Oszczędne drukowanie to nie tylko zyski dla przedsiębiorstwa, ale również doskonałe rozwiązanie dla środowiska naturalnego. Raport KPMG pokazał, że jedynie 45% procedur administracyjno-biurowych w polskich firmach odbywa się drogą elektroniczną, bez konieczności drukowania dokumentów.
Zużycie papieru w przedsiębiorstwach jest bardzo duże, znów odwołamy się do danych z raportu KPMG. Wykorzystują one 3 020 492 tys. kartek A4 miesięcznie, w tym małe firmy 1 082 203 tys. kartek, średnie 1 096 415 tys., a duże 493 490 tys. kartek A4 miesięcznie. W przedsiębiorstwach zatrudniających do 5 osób na jednego pracownika przypada 889 kartek A4 w miesiącu, w nieco większych 946, a w dużych 185.
Kontrola kosztów wydruku – pierwszy krok do oszczędności
Raport KPMG wskazuje, że dominuje u nas model, w którym urządzenia drukujące są rozproszone po wielu biurach. To niestety sprawia, że ciężko jest kontrolować, kto, kiedy, co i za ile drukuje.
Skala rozrzutności jest bardzo wysoka, co ma wpływ na ogólne koszty drukowania. W mikrofirmach marnotrawi się ok. 8% wydruków (jest w nich możliwa większa kontrola), a w firmach średnich i dużych, które zatrudniają powyżej 250 osób, jest to nawet 13%. Okazuje się też, że najwięcej papieru marnuje się w przedsiębiorstwach handlowych. Niewielkie oszczędności przynieść może stosowanie tańszego i niestety gorszej jakości papieru ekologicznego i drukowanie po obu stronach kartki. Nie można jednak oczekiwać większych zmian bez kontroli kosztów wydruku. Niestety w Polsce tylko połowa firm, i to dużych, wprowadziła monitoring kosztów drukowania. Do tego celu wykorzystuje się zewnętrzne firmy przeprowadzające audyt albo własne działy księgowości i kontrolingu. W czasie robienia stosownych zestawień może okazać się, że wielu dokumentów w ogóle nie trzeba drukować lub drukować w kolorze.
Stały nadzór to także eliminacja zbyt dużego zużycia papieru przez pracowników. Do optymalizacji floty drukarek w pracy można zastosować także specjalny program komputerowy, który na bieżąco przesyłać będzie raporty o wykorzystaniu urządzeń.
Odpowiednie urządzenie kupione z uwzględnieniem parametru TCO
W większości krajowych firm oszczędza się poprzez ustawienie drukarek w trybie oszczędzania tuszu albo tonera. To tylko mały krok naprzód. W wielu przypadkach bowiem okazuje się, że firmy, kupując sprzęt do drukowania, kierują się ceną, a nie zwracają uwagi na inne parametry.
Podstawą do zakupu powinien być parametr TCO (Total Cost of Ownership) umożliwia wyliczenie całkowitego kosztu pozyskania urządzenia drukującego. Dzięki niemu wiadomo na przykład, ile wydamy na wydrukowanie jednej strony A4 i mamy pewność, że np.: na drukarce Samsung ML-2165 będzie to 17 groszy, na EPSON Aculaser M1400 – 15 groszy, a na sprzęcie marki Kyocera FS-4200DN tylko 1,5 grosza. Przy bardzo małej liczbie wydruków można nabyć drukarkę atramentową. Urządzenie wielofunkcyjne z faksem i skanerem sprawdzi się w mikrofirmie, gdzie będzie całym centrum biurowym, a nowoczesna drukarka laserowa o dużej wydajności okaże się najlepszym rozwiązaniem dla firmy, w której dzięki ekonomii skali można drukować tanio.
Warto też pamiętać, że drukarki monochromatyczne (czarno-białe) są dużo tańsze od kolorowych. Jeśli w firmie drukuje się dokumenty bez użycia większej liczby kolorów, nie należy przepłacać.
Zakup drukarki bez obciążania firmowego budżetu
Uwzględnienie parametru TCO przy zakupie drukarki może sprawić, że o wiele bardziej opłacalne będzie kupno urządzenia droższego, które będzie drukowało nawet dziesięciokrotnie taniej niż maszyny tańsze. Zakup może przerastać możliwości finansowe wielu organizacji, ale i tutaj można skorzystać z szeregu rozwiązań, dzięki którym wyposażymy biuro w nowoczesny sprzęt w formie dzierżawy albo outsourcingu. W tej ostatniej opcji im dłuższa jest umowa (na przykład trzyletnia), tym niższe miesięczne opłaty za wynajem. Za dobrej jakości drukarkę o doskonałych parametrach TCO, np. marki Kyocera, można płacić mniej niż pięćdziesiąt złotych miesięcznie. Przy dzierżawieniu maszyn koszty obejmują także opłaty za ich serwis i obsługę, a po zakończonej umowie nie ma obowiązku ich kupowania.
Oszczędzanie się opłaca
Inwestycje w nowy sprzęt, który drukuje naprawdę tanio, wykorzystywanie trybów oszczędności, drukowanie po dwóch stronach na ekologicznym papierze, a do tego wszystkiego eliminacja prywatnych wydruków – te wszystkie działania pozwolą na spore oszczędności w firmie. Do tego wszystkiego będą w pełni proekologiczne.