK 165/2005). Jeżeli wykonanie przyznanych zadań nie było możliwe w normalnym czasie pracy, telepracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 3 listopada 2004 r., sygn. akt III APa 47/2004).

Pracodawca jest obowiązany umożliwić telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca nie realizuje wobec niego obowiązków wynikających z obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy oraz z obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych.

Autor jest prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy z Kancelarii Krawczyk i Wspólnicy