Obowiązek prowadzenia dokumentacji ze stosunku pracy musi być interpretowany na tle art. 2981 w powiązaniu z art. 149 K.p. Na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia za pracę i innych należnych pracownikowi świadczeń.
Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:
- pracę w niedziele i w święta,
- pracę w porze nocnej,
- pracę w godzinach nadliczbowych,
- pracę w dniu wolnym od pracy, wynikającym z pięciodniowego tygodnia pracy, okres pełnionego dyżuru,
- okres urlopu (wypoczynkowego, okolicznościowego, płatnego i bezpłatnego),
- okres zwolnienia od pracy,
- okres usprawiedliwionej i nie usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Pracodawca ma obowiązek przechowywania harmonogramów czasu pracy pracowników, łącznie z roczną kartą ewidencji czasu pracy, a także innymi ewentualnie prowadzonymi dokumentami, takimi jak listy obecności, karty zegarowe itp., jeżeli dopiero suma informacji zapisanych w tych dokumentach pozwoli na prawidłowe rozliczenie czasu pracy i obliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia.
Harmonogram czasu pracy sporządzany na dany okres rozliczeniowy musi być przechowywany zawsze dlatego, że w stosunku do niego należy dokonywać stosownych odliczeń z normatywnego czasu pracy za okresy nieobecności pracownika w pracy. Harmonogram czasu pracy winien być przechowywany zarówno w wersji pierwotnej jak i w wersji zmienionej, ponieważ odliczenia, o których mowa w art. 130 § 3 K.p. mają być dokonywane w stosunku do pierwotnej wersji harmonogramu czasu pracy.
Harmonogram ten, jak każdy plan bieżąco ulega zmianie. Wobec tego, graficznie winien być tak prowadzony, aby można było z jego treści wywnioskować pierwotne brzmienie harmonogramu. Do tej pierwotnej treści harmonogramu czasu pracy odnosi się zarówno art. 151 § 1 K.p. określający zasady dotyczące wypłacania dodatków za pracę nadliczbową, jak i art. 139 § 1 K.p. mówiący o z góry określonym rozkładzie czasu pracy przewidującym przerwę w pracy w skali dobowej.
Obowiązek pracodawcy nie ogranicza się do prowadzenia rocznej karty ewidencji czasu pracy, ale* obejmuje kompletną ewidencję prowadzoną przez pracodawcę, na podstawie której można dokonać rozliczenia czasu pracy i poprawnie obliczyć wynagrodzenie za pracę* .
Jeżeli przykładowo, pracodawca wprowadził zasadę stosowania list obecności, w których pracownicy podpisując się zapisują zarówno godzinę przyjścia do pracy, jak i godzinę zakończenia pracy, to wówczas taki dokument powinien być również przechowywany w ramach szeroko rozumianej ewidencji czasu pracy w rozumieniu art. 149 § 1 K.p.
Nie prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy lub akt osobowych pracowników zostało potraktowane jako wykroczenie z art. 281 pkt 6, zagrożone karą grzywny do 5.000,- złotych. W przypadkach naruszeń mniejszej wagi, inspektor pracy może zastosować mandat karny w granicach do 1.000,- zł.