System zarządzania jakością kojarzy się zwykle z dużym przedsiębiorstwem przemysłowym. Rzeczywiście jeszcze przed kilkoma laty systemy zarządzania jakością wdrażane były wyłącznie w dużych zakładach. Następnie do ich zastosowania zmuszeni zostali mniejsi kooperanci dużych zakładów przemysłowych. Dopiero póĽniej, systemy jakości zaczęły wdrażać kolejne małe i średnie firmy, borykające się z problemem swojej egzystencji i rozwoju w warunkach wzrastającej konkurencji.

Sektor małych i średnich firm w Polsce to aż 99,7% rynku przedsiębiorstw, co stanowi nominalnie około 3 mln przedsiębiorstw. Określenie "małe i średnie firmy" odnosi się do przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą zarówno jako osoby fizyczne, jak też w formie spółek cywilnych, jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, partnerskich i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Szczególne zainteresowanie systemami zarządzania jakością odnotowano w latach 2000 i 2001, kiedy to o certyfikaty starały się głównie firmy usługowe z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Przyrost liczby firm ubiegających się o certyfikację ściśle wiąże się z uruchomieniem przez Ministerstwo Gospodarki programu refundacji kosztów szkoleń i konsultingu dla tych podmiotów. W efekcie obecnie w Polsce kilkaset firm posiada certyfikat systemu zarządzania jakością według norm ISO 9000, a kilka tysięcy pracuje nad jego wdrożeniem. Dla porównania na świecie certyfikaty zostały wydane dla ponad 150 000 przedsiębiorstw.

Dla małych i średnich firm wdrażających system zarządzania jakością oparty o normy ISO 9000 wyróżniono kilka wspólnych cech charakterystycznych, powodujących szczególne trudności przy wdrożeniu norm jakościowych:

• płaska struktura organizacyjna;
• wykonywanie różnych funkcji przez te same osoby (m.in. sprawowanie funkcji właściciela i managera przez tę samą osobę);
• niski poziom sformalizowania systemu zarządzania przedsiębiorstwem (brak ściśle określonych kompetencji i odpowiedzialności);
• mały kapitał własny.

Powyższe cechy w praktyce wymagają sformalizowania działań firmy, a to może wiązać się z pewnymi kłopotami. Problemem dla małej firmy może być:

• Brak istotnych dokumentów formalnych.
  Rozwiązaniem będzie stworzenie schematu organizacyjnego, opracowanie regulaminu organizacyjnego, regulaminu wynagradzania, zakresów kompetencji i odpowiedzialności na poszczególnych stanowiskach, ustalenie procesów przebiegających w firmie, określenie polityki i strategii działania, celów jakościowych. Pomocne mogą tu być wydawnictwa publikujące tego typu informacje.
• Stałe obciążenie zarządzających i pracowników bieżącymi sprawami (brak czasu , aby pomyśleć o przyszłości firmy).
  Rozwiązaniem w takim przypadku jest motywacja pracowników przez kadrę kierowniczą przy pomocy sprawdzonych metod odpowiednio dobranych do każdej osoby oraz przekonanie o skuteczności wdrożenia systemu dla minimalizacji sytuacji trudnych, powodujących konflikty, dzięki jasnemu określeniu zasad współpracy. Dodatkową, a jednocześnie najistotniejszą korzyścią zarówno dla firmy, jak i dla samopoczucia pracowników są zadowoleni klienci.
• Problemy z wdrożeniem i utrzymaniem systemu jakości.
  W tym przypadku zalecane jest skorzystanie w pierwszej kolejności z opinii doradców, a następnie pełne zaangażowanie własnych pracowników w utrzymanie wdrożonego już systemu jakości.
• Problem finansowy związany z kosztami wdrożenia.
  W 2000 roku Ministerstwo Gospodarki uruchomiło projekt refundacji części kosztów doradztwa związanego z przygotowaniem firmy do uzyskania certyfikatu na system zarządzania zgodny z normami serii ISO 9000 i/lub ISO 14000. Projekt realizuje Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorstw (02-017 Warszawa, Al. Jerozolimskie 125/127, tel. 0-22 699 70 44, fax: 0-22 699 70 46).

źródło: